Todo o que necesitas saber para adaptar a túa empresa a VeriFactu

¡Benvido/a! Chegaches á sección introductoria da Guía sobre o Regulamento VERI*FACTU. Aquí explicarémosche por que creamos este recurso e como pode axudarte a cumprir coas novas esixencias legais de facturación. Un dos nosos obxectivos clave é que, sexa cal sexa o teu nivel de coñecementos (tanto se es un/unha emprendedor/a sen experiencia en temas fiscais como se xa tes un bagaxe contable), poidas comprender sen tecnicismos todo o que necesitas saber para implantar correctamente os requisitos que marca o Real Decreto 1007/2023 (denominado popularmente “VERI*FACTU”).

A principal razón de ser desta guía é achegarche as novas obrigas en materia de facturación que están na normativa vixente e, sobre todo, axudarte a:

Evitar sancións e custos extras por non adaptar os teus sistemas a tempo.
Entender de forma clara e práctica que implica a dixitalización e modernización dos procesos de facturación.
Sacar proveito da oportunidade de modernizar a xestión interna da túa empresa ou actividade como autónomo/a.

Cada vez máis, as administracións públicas promoven a dixitalización e, en particular, a Axencia Tributaria (AEAT) quere asegurarse de que a facturación electrónica e os rexistros de facturación cumpran estándares de transparencia, trazabilidade e inalterabilidade. É neste contexto onde xorde o Regulamento VERI*FACTU, unha ferramenta legal pensada para dar un paso máis na loita contra a fraude e a manipulación de facturas.

Para comezar con bo pé, convén remarcar que esta guía está destinada sobre todo a resolver as dúbidas que van xurdindo no mundo das pemes, microempresas e autónomos, especialmente naqueles negocios que non teñen un gran departamento financeiro nin asesores internos exclusivos. Porén, tamén é un documento moi válido para asesores, contables e desenvolvedores de software, así como para grandes empresas que queiran unha visión sinxela e xeral da normativa.

Se desexas coñecer o detalle completo do Real Decreto 1007/2023 e o seu texto legal, podes consultar a edición oficial no Boletín Oficial do Estado (BOE). Para ver os plans de dixitalización e incentivos que o Goberno de España puxo en marcha, recomendámosche visitar o portal do Ministerio de Asuntos Económicos e Transformación Dixital, onde atoparás programas de axuda e información complementaria.

Ao longo desta guía, en función dos teus intereses, atoparás ligazóns internas a outras seccións, como por exemplo a de Contexto e antecedentes, onde profundizamos nas orixes da norma, ou a de Modalidades de sistemas informáticos, onde aprenderás como decidir entre o modelo de remisión voluntaria de facturas (VERI*FACTU) e o modelo de conservación interna con rexistro de eventos. Do mesmo xeito, recomendámosche botar unha ollada ao apartado de prazos de implantación e réxime sancionador para entender en que datas entran en vigor as obrigas e cales son as consecuencias de non cumprilas.

1.1. Obxectivo e público destinatario

Un dos principais problemas que detectamos é a gran desinformación que existe sobre o Real Decreto 1007/2023. Hai moitas persoas que descoñecen que a normativa de facturación cambiou e que as administracións esixen agora que os programas ou sistemas informáticos garantan a integridade e a inalterabilidade das facturas. A terminoloxía legal pode resultar abafante, e moitas pemes ou autónomos non saben ben por onde comezar.

Por iso, o noso obxectivo principal é traducir esa normativa nunha guía claramente comprensible para:

Pemes, microempresas e autónomos que non contan cun departamento xurídico ou fiscal amplo e necesitan un apoio “paso a paso”.
Pequenas asesorías ou despachos profesionais que queiran un recurso didáctico para orientar mellor aos seus clientes.
Emprendedores e negocios en crecemento que buscan dixitalizarse de forma eficiente, evitando erros na implantación dos seus sistemas de facturación.
Desenvolvedores de software que deseñan aplicacións de facturación e deben asegurarse de que as súas solucións cumpren cos requisitos da Lei 58/2003, da Lei 11/2021 e, por suposto, do Regulamento VERI*FACTU.

Outro obxectivo, quizais menos evidente a primeira vista, é dar a coñecer a oportunidade de mellora interna que implica dixitalizar os procesos de facturación. A propia AEAT, nas súas exposicións de motivos, fala do aforro de custos de cumprimento para as empresas. Ter un sistema de facturación seguro e eficiente non só evita sancións; tamén pode axudarche a levar unha contabilidade máis ordenada, ter acceso rápido a informes de vendas e, en xeral, dispoñer de datos fiables para tomar mellores decisións empresariais.

En definitiva, esta guía nace coa intención de empoderar ás pemes e autónomos, de forma que pasen do descoñecemento e a inseguridade ao control e á tranquilidade de facer as cousas conforme á normativa vixente. Se se che fai pesado ler documentos legais ou se non tes demasiado tempo para “pelexar” con artigos e disposicións adicionais, esta guía será a túa aliada e a túa fonte de referencia principal.

Queremos que, ao finalizar a lectura, teñas claro que se che esixe, por que se esixe e como vas implantalo. Ademais, se aínda necesitas información máis detallada, proporcionámosche ligazóns a outras fontes externas (por exemplo, o portal da Axencia Tributaria) e a seccións concretas dentro desta propia guía, como a de impacto práctico ou a de anexos técnicos.

Non esquezas que, aínda que esta guía pretende abranguer a maior parte de escenarios e casuísticas, cada negocio é diferente e, en ocasións, pode ser recomendable contactar cun/unha experto/a en asesoría fiscal ou contable para situacións complexas (por exemplo, se a túa empresa factura fóra de España, se combina varios réximes de IVE ou se está nun proceso de reestruturación). Nestes casos, toma este documento como un punto de partida excelente para manter conversacións máis técnicas co teu asesor.

1.2. Estrutura e uso da guía

Planificamos a guía dividíndoa en capítulos ou seccións temáticas, cada un dos cales aborda unha área específica da normativa e as súas implicacións. Se botas unha ollada ao índice completo, verás que cubrimos dende o máis xeral (por exemplo, a orixe histórica e as razóns detrás da lei) ata o máis concreto e técnico (formatos XML dos rexistros de facturación, sinaturas electrónicas e pegadas ou hash de seguridade).

Recomendámosche que, antes de empezar a saltar entre seccións, leas esta parte introductoria para ter unha visión global de como aproveitar mellor os contidos:

Capítulos introdutorios (Contexto e antecedentes, Ámbito de aplicación, etc.): se non sabes nada sobre o Regulamento VERI*FACTU e queres situarte a nivel histórico e legal, bota unha ollada ás seccións de Contexto e antecedentes e quen está obrigado. Serviranche para entender rapidamente por que che afecta esta norma e cal é a súa filosofía.
Capítulos intermedios (Prazos, Modalidades de sistemas, Sancións): se o que necesitas é acción e inmediatez, vai directamente a temas como prazos de implantación ou réxime sancionador. Isto é clave se precisas saber a data límite para adaptar o teu software ou que multas poderías enfrontar se non cumpres cos requisitos establecidos.
Capítulos prácticos (Impacto en pemes, Exemplo de implantación, etc.): aquí atoparás exemplos concretos e consellos para a implantación. Verás como organizar os teus tempos, que pasa coa emisión de facturas simplificadas se tes un comercio minorista ou como integrar estes cambios no teu ERP se es unha peme máis grande. Preparamos casos reais para que te sintas identificado, tanto se facturas pouco como se tes un gran volume de operacións.
Capítulos especializados (Anexos técnicos e FAQ): están dirixidos a perfís máis técnicos ou para quen busque maior detalle. Aquí abordamos a estrutura dos rexistros de facturación en XML, a xeración de sinatura electrónica “XAdES Enveloped” e a codificación de pegadas criptográficas (hash) para garantir a inalterabilidade da cadea de facturas. É moi útil para desenvolvedores de software ou para quen queira verificar ao milímetro que o seu programa cumpre con todas as especificacións da normativa.

