02/04/2024
Desde octubre de 2022, la ley de facturación electrónica está en vigor, estableciendo la obligatoriedad de la factura electrónica para empresas y autónomos. Aunque la normativa ya está aprobada, su implementación total aún está en proceso, por lo que el período de adaptación ha comenzado. Más allá de la exigencia legal impuesta por la Ley Crea y Crece, la digitalización está revolucionando los procesos administrativos y financieros. En España, por ejemplo, en 2022 se emitieron 340 millones de facturas electrónicas, lo que representa un incremento del 32% respecto a 2021. Para las empresas, esto supone no solo un importante ahorro económico (2.600 millones de euros en 2022), sino también una contribución significativa a la sostenibilidad.
¿Qué establece la normativa sobre facturación electrónica?
La factura electrónica obligatoria es una de las disposiciones incluidas en la Ley Crea y Crece, cuyo objetivo principal es fomentar la digitalización de las transacciones comerciales entre empresas y profesionales. Esta normativa busca mejorar la eficiencia en la gestión empresarial y promover el desarrollo de pequeñas y medianas empresas en España.
Los principales objetivos de la Ley Crea y Crece son:
- Facilitar la creación y expansión de negocios.
- Reducir la morosidad en las operaciones comerciales.
- Aumentar la transparencia en las transacciones financieras.
- Disminuir la carga burocrática para impulsar el crecimiento económico.
- Garantizar un mayor control y trazabilidad de los pagos.
- Optimizar la relación entre proveedores y clientes.
- Brindar nuevas opciones de financiación para las pymes.
Con esta regulación, las empresas y autónomos deberán emitir, recibir y gestionar facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Asimismo, estarán obligados a informar sobre el estado de cada factura.
¿Qué es una factura electrónica?
Según la normativa, una factura electrónica es un documento en formato digital que justifica operaciones comerciales entre empresas y profesionales. La ley establece que dichas facturas deben generarse mediante software certificado o a través de una plataforma de la Agencia Tributaria. Además, las facturas electrónicas deben estar disponibles para su consulta y descarga por un período mínimo de 4 años.
Al igual que las facturas en papel, las electrónicas deben contener ciertos elementos obligatorios. Entre ellos, la autenticidad debe estar garantizada mediante mecanismos como la firma digital. Además, deben incluir información clave como:
- Numeración y fecha de emisión.
- Datos fiscales del emisor y receptor.
- Descripción del concepto facturado.
- Base imponible e impuestos aplicados.
- Importe total.
Ventajas de la facturación electrónica
La transición a la facturación electrónica ofrece numerosos beneficios en comparación con el uso de facturas en papel. Entre ellos destacan:
- Mayor rapidez en la tramitación y cobro de facturas.
- Reducción de errores manuales.
- Eliminación de costes de impresión y envío postal.
- Acceso más ágil y organizado a los documentos almacenados.
- Menor necesidad de espacio físico para el archivo de facturas.
- Mejora en la atención y servicio al cliente.
- Reducción del consumo de papel y transporte, lo que favorece la sostenibilidad.
- Mayor control en la lucha contra el fraude fiscal.
- Contribución a la modernización digital del tejido empresarial.
¿Quiénes están obligados a usar la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece establece que tanto las empresas como los autónomos deberán utilizar la factura electrónica en sus operaciones comerciales con otros negocios. Es decir, la normativa se aplica a todas las transacciones B2B (business to business). Sin embargo, por el momento, no afecta a las operaciones con consumidores finales (B2C).
Existen algunas excepciones a esta obligación:
- Si el destinatario de la factura no tiene sede en España ni un establecimiento permanente en el país.
- Facturas simplificadas.
- Facturas que no sean obligatorias por normativa.
Plazos para su implementación
Aún no hay una fecha exacta para la entrada en vigor definitiva de la facturación electrónica obligatoria. La Ley Crea y Crece se publicó en el BOE el 18 de septiembre de 2022 y entró en vigor el 19 de octubre de ese mismo año. No obstante, el reglamento específico que detallará su implementación aún está pendiente de aprobación, prevista para el segundo trimestre de 2024.
Una vez aprobado el reglamento, los plazos para la adaptación dependerán del volumen de facturación de cada empresa o profesional:
- Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: dispondrán de 1 año desde la aprobación del reglamento.
- Empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros: tendrán 2 años de plazo para adaptarse.
- Autónomos: independientemente de su facturación, contarán con 3 años para la adaptación.
Para facilitar la transición, los autónomos y pymes pueden acceder al Kit Digital, un programa de ayudas destinado a la digitalización. No obstante, es fundamental que las empresas planifiquen con antelación y evalúen sus procesos actuales para garantizar una implementación eficiente.
De cara a la transición, conviene elegir un programa de facturación electrónica que ya cumpla con la Ley Crea y Crece y con Verifactu de forma nativa, en lugar de añadir parches sobre un software antiguo.
Conclusión
En los próximos años, la facturación electrónica se convertirá en el único sistema válido para las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España. Esta medida permitirá mejorar la eficiencia, reducir la morosidad y facilitar la trazabilidad de los pagos. Sin embargo, como ocurre con cualquier normativa nueva, es clave que los negocios se preparen con suficiente antelación, busquen información actualizada y adopten herramientas adecuadas para cumplir con los requisitos establecidos en la ley.