Ademais, podes utilizar a función de busca (Ctrl + F / Cmd + F) no teu navegador para localizar temas específicos dentro da guía. Se, por exemplo, che interesa a Declaración Responsable dos provedores de software, abonda con escribir esas palabras clave para atopar rapidamente a sección ou seccións nas que se menciona.

Incorporamos tamén un extenso apartado de Preguntas Frecuentes (FAQ), onde recompilamos as dúbidas máis habituais que adoitan formular os usuarios que se enfrontan a VERI*FACTU por primeira vez. Invitámoste a consultalo como complemento e repaso final; de feito, moitas destas preguntas proceden de foros especializados, da experiencia práctica de asesores e das cuestións que máis se repiten no ámbito da factura electrónica.

Para mellorar a usabilidade desta guía, ao longo do texto atoparás dous tipos de ligazóns:

Ligazóns internas que apuntan a outras seccións desta mesma guía (por exemplo, cando falamos de Modalidades de sistemas informáticos, podemos enlazar a esa sección se precisas ampliar a información).
Ligazóns externas a páxinas de organismos oficiais ou recursos de interese (por exemplo, á páxina do BOE, á web do Ministerio de Asuntos Económicos e Transformación Dixital ou á Sede da AEAT). Estas ligazóns serviranche se queres verificar a fonte orixinal da información ou se desexas afondar aínda máis na normativa e os seus detalles.

Como ves, intentamos que a estrutura da guía sexa o máis flexible e funcional posible. Non estás obrigado/a a lela de arriba a abaixo, aínda que, se es das persoas que prefiren seguir unha orde cronolóxica e ter todos os conceptos claros, animámoste a comezar polo capítulo de Presentación da Guía e seguir ata o final.

Por último, queremos lembrarche que, aínda que esta guía sexa extensa, a norma VERI*FACTU é un entramado legal que se complementa con outros proxectos e obrigas, como a factura electrónica obrigatoria que se formulou na Lei Crea e Crece (centrada na loita contra a morosidade en transaccións comerciais B2B). Se che interesa saber máis sobre como encaixa todo este ecosistema, non deixes de visitar a sección de Relación coa futura factura electrónica. Alí atoparás un marco comparativo entre ambas normativas e recomendacións para aproveitar sinerxías e prepararte a medio-longo prazo.

En definitiva, grazas por confiar nesta guía e esperamos que a súa estrutura, máis que un simple índice, sexa un auténtico mapa de navegación para que descubras de forma organizada e sinxela todo o que precisas sobre VERI*FACTU. Sentirse seguro e ter un plan de acción claro é fundamental para que a adopción destes cambios non entorpeza as túas operacións diarias, senón que, pola contra, poida ser unha palanca de mellora e competitividade para o teu negocio.

¡Imos aló! Se non sabes por onde continuar, propoñémosche que primeiro lle botes un ollo ao capítulo de Contexto e antecedentes e, a continuación, revises Ámbito de aplicación e exclusións. Deste xeito, situaraste no “gran esquema” da norma antes de pasar a outros aspectos máis específicos como Pasos para a implantación exitosa ou Impacto práctico no día a día. ¡Vémonos na seguinte sección!

2. Contexto e Antecedentes

Para comprender a relevancia do Regulamento VERI*FACTU (aprobado polo Real Decreto 1007/2023), é fundamental analizar o entorno legal, histórico e económico que impulsou a súa aparición. Nesta sección atoparás a información clave sobre a orixe desta normativa, os obxectivos que persegue e como se relaciona con outros proxectos relevantes, tanto a nivel estatal como europeo. Se queres coñecer despois como se aplican estes antecedentes na práctica, recomendámosche que consultes a sección de Impacto Práctico ou a sección de prazos de implantación.

2.1. Orixe do Regulamento VERI*FACTU

O Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) non xorde da nada: é froito dun proceso lexislativo e dunhas recomendacións internacionais que levan anos forxándose. Para situarnos, podemos remontarnos a varios fitos normativos e reformas fiscais que foron introducindo cambios graduais na forma en que as empresas, pemes e autónomos deben xestionar a súa facturación. A grandes trazos, poderiamos citar os seguintes momentos clave:

Primeiras recomendacións da OCDE e a UE (década de 2000 en adiante)
A Organización para a Cooperación e o Desenvolvemento Económico (OCDE) publicou diversos estudos e guías que insisten na necesidade de loitar contra a manipulación de vendas a través de software fraudulento. Pola súa banda, a Unión Europea (UE) tamén intensificou a fiscalización das facturas e o uso da facturación electrónica para combater a fraude no IVE, reforzando a necesidade de homoxeneizar e dixitalizar os sistemas.

Incremento da dixitalización e o auxe da facturación electrónica
Co paso dos anos, desenvolvéronse proxectos pioneiros nalgúns países da UE e tamén en España, como o SII (Subministración Inmediata de Información), obrigatorio desde 2017 para grandes empresas e outros colectivos. Aínda que o SII supuxo un paso enorme na recepción case en tempo real dos libros rexistro de IVE, aínda non abordaba de forma xeralizada a integridade e inalterabilidade das facturas desde o mesmo momento da súa emisión.

Aprobación da Lei 11/2021, do 9 de xullo
Esta lei, coñecida por introducir numerosas medidas de prevención e loita contra a fraude fiscal, engadiu o célebre apartado 29.2.j) na Lei Xeral Tributaria. Nel habilitábase expresamente ao Goberno para establecer normas sobre os requisitos que deben reunir os sistemas e programas informáticos ou electrónicos que dean soporte á facturación, contabilidade e xestión de quen desenvolva actividades económicas, esixindo formatos estandarizados e certificados.

Experiencia doutros territorios, como o proxecto TicketBAI no País Vasco
Diversas Administracións Forais comezaron a experimentar coa obriga de utilizar software que garantise a total trazabilidade das transaccións. Isto serviu de exemplo e evidencia de que, para unha loita efectiva contra a economía mergullada, non abonda con “esixir facturas”: hai que asegurar que a información da venda se rexistra e conserva sen posibilidade de manipulación posterior.

A conxuntura tras a pandemia da COVID-19
A crise da COVID-19 puxo de relevo a importancia da transformación dixital. O propio Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia da Unión Europea financiou liñas de actuación que, no caso de España, apuntan a modernizar a fiscalidade e reforzar o control da fraude á vez que se impulsa a dixitalización das pemes.

É neste contexto onde se enmarca o Real Decreto 1007/2023, que, como se menciona na súa propia exposición de motivos, concíbese como o instrumento necesario para dar un paso máis na “facturación segura”. Ata a data, dispoñiamos de avances considerables coa factura electrónica e o SII, pero agora preténdese atallar un dos principais focos de fraude: a manipulación da facturación a posteriori mediante software que permitía borrar facturas, reescribir importes ou “desaxustar” inventarios con respecto á realidade.

Por outro lado, o Regulamento VERI*FACTU ten como xénese directa a disposición do artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria, engadido pola Lei 11/2021, que fala da obriga de que os sistemas informáticos “garantan a integridade, conservación, accesibilidade, lexibilidade, trazabilidade e inalterabilidade” dos rexistros. En boa medida, este decreto é o “desenvolvemento regulamentario” desa habilitación.

Referencias adicionais

Documentos da OCDE sobre a loita contra a fraude fiscal
Información da Comisión Europea sobre tributación e loita contra a evasión
Lei 11/2021, do 9 de xullo, no BOE
Sección de réxime sancionador (para entender as consecuencias do incumprimento destes requisitos).
Ámbito de aplicación e exclusións (para saber como encaixa VERI*FACTU en distintos tipos de negocios).

2.2. Obxectivos e finalidade do novo regulamento

Un dos grandes retos da Administración Tributaria é eliminar o chamado “software de ocultación de vendas” ou “zapper“, é dicir, programas deseñados especificamente para simular ou facer desaparecer partes da facturación real. Aínda que a maioría das empresas cumpren fielmente as súas obrigas, a fraude mediante a manipulación de tickets e facturas segue xerando importantes perdas de recadación.

O Real Decreto 1007/2023 (Regulamento VERI*FACTU) publícase cunha finalidade tripla:

Loita contra a fraude e a manipulación de facturas
A normativa pretende impedir que existan ocos legais ou baleiros técnicos que faciliten a creación de facturas fantasmas ou a eliminación de facturas xa emitidas. Cos novos requisitos de integridade, trazabilidade e hash encadeado, cada factura deixa unha pegada dixital, facendo moi complicado alterar os datos orixinais sen deixar rastro.
Impulso á dixitalización e modernización da facturación empresarial
Máis aló da persecución da fraude, existe un compoñente de modernización do tecido produtivo español. A dixitalización na emisión de facturas e na súa remisión voluntaria ou conservación segura potencia a eficiencia interna das empresas, reducindo papel e erros de contabilización. En consonancia co Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia, preténdese que pemes e microempresas integren sistemas informáticos avanzados que se comuniquen de forma óptima coa Axencia Tributaria.
Redución de custos de cumprimento tributario a medio-longo prazo
Aínda que, nun primeiro momento, poida verse como unha obriga custosa para algúns negocios, a realidade é que a estandarización dos formatos e a implantación de software seguro aforran tempo e problemas. Pouco a pouco, a Administración está facilitando ferramentas (como a aplicación gratuíta prevista no regulamento para facturar a través da Sede Electrónica) e, coa adopción masiva dos estándares, espérase que os custos de desenvolvemento e adaptación se reduzan, á vez que se ofreza asistencia ao contribuínte (por exemplo, borradores de autoliquidacións ou preenchedura de libros rexistro de IVE, similar ao que ocorre co SII).

A estes tres obxectivos principais podemos engadir un máis, de carácter intanxible: mellorar a conciencia fiscal e a equidade. Cando todos usan sistemas que non permiten “manipular” a facturación, dáse un paso importante cara a unha competencia leal entre as empresas. Esta motivación de fondo repetiuse tamén en seccións anteriores e relaciónase coa idea de que a dixitalización ben formulada beneficia tanto á Administración como á empresa, sempre que se faga con rigor e compromiso.

Se queres unha perspectiva máis detallada sobre como estes obxectivos repercuten no día a día dun pequeno negocio, recomendámosche a sección de Impacto Práctico. E, se tras comprender estes obxectivos queres saber cando se materializarán por completo, non deixes de revisar o capítulo de Prazos de Implantación, onde atoparás datas concretas e fases de transición.

Ligazóns de interese

Máis información sobre o Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia
Sección de Pasos para a implantación exitosa
Réxime sancionador (coñece as multas se incumpre estes obxectivos de integridade e trazabilidade)

2.3. Relación con outros proxectos e normativas

O Regulamento VERI*FACTU non existe nun “illamento normativo”; pola contra, encaixa con outras leis e proxectos que xa existen ou que se están desenvolvendo. Comprender estas interaccións é esencial para as pemes e autónomos que queiran anticiparse aos seguintes pasos da transformación dixital. Vexamos as máis destacadas:

Diferencias e converxencias coa futura factura electrónica obrigatoria (Lei Crea e Crece)
A Lei 18/2022, do 28 de setembro, coñecida como “Lei Crea e Crece”, introduce a factura electrónica obrigatoria para as relacións B2B e, sobre todo, focaliza a loita contra a morosidade nas transaccións comerciais. Aínda que a primeira vista parece unha obriga paralela, a realidade é que se complementa con VERI*FACTU: cando se implemente de forma xeneralizada a factura electrónica entre empresas, tamén se espera que eses sistemas respecten os requisitos de integridade e estandarización que marca o RD 1007/2023. Noutras palabras, as empresas terán un entorno unificado onde as facturas electrónicas e os rexistros de facturación se integren sen fisuras.
Mentres que a Lei Crea e Crece céntrase en reducir a morosidade e a factura electrónica obrigatoria, VERI*FACTU pon o foco na alterabilidade das facturas e na eliminación de software fraudulento. En moitos casos, as empresas que se preparen para a obriga da factura electrónica tamén estarán sentando as bases para cumprir automaticamente con VERI*FACTU se os seus desenvolvedores de software incorporan os requisitos de encadeamento de pegada, sinatura, etc.
Interacción co SII (Subministración Inmediata de Información)
Desde 2017, as grandes empresas, así como outros colectivos (REDEME, grupos de IVE, etc.), están obrigados a levar os seus libros rexistro de IVE a través da Sede Electrónica da Axencia Tributaria, enviando a información das facturas emitidas e recibidas nun prazo de catro días. Isto é o que se coñece como SII (Subministración Inmediata de Información).
Como encaixa o novo regulamento co SII? En principio, son dúas obrigas distintas. O SII é unha forma de declaración de libros rexistro, mentres que VERI*FACTU regula como deben ser os sistemas informáticos de facturación para que cumpran uns requisitos de seguridade e trazabilidade. Iso si, a medio ou longo prazo, podería pensarse nunha “confluencia” entre ambos esquemas: se un negocio emite facturas de forma segura e envía eses datos en tempo real (opción VERI*FACTU voluntario), a propia Axencia Tributaria podería usar esa información para, por exemplo, preencher os libros rexistro sen necesidade dun envío separado. Este tipo de sinerxías reforzan a idea de que a dixitalización remata aforrando pasos e custos de cumprimento.
Outros proxectos internacionais e rexionais
Ademais da Lei Crea e Crece e do SII, cómpre mencionar outros proxectos como TicketBAI (no País Vasco) ou a Factura Electrónica obrigatoria para operacións coa Administración (Lei 25/2013). TicketBAI é especialmente relevante porque a súa filosofía de peche e envío automático das facturas á facenda foral correspondente aliñase coa esixencia de inviolabilidade e secuenciación de facturas que propón VERI*FACTU. Poderíase dicir que TicketBAI serviu de “proxecto piloto” para moitos dos elementos que agora son comúns na nova norma estatal.
No contexto europeo, moitos países implantaron ou reforzaron os seus propios sistemas de facturación electrónica e verificación en tempo real. Algúns exemplos son Italia, Polonia ou Hungría, que levan anos desenvolvendo esquemas de reporte electrónico obrigatorio para reducir as brechas de IVE. O Real Decreto 1007/2023 forma parte desa tendencia europea e global de dixitalizar e asegurar a facturación.
Posible converxencia futura
Aínda que cada proxecto normativo (SII, Lei Crea e Crece, VERI*FACTU, TicketBAI…) ten o seu marco legal e o seu propio alcance, é evidente que, de cara ao futuro, todas estas obrigas tenden a integrarse ou polo menos a coordinarse. Á empresa e ao autónomo interésalles usar un único programa de facturación seguro que, dun xeito ou doutro, sirva para cubrir todas as necesidades, evitar duplicidades de traballo e previr sancións.
Isto significa que calquera investimento que fagas agora nun software que cumpra VERI*FACTU, moi probablemente te achegará á facturación electrónica obrigatoria en B2B e prepararate para responder máis facilmente aos requirimentos da Axencia Tributaria ou da inspección. Así, merece a pena estudar a normativa con perspectiva, pois a dixitalización non se vai deter; máis ben, iranse engadindo novos escalóns na mensaxería de facturas, o rexistro en tempo real e o uso de datos contables para asistir ao contribuínte.

En resumo, o Real Decreto 1007/2023 únese a outras leis e proxectos cun nexo común: a dixitalización como ferramenta para mellorar o control tributario e facilitar a relación “Empresa-Administración”. Queda claro que non é unha iniciativa illada, senón parte dunha corrente normativa que, paso a paso, pretende transformar a facturación nun proceso máis transparente, seguro e sinxelo.

Máis información externa

Con todo o anterior, agardamos que teñas xa un mapa mental claro de onde xorde o Regulamento VERI*FACTU e como encaixa nun ecosistema regulador máis amplo. Se despois de ler estas explicacións aínda te preguntas de que maneira concreta se aplicarán estes requisitos ao teu negocio ou que prazos tes para adaptarte, convidámoste a pasar á sección de Prazos de Implantación e, por suposto, a revisar a parte de Modalidades de sistemas informáticos, onde verás as dúas vías (VERI*FACTU voluntario e non voluntario) que ofrece o real decreto para cumprir coas novas esixencias.

Unha vez comprendida a historia, os obxectivos e as relacións con outras normas, o seguinte paso natural adoita ser: ¿A quen afecta concretamente? e ¿Que pasa se non cumpro?. Para resolver estas dúbidas, podes consultar a sección de Ámbito de aplicación e exclusións e logo adentrarte no Réxime sancionador. Verás que o regulamento busca ter un carácter universal dentro do territorio común español, pero con certos matices e excepcións (por exemplo, as empresas adscritas ao SII ou as que tributan nos Territorios Históricos do País Vasco con TicketBAI).

En definitiva, esta sección de Contexto e Antecedentes ofrece as claves para entender que VERI*FACTU non é un simple formalismo: vén dunha longa evolución e da vontade política e administrativa de que a facturación sexa un proceso máis seguro e controlado. No contexto da dixitalización global, non se trata só de evitar infraccións, senón de impulsar a competitividade e a modernización nun mundo cada vez máis tecnolóxico.

3. Ámbito de aplicación e exclusións

Determinar exactamente a quen afecta o Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) é un dos primeiros pasos que calquera empresario, autónomo ou asesor debe aclarar. Dado que a nova normativa busca abarcar a maior parte do tecido empresarial que usa sistemas informáticos para facturar, esta sección resulta fundamental para saber se o teu negocio entra dentro da obrigación ou se, pola contra, te atopas nalgún dos supostos de exclusión. Veremos que tipo de contribuíntes están obrigados, que operacións se consideran suxeitas e como se compatibiliza esta regulación con outros réximes de IVE (por exemplo, o simplificado ou o SII). Se, ademais disto, queres afondar en como implementar a norma, ou en que sancións che poden impoñer en caso de incumprimento, atoparás máis detalles nas seccións correspondentes.

3.1. Quen está obrigado

Á hora de analizar o ámbito subxectivo do Regulamento VERI*FACTU, convén partir da idea de que a norma se dirixe, de forma moi ampla, a todas aquelas persoas ou entidades que desenvolvan unha actividade económica e que, no curso desta actividade, emitan facturas empregando sistemas ou programas informáticos. Desta definición xeral despréndense varios elementos clave:

Persoas físicas (autónomos ou profesionais): Segundo a Lei Xeral Tributaria, calquera autónomo ou profesional que exerza unha actividade económica en réxime de estimación directa (normal ou simplificada) ou mesmo en estimación obxectiva, se emite facturas, atópase potencialmente dentro do ámbito de VERI*FACTU. Non importa o volume de facturación nin se ten ou non empregados: o decisivo é que emita facturas —sexan completas ou simplificadas— mediante un programa informático.
Persoas xurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas…): A maioría das sociedades mercantís ou civís, ao dedicarse á venda de produtos ou servizos e emitir facturas, tamén deben asegurarse de que os seus sistemas de facturación cumpren os requisitos de integridade, trazabilidade e inalterabilidade previstos no Real Decreto 1007/2023. Isto aplícase tanto a grandes empresas como a micro e pequenas sociedades.
Entidades en atribución de rendas (comunidades de bens, sociedades civís en réxime de atribución, etc.): Na medida en que estas entidades, en nome propio, emiten facturas por operacións relacionadas coa actividade común, estarían obrigadas a adoptar sistemas informáticos que respecten as condicións de VERI*FACTU.
Produtores e comercializadores de software de facturación: Non podemos esquecer que a Lei 11/2021 e o artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria tamén responsabilizan a aqueles que producen ou venden software orientado á facturación, contabilidade ou xestión. Estes deben certificar (mediante unha declaración responsable, entre outros mecanismos) que os seus programas cumpren os estándares esixidos. Así, o regulamento abrangue non só os usuarios finais senón tamén aqueles que poñen o software no mercado.

Agora ben, o Real Decreto 1007/2023 non se aplica en todo o territorio español da mesma maneira. Hai dúas cuestións principais a ter en conta:

Territorio común vs. territorios forais. O regulamento é de aplicación en todo o territorio de réxime común, o que inclúe Canarias, Ceuta e Melilla, pero exclúe os territorios forais do País Vasco e Navarra. Nestes territorios aprobáronse normativas análogas como TicketBAI, ou están en fases de implementación de sistemas de control de facturación propios, polo que quen teña o seu domicilio fiscal alí réxese polas súas disposicións específicas.
Se desexas confirmar a túa situación, revisa a información da túa facenda foral (Bizkaia, Gipuzkoa, Araba ou Navarra). Por exemplo, en Bizkaia está impulsándose o proxecto BATUZ, mentres que en Gipuzkoa, Araba e Bizkaia en xeral aplícase TicketBAI. Quen xa estea adaptado a esa normativa foral non necesita, en principio, aplicar a estatal, aínda que pode ser relevante se opera simultaneamente en territorio común.
Domicilio fiscal e localización da actividade. Para estar obrigado a VERI*FACTU, o teu domicilio fiscal debe estar en territorio común e as túas operacións deben darse alí. Se tes actividades en ambos réximes (común e foral), poderías atoparte na situación de ter que cumprir ambas regulacións. O mesmo ocorre se tes un establecemento permanente en territorio común e outro nun territorio foral: a facturación emitida polo establecemento en territorio común debe adaptarse a VERI*FACTU, pero a que se emita no foral, non.

Polo tanto, a importancia de estar domiciliado en territorio común é crucial para determinar a túa suxeición ao RD 1007/2023. Aínda que esta norma ten a vocación de chegar a practicamente a totalidade dos negocios españois, non pode solaparse coas competencias específicas dos territorios forais.

Queres saber, ademais, cando comeza a obrigación e en que prazos deberás adaptar o teu software? Recomendámosche ler a sección de Prazos de Implantación. E, se a túa principal dúbida é como cumprir na práctica coa adquisición dun programa homologado ou a configuración do teu sistema, tal vez che resulte útil a sección de Pasos para a implantación exitosa.

3.2. Que operacións están suxeitas

O ámbito obxectivo do Regulamento VERI*FACTU esténdese, en principio, a todas as facturas emitidas no exercicio dunha actividade económica levada a cabo por quen está obrigado segundo o punto anterior. Pero é lóxico preguntarse: todas as facturas de calquera tipo? Tamén as simplificadas (tickets)? Que ocorre con operacións nas que a lei non esixe facturar? A continuación, aclaramos esas matizacións.

Operacións B2B (empresa-empresa) e B2C (empresa-consumidor)

O Real Decreto 1007/2023 non fai unha distinción radical entre facturas dirixidas a outras empresas ou a consumidores finais. Desde a perspectiva da integridade e a trazabilidade, todas as facturas emitidas deben gozar da mesma protección, pois a fraude pode darse tanto en vendas a profesionais como en vendas a particulares.

Por iso, inclúense as facturas completas, onde o destinatario está perfectamente identificado co seu NIF, nome, enderezo, etc., e tamén as facturas simplificadas (comunmente chamadas “tickets”), que adoitan usarse para vendas de menor contía, hostalaría, transporte e outros supostos regulados no Regulamento de Facturación (RD 1619/2012). De maneira concreta, o RD 1007/2023 menciona que estes tickets deben contar co famoso código QR e a cadea de hash encadeado para garantir a súa inalterabilidade.

Se a túa empresa vende tanto a consumidores finais como a outras empresas, as dúas modalidades de facturación (B2C e B2B) quedarían baixo o paraugas de VERI*FACTU, salvo que se aplique algunha das exclusións que comentaremos a continuación.

Réxime especial de agricultura, gandaría e pesca

No réxime especial de agricultura, gandaría e pesca, o Regulamento de facturación permite que, en lugar de ser o propio agricultor (ou gandeiro) quen expida factura, sexa o destinatario (xeralmente unha cooperativa ou un empresario maiorista) quen estenda un “recibo” para documentar a operación. Este tipo de operación considérase xa cumprida a efectos de facturación con ese recibo, polo que non entraría na necesidade de emitir facturas propias.

En consecuencia, se o teu negocio se reduce exclusivamente a esta modalidade de vendas (e non emites outras facturas), non estarías obrigado a implantar VERI*FACTU. Porén, se realizas outras actividades ou emites facturas por outras vías (por exemplo, vendes produtos transformados coa túa propia marca), poderías verte afectado pola norma para esas operacións secundarias.

Operacións sen obriga de facturar

O Regulamento VERI*FACTU non pode esixir a integridade e trazabilidade de algo que a lei non obriga a expedir. Por tanto, se a túa actividade está exenta ou exonerada de expedir factura segundo o Regulamento de facturación, non entra no ámbito deste real decreto. Algúns exemplos son certos servizos onde a factura non é obrigatoria (aínda que hai que ir con coidado, pois a maioría de actividades económicas si a requiren na práctica).

É crucial, por tanto, que verifiques co teu asesor ou coa AEAT se o teu negocio pode acollerse a exencións de facturación. Moitas veces, a confusión xorde porque o empresario cre que non ten obriga de facturar cando, en realidade, a norma si lle esixe emitir facturas a petición do cliente ou en determinados supostos concretos.

Casos puntuais de autorización

O Departamento de Xestión Tributaria da AEAT pode conceder autorizacións específicas que eximan certas operacións de cumprir a totalidade dos requisitos de facturación, por razóns xustificadas (p. ex., por segredo comercial, operacións con implicacións de seguridade ou confidencialidade, etc.). Nestes supostos, a factura pode omitir certos datos ou modificalos.

Se a exención refírese á emisión da factura en si, entón obviamente non aplica VERI*FACTU. Pero se a autorización só che dispensa de presentar certos campos, o resto do contido facturable si debe cumprir as regras de inalterabilidade. Aquí, o importante é consultar o régimen sancionador, pois saltarse unha parte esencial da factura podería implicar infraccións graves se non contas coa autorización en firme.

Operacións B2B no estranxeiro ou sedes no estranxeiro

Outro punto a ter en conta é a localización do establecemento permanente. Se a túa sociedade ou actividade realízase desde un establecemento no territorio común, as facturas emitidas por el deben axustarse a VERI*FACTU. Pero se, por exemplo, tes filiais ou sucursais fóra de España, as facturas xeradas desde esas localizacións non se rexen por este real decreto, senón pola normativa do país correspondente.

Porén, se emites facturas dende España a clientes estranxeiros, ditas facturas si quedan sometidas a VERI*FACTU. Trátase dun criterio de territorialidade baseado na sede emisora da factura e non no destino da mesma. Por iso, as grandes multinacionais radicadas en territorio común tamén están afectadas á hora de facturar ao exterior.

3.3. Compatibilidade e/ou exclusión con outros réximes

A normativa tributaria española contempla múltiples réximes e sistemas de xestión, desde o réxime simplificado do IVE ata o SII (Subministración Inmediata de Información). Dada a transversalidade de VERI*FACTU, é normal preguntarse como convive con estes outros réximes e se algún deles che libera de cumprir con esta nova regulación.

Réxime simplificado do IVE

No réxime simplificado do IVE, típico de sectores como a hostalería, o comercio minorista, a agricultura ou certos autónomos, o contribuínte non liquida o IVE en función da facturación detallada, senón mediante uns índices ou módulos. Con todo, iso non significa que non deba emitir facturas: en moitas operacións, especialmente B2B, ou cando o cliente o esixe, xéranse facturas completas ou simplificadas.

Polo tanto, o réxime simplificado non exime da obriga de facturar cando proceda, e, por tanto, tampouco exime de VERI*FACTU se efectivamente se emiten facturas en territorio común. Dito doutro xeito, a forma de tributación (en módulos) non altera a obriga de que as facturas estean securizadas. Así, se dentro do teu réxime simplificado emites facturas, deberás contar cun sistema informático adaptado.

SII (Subministración Inmediata de Información)

Un dos temas máis comentados é a relación co SII. O Subministración Inmediata de Información é un réxime de xestión dos libros rexistro do IVE a través da Sede Electrónica da AEAT, con envío case en tempo real dos datos de facturación. Obrigatorio desde 2017 para grandes empresas (facturación anual superior a 6 millóns), grupos de IVE e REDEME (Rexistro de Devolución Mensual), supuxo un cambio radical na forma de controlar o IVE.

O Real Decreto 1007/2023 exclúe especificamente a aqueles que tributan no SII, por entender que estes xa están realizando unha transmisión “inmediata” das súas facturas e, por tanto, cobren en gran medida a necesidade de control e trazabilidade que busca VERI*FACTU. Dito doutro xeito, as empresas que están no SII non deben duplicar esforzos.

Con todo, se pertences a un colectivo voluntariamente inscrito no SII, tamén quedas fóra de VERI*FACTU. É dicir, non se che obrigará a adoptar os requisitos de integridade, hash encadeado, etc., sempre que continúes no SII e realices correctamente os envíos das túas facturas dentro dos prazos establecidos.

Aquí xorde a pregunta: que pasa se un contribuínte sae do SII? En teoría, ao deixar de estar no SII, pasa a verse afectado por VERI*FACTU se emite facturas. Polo tanto, se estás no SII e planeas saír, deberás prever a adaptación á nova normativa.

TicketBAI e outros réximes forais

Como indicamos en Quen está obrigado, os territorios forais (País Vasco e Navarra) implementaron sistemas análogos para controlar a facturación, como TicketBAI. Nestes casos, non se aplica o Real Decreto 1007/2023, pois as facendas forais gozan do seu propio marco competencial.

Porén, se unha empresa opera en ambos territorios (parte do seu negocio nun territorio foral e parte en territorio común), é posible que deba aplicar TicketBAI nas operacións forais e VERI*FACTU nas do territorio común. Isto fai que algunhas compañías opten por desenvolver un software híbrido ou por configurar dous modos de funcionamento para adaptarse a cada normativa segundo a orixe da factura.

Outras autorizacións específicas (xestión tributaria)

O Real Decreto 1007/2023 tamén prevé a posibilidade de que o Departamento de Xestión Tributaria da AEAT autorice excepcións parciais para certos sectores ou situacións. Por exemplo, podería permitir non reflectir determinado dato na factura se se demostra que existe unha causa xustificada (p.ex., segredo industrial). Nestes casos, habería que ver se esa omisión afecta a integridade xeral da factura ou simplemente exime de consignar un campo que non sexa imprescindible.

Este tipo de autorizacións non son de carácter masivo: o normal é que, salvo circunstancias moi específicas, a AEAT non conceda dispensa á integridade do rexistro. Por iso, a regra xeral é cumprir con VERI*FACTU, e a excepción puntual debe solicitarse e documentarse.

Perspectiva xeral sobre compatibilidade

Poderiamos dicir que VERI*FACTU tende a “universalizar” a seguridade na facturación de todo aquel que non estea xa nun sistema equivalente (como o SII) ou nun territorio foral coa súa propia regulación. Os réximes do IVE (como o simplificado, recarga de equivalencia, etc.) non supoñen unha exención automática, senón que simplemente inflúen na forma de declarar ou na periodicidade, pero non na obriga de expedir facturas cando sexa obrigado.

Se aínda tes dúbidas sobre se o teu caso require adaptación, pode que che resulte clarificador acudir á sección de Preguntas Frecuentes desta guía, onde abordamos interrogantes típicos de compatibilidade. Ademais, se precisas exemplos concretos de casos de negocio, en Exemplos prácticos ilustramos como se aplica a norma a pemes de hostalería, comercios ao por menor, autónomos, etc.

Resumo e implicacións prácticas

Para consolidar o explicado, poderíamos resumilo así:

Quen: Toda persoa ou entidade que desenvolva actividade económica e emita facturas con sistemas informáticos en territorio común, incluíndo autónomos, sociedades e entidades en atribución de rendas, salvo que estean adscritos ao SII ou residan nun territorio foral con normativa propia.
Que operacións: Todas as facturas completas ou simplificadas (tickets), sexan B2B ou B2C, sempre que se emitan efectivamente. Exclúense aquelas para as cales a lei de facturación non esixa emitir factura ou xa exista un réxime alternativo (recibo en réxime agrario, etc.).
Compatibilidade: VERI*FACTU non se solapa co SII (quen está en SII non debe aplicar esta norma). O réxime simplificado do IVE, recarga de equivalencia ou criterio de caixa non eximen de adaptarse se se emiten facturas. Tampouco hai incompatibilidade con TicketBAI; simplemente, cada territorio aplica a súa regulación.

Unha vez que saibas que si estás obrigado, toca coñecer en que data debes ter listo o teu software adaptado e como. Para iso, podes revisar a sección de Prazos de Implantación, onde se detallan as fases e datas clave. Ademais, se a túa seguinte pregunta é “Que sucede se non cumpro?”, a resposta atópase na sección de Réxime sancionador, onde verás as multas e penalizacións que contempla a normativa.

En calquera caso, saber con seguridade se a túa empresa está dentro ou fóra do ámbito do Real Decreto 1007/2023 é esencial para planificar a adaptación. Ten en conta que a AEAT pode requirir en calquera momento a comprobación do teu sistema informático de facturación, e se detecta que non se cumpren os criterios de integridade, inalterabilidade e conservación dos rexistros, poderías enfrontarte a infraccións tipificadas na Lei Xeral Tributaria.

Se, tras esta lectura, confirmas que si che afecta VERI*FACTU, non te alarmes: a norma, a pesar de esixir a modernización dos sistemas de facturación, tamén ofrece vantaxes a medio e longo prazo, como unha mellor organización contable e menos risco de incorrer en problemas tributarios. Ademais, prevese que a dixitalización progresiva achegue servizos de axuda ao contribuínte, como borradores de autoliquidacións ou a posibilidade de integrar facturas verificadas directamente nos libros rexistro.

Para finalizar, recomendámosche:

Verificar a túa situación territorial e fiscal: O teu domicilio está en territorio común ou foral? Estás adscrito ao SII? Emite-las facturas ou estás exento? Con esta primeira análise saberás se entras directamente en VERI*FACTU.
Consultar o alcance da norma nas túas operacións diarias: Se vendes tanto a particulares como a outras empresas e emites facturas simplificadas e completas, seguramente todas estean incluídas.
Planificar o “como” da adaptación: Definir a data de implantación segundo os prazos oficiais, elixir software homologado ou que poida homologarse, formar ao persoal e, no caso de non ter coñecemento técnico interno suficiente, buscar asesoría especializada.
Informarte sobre os posibles custos: Algúns empresarios temen que a implantación sexa cara, pero é probable que, coa estandarización, xurdan solucións de mercado accesibles para pemes, e incluso a AEAT lanzará unha aplicación gratuíta de facturación para pequenos negocios.
Anticipar a evolución futura: Ten en conta que, a medio prazo, integrarase coa factura electrónica obrigatoria B2B e con posibles melloras na asistencia ao contribuínte. Investir agora na dixitalización pode ser beneficioso no futuro.

Esperamos que, con esta ampla visión do ámbito de aplicación e exclusións, teñas a información necesaria para saber onde te sitúas fronte ao Real Decreto 1007/2023 e que pasos debes dar a continuación. Lembra que, se desexas máis detalles sobre os requisitos técnicos dos sistemas de facturación, podes visitar a sección de Modalidades de sistemas informáticos. E se che preocupa sobre todo a aplicación práctica no teu negocio do día a día, a sección de Impacto Práctico e os exemplos reais axudarán a trasladar a teoría a casos concretos.

Para calquera dúbida adicional, non esquezas que a Axencia Tributaria mantén un apartado de preguntas frecuentes na súa Sede Electrónica, e que hai abundante información no capítulo de Contexto e Antecedentes desta mesma guía, onde se detallan os fundamentos xurídicos e históricos da nova regulación. Se o desexas, tamén podes consultar directamente o BOE para ler o texto íntegro do Real Decreto 1007/2023.

4. Principais preocupacións das pemes

A adopción do Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) xerou unha mestura de curiosidade e temor entre pemes, microempresas e autónomos que se preguntan como cumprir cos novos requisitos de facturación e, sobre todo, canto lles vai custar. É normal que existan preocupacións relativas ao investimento inicial que deberán facer en software, á aprendizaxe dos empregados que teñen que manexar a nova operativa e ao risco de posibles sancións se algo sae mal. Porén, tamén é importante ver as cousas en perspectiva: esta iniciativa legal non só busca endurecer controis, senón que pode abrir a porta a dixitalizar procesos de maneira profunda e a axilizar a relación coa Axencia Tributaria.

Nesta sección abordamos precisamente esas “principais preocupacións” que, segundo moitos expertos e asociacións empresariais, centran o debate no tecido da pequena e mediana empresa española. Se despois de ler estas inquietudes desexas coñecer unha guía paso a paso para a implantación ou entender mellor que sancións se derivarían de incumprir a normativa, convidámoste a visitar esas seccións específicas. Tamén, se requires exemplos concretos, podes botarlle unha ollada á sección de Impacto Práctico ou aos Exemplos prácticos desta mesma guía.

4.1. Visión xeral dos retos

A primeira vista, moitos pequenos empresarios perciben o Regulamento VERI*FACTU como unha “obrigación extra” que se suma á multitude de cargas administrativas xa existentes (liquidacións de IVE, presentacións de IRPF, xestións laborais, etc.). Porén, convén desglosar os retos principais que introduce a norma para entender por que, a medio prazo, pode resultar máis beneficiosa ca gravosa. Vexamos tres grandes ámbitos de preocupación:

1. Investimento inicial en software ou adaptación de sistemas

Un dos principais temores está relacionado co custo económico de actualizar ou adquirir novos programas de facturación. Moitas pemes e autónomos dispoñen de ferramentas moi básicas ou mesmo utilizan follas de cálculo ou facturas feitas a man. Agora, con VERI*FACTU, exíxese que o sistema informático de facturación incorpore funcionalidades como a xeración de rexistros de facturación con pegada (hash), a imposibilidade de anular facturas sen deixar rastro ou a capacidade de remitir voluntariamente os datos de facturación á AEAT se se opta pola modalidade VERI*FACTU voluntaria.

Adquirir un software que cumpra estes requisitos, ou pagar un mantemento ou actualización á empresa desenvolvedora, ten un custo. A boa noticia é que se prevé que o propio mercado xere solucións modulares e accesibles para micro e pequenas empresas, evitando así que sexa necesario investir en sistemas de gran envergadura. Ademais, a AEAT planea poñer a disposición de negocios moi pequenos (con pouca facturación) unha aplicación gratuíta de facturación na súa Sede Electrónica, o que reduce a barreira de entrada para moitos.

A pesar de todo, é innegable que a adaptación inicial obriga a un desembolso, aínda que sexa menor. Algúns empresarios incluso temen ter que cambiar o seu “ERP” enteiro. Isto pódese minimizar se se fala co provedor de software e se verifica se a versión actual é apta para actualizacións que integren os requisitos de VERI*FACTU. Na sección de Pasos para a implantación exitosa ofrecémosche consellos para organizar esta adaptación de forma escalonada.

2. Formación do persoal para a nova operativa

Outro gran reto ten que ver co factor humano. Se ata agora o persoal de administración estaba afeito a un programa de facturación sinxelo ou mesmo a ferramentas ofimáticas básicas, a introdución de novos sistemas con encadeamento de facturas, sinatura dixital e pegada hash pode requirir certa curva de aprendizaxe. É dicir, non se trata simplemente de premer un botón distinto, senón de entender que implica anular unha factura cun “rexistro de anulación” e en que consiste a “conservación inalterable” dos datos.

Esta formación interna non ten por que ser complexa, pero si debe planificarse con tempo. Algunhas pemes subestiman o que supón instruír o persoal no uso das novas funcións, e o resultado adoita ser confusión e posibles erros ao emitir ou anular facturas. Unha boa práctica é impartir pequenas sesións de formación (en liña ou presenciais) onde se explique a xustificación da norma (para xerar conciencia) e o paso a paso da operativa no día a día.

Ademais, o regulamento esixe a correcta configuración de certos campos (p.ex., CIF do emisor, datos da factura, etc.) para que o sistema informe axeitadamente á AEAT ou conserve o rexistro. Se o teu equipo non está afeito a proporcionar toda esta información, a formación é dobremente importante. Para non incorrer en sancións (ver Rexime sancionador), paga a pena investir en capital humano.

3. Temor a sancións e posibles erros

Como en calquera normativa fiscal, subxace o medo a equivocarse e recibir unha sanción. A Lei Xeral Tributaria, no seu artigo 29.2.j) e o 201 bis (incorporado pola Lei 11/2021), tipifica como infracción a utilización de software que non cumpra os requisitos ou a alteración dos rexistros contables. Para moitos propietarios de pemes, isto tradúcese na inquietude de:

Que pasa se o software non certifica correctamente a integridade das facturas?
E se, por descoñecemento, se anulan facturas sen xerar o “rexistro de anulación” correspondente?
Podería a AEAT consideralo intencionado e sancionarme?

A resposta, en xeral, é que a norma sanciona tanto a falta de adaptación do programa como a manipulación fraudulenta de facturas. Pero se existe boa fe e o empresario demostra que o seu sistema está en proceso de adaptación ou que, ante un erro, se corrixiu con rapidez, a propia Axencia Tributaria pode contemplar certos atenuantes. Para disipar temores, é recomendable asegurarse de adquirir software homologado e de seguir as pautas de uso correctas.

Para profundizar nestes aspectos e ver os importes das multas, convidámoste a consultar a sección de Réxime sancionador. Alí explícanse as infraccións previstas e as posibles sancións, así como a defensa que podería argumentar a peme se mostra dilixencia no cumprimento.

4.2. Oportunidades e beneficios a longo prazo

A pesar dos obstáculos iniciais, o Regulamento VERI*FACTU non está concibido unicamente para “complicar a vida” ás empresas. De feito, moitas voces destacan as vantaxes que pode supoñer a dixitalización da facturación, especialmente nun contexto onde a competitividade e a optimización de procesos resultan esenciais. A continuación, enumeramos algúns dos beneficios que se poden obter ao cumprir coa norma.

1. Menor risco de sancións por erros de facturación

Un dos beneficios máis directos de implantar un software seguro que cumpra con VERI*FACTU é a reducción do risco de cometer erros que deriven en sancións. De forma tradicional, moitas pemes estiveron expostas a:

Falta de correlación na numeración das facturas.
Duplicidades, anulacións mal documentadas ou facturas perdidas.
Incoherencias entre a contabilidade e as facturas físicas.

O feito de ter un sistema que obriga a xerar un rexistro de alta e outro de anulación en caso de correccións (ou que prevén a modificación a posteriori) axuda a manter un fío auditor claro. Calquera inspección faise máis sinxela, pois a peme pode demostrar que non houbo manipulación irregular. Con este “peche” adicional, as empresas minimizan o perigo de caer en sancións ligadas á integridade das súas facturas.

Por outra parte, se optas pola remisión voluntaria (modalidade VERI*FACTU “en liña”), a AEAT disporá practicamente en tempo real dos teus rexistros de facturación, o que, segundo explican en documentos da OCDE, reduce enormemente o espazo para a fraude e elimina a incerteza sobre se os teus libros están correctos. Para certos sectores que emiten numerosas facturas ao día, isto supón ter a conciencia tranquila.

2. Posibilidade de automatizar procesos e simplificar tarefas contables

Outro gran aliciente é a dixitalización contable que se ve impulsada pola adopción destas ferramentas. Unha vez instalas un software que rexistra meticulosamente cada factura (e que, opcionalmente, pode enviar a información á AEAT), é habitual que dito programa se integre coa contabilidade da empresa.

Isto implica que tarefas como o volcado manual de datos ao libro rexistro de IVE, a conciliación de cobros e pagos, ou a elaboración de resumos de facturación se volvan moito máis áxiles. Moitas solucións informáticas xa non se limitan á emisión de facturas: inclúen módulos de xestión de stock, creación de orzamentos e seguimento de clientes, e xeran informes automáticos de vendas, marxes e impostos a ingresar. Para unha peme, isto supón un aforro de tempo notable, e reduce a dependencia de procesos manuais propensos a erros.

A AEAT, pola súa banda, planea facilitar cada vez máis servizos de asistencia, como borradores de liquidacións de IVE que beban da información que a propia empresa remita a través de sistemas verificados. Este movemento xa se viu de forma embrionaria co SII no caso das grandes empresas. É previsible que, de xeneralizarse a factura electrónica ou a modalidade verifactu “voluntaria”, a axencia ofreza ás pemes un preenchido parcial das súas declaracións, simplificando aínda máis as tarefas contables.

3. Acceso a incentivos e axudas públicas á dixitalización

Non convén esquecer que a dixitalización do tecido empresarial español é unha meta promovida tamén pola Unión Europea e o Goberno de España a través de diversos fondos e programas. Por exemplo, o Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia contempla axudas para a transformación dixital de pemes, e algúns proxectos como o Kit Dixital (xestionado por Red.es) ofrecen bonos de dixitalización que poden destinarse, entre outras cousas, á implantación dun novo software de facturación seguro.

Así mesmo, as comunidades autónomas lanzaron en distintos momentos subvencións específicas para a adopción de solucións ERP, CRMs ou contabilidade automatizada. Adaptarse á normativa VERI*FACTU podería encaixar perfectamente no alcance desas axudas. Por iso, é aconsellable que revises os portais institucionais da túa comunidade ou que consultes co teu asesor para ver se existe algunha convocatoria aberta que che permita financiar parcial ou totalmente a adquisición do software.

A posibilidade de beneficiarte destes incentivos públicos pode compensar amplamente o custo inicial da adaptación. Ademais, a combinación dun software de facturación verificado cun ERP integrado non só che permite cumprir co Real Decreto 1007/2023, senón que tamén che prepara para futuros requisitos, como a eventual factura electrónica obrigatoria en operacións B2B impulsada pola Lei Crea e Crece. Se queres entender mellor como se correlacionan todos estes proxectos, non deixes de visitar a sección de Contexto e Antecedentes nin a de Relación con outras normativas.

En suma, VERI*FACTU implica retos que non se poden negar (investimento, formación, temor a sancións), pero á vez abre oportunidades de modernización e eficiencia. Toda peme debe valorar coidadosamente os pros e contras, pero a experiencia demostra que, en contextos similares (por exemplo, cando se implantou a factura electrónica obrigatoria para o sector público ou o SII para grandes empresas), a modernización trouxo aparellados beneficios a medio prazo en forma de aforro de tempo, redución de erros e mellora da xestión financeira.

Para os propietarios ou xestores que estean indecisos, un primeiro paso pode ser:

Informarse en profundidade a través desta guía e doutras fontes, como o portal da Axencia Tributaria ou os FAQs recompilados.
Solicitar orzamentos ou demostracións de software que xa se publicite como compatible con VERI*FACTU.
Analizar a cantidade de facturas que emiten ao mes; así saberán se poden optar pola aplicación gratuíta que a AEAT porá na Sede Electrónica (se o seu volume é moi pequeno) ou se lles convén un ERP máis completo.
Consultar con asesores especializados en solucións de contabilidade dixital, para ver como se integran as novas ferramentas coa contabilidade e a tesouraría da empresa.

Por último, non esquezamos que os desenvolvedores de software tamén están baixo o paraugas desta norma e deben certificar que os seus produtos cumpren os requisitos técnicos. Por tanto, unha boa parte da oferta que chegue ao mercado xa debería vir “lista para VERI*FACTU”, minimizando o risco de non adaptación. Se desexas coñecer o detalle destes requisitos técnicos e como se asina ou enlaza cada rexistro de facturación, podes revisar a sección dedicada ás modalidades de sistemas informáticos ou os Anexos técnicos que, en moitos casos, complementan esta guía.

5. Calendario e prazos de implantación

Un dos aspectos que máis inquietan a pemes, microempresas e autónomos respecto ao Regulamento VERI*FACTU (aprobado polo Real Decreto 1007/2023) é o calendario concreto para a súa entrada en vigor, así como os prazos de adaptación que se esixen a quen está obrigado a cumprilo. Aínda que os textos legais poden parecer complexos, nesta sección atoparás unha explicación clara e didáctica sobre as datas clave e as estratexias máis recomendables para non quedar fóra de xogo. No caso de que necesites coñecer primeiro quen está obrigado ou que sancións se impoñen por incumprimento, suxerímosche consultar esas seccións específicas da guía.

5.1. Entrada en vigor das obrigas

O Regulamento VERI*FACTU forma parte do desenvolvemento do artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria, introducido pola Lei 11/2021. Porén, non todos os aspectos entraron en vigor de inmediato. Existen fases e períodos transitorios para que tanto os produtores de software como os usuarios finais poidan adaptarse sen que sexa unha imposición dun día para outro. A continuación, resumimos os fitos máis importantes no cronograma:

Publicación e aprobación do Real Decreto 1007/2023

O Real Decreto 1007/2023, máis coñecido como “Regulamento VERI*FACTU”, foi publicado no Boletín Oficial do Estado (BOE) o día 6 de decembro de 2023. Aínda que a norma fixa algúns criterios principais, non todos os detalles técnicos se recollen no propio real decreto; moitos déixanse para un desenvolvemento posterior a través da Orde Ministerial que o Ministerio de Facenda debe aprobar.

Esta publicación no BOE supón o pistoletazo de saída legal, de modo que xa se conta cun marco de referencia. Pero a verdadeira operatividade dependerá da Orde Ministerial de desenvolvemento, que é a que especifica aspectos como a estrutura dos rexistros de facturación, os detalles técnicos da sinatura e pegada, a declaración responsable que debe emitir o produtor de software, etc.

Aprobación da Orde Ministerial e prazo de 9 meses para produtores de software

Segundo o texto do RD 1007/2023, unha vez se aprobe a Orde Ministerial, os produtores e comercializadores de software disporán de 9 meses para adaptar as súas solucións aos requisitos de VERI*FACTU. Este prazo ten o obxectivo de que os fabricantes:

Desenvolvan as funcionalidades de integridade, trazabilidade e encadeamento de facturas (hash, sinatura, rexistro de eventos, etc.).
Emitan a declaración responsable que certifique que o seu produto está conforme coa norma.
Ofrezan actualizacións aos seus clientes (pemes e autónomos) ou poñan á venda novas versións do software que cumpran os requisitos.

Este período de 9 meses é vital, porque sen el, os usuarios finais (empresas, despachos profesionais, comercios) poderían verse forzados a cambiar os seus sistemas de inmediato. Por tanto, concédese este tempo para que o mercado de desenvolvedores reaccione e poña á disposición dos usuarios as ferramentas necesarias.

Porén, unha pregunta que se fan moitas pemes é: “Cando comeza a contar ese prazo de 9 meses?” A resposta é que o cómputo arrinca tras a publicación no BOE da Orde Ministerial. Dado que, no momento de redactar esta guía, se estima que a Orde Ministerial se publicará algúns meses despois da aparición do RD 1007/2023, hai que estar atentos ao BOE ou á Sede Electrónica da AEAT para coñecer a data exacta.

Data máxima (1 de xullo de 2025) para que todos os obrigados teñan operativos os novos sistemas

Aínda que a adaptación do software sexa a primeira fase, o regulamento tamén impón un límite temporal para que as empresas e autónomos que estean dentro do ámbito de VERI*FACTU implanten e usen de forma efectiva os sistemas informáticos que cumpran a norma. Ese hito foi fixado para o 1 de xullo de 2025.

Isto significa que, a partir desa data, calquera negocio que emita facturas e non estea exento (por estar no SII, por pertencer a un territorio foral, etc.) debería contar cun software que:

Garante a inalterabilidade dos rexistros de facturación (por exemplo, encadeamento de facturas e pegada dixital).
Cumpra coas esixencias de integridade, conservación, accesibilidade, lexibilidade e trazabilidade establecidas na Lei 58/2003, de acordo co desenvolvemento regulamentario do RD 1007/2023.
Permita, se se desexa, a remisión voluntaria de datos de facturación (VERI*FACTU) á AEAT, ou cumpra cos requisitos de rexistro de eventos se se opta pola modalidade “non verifactu”.

Polo tanto, o 1 de xullo de 2025 é un “deadline” que funciona como data límite, despois da cal podería considerarse infracción non contar cun sistema adaptado. Por suposto, é recomendable non agardar ata o último minuto, xa que a experiencia indica que cando hai prazos tan marcados, pode darse un “embude” no mercado de provedores informáticos, todos intentando actualizar á vez. Máis abaixo, en Estratexia para cumprir en tempo, dámosche recomendacións para evitar contratempos.

A modo de síntese, podemos enumerar as datas clave:

6 de decembro de 2023: Publicación do Real Decreto 1007/2023 no BOE. Establécese a base legal de VERI*FACTU, pero quedan pendentes os detalles técnicos por Orde Ministerial.
Publicación da Orde Ministerial (data exacta por confirmar): Marca o punto de partida para que os desenvolvedores de software conten con 9 meses de marxe para actualizar os seus produtos e certificar a súa conformidade.
1 de xullo de 2025: Data máxima para que as empresas e profesionais obrigados teñan operativos os sistemas informáticos de facturación adaptados a VERI*FACTU.

Se tes dúbidas sobre quen está obrigado ou que operacións abarca o regulamento, a sección de Ámbito de aplicación e exclusións explica en detalle as particularidades. E se precisas coñecer as infraccións concretas e as súas posibles multas, a sección de Réxime sancionador recompila toda esa información.

5.2. Estratexias para cumprir en tempo

O mero coñecemento das datas límite non abonda: para chegar ao 1 de xullo de 2025 cos deberes feitos, a pyme ou autónomo debe trazar un plan de acción interno. A continuación, propoñemos algunhas estratexias prácticas que poden marcar a diferenza entre unha transición fluída e un escenario caótico na última hora.

Planificación interna: fases e cronograma

Cando se fala de “adaptación ao novo software de facturación”, moitas pymes tenden a aprazalo ata que “sexa imprescindible”. Porén, este enfoque pode resultar arriscado porque, conforme se achegue a data límite, os provedores poderían sobresaturarse de peticións. O ideal é deseñar un cronograma interno coas seguintes fases:

Auditoría de sistemas actuais (primeiro semestre de 2024, por exemplo):
- Identificar o software que xa usas: ¿é un ERP? ¿un programa de facturación sinxelo? ¿un desenvolvemento a medida?
- Comprobar se o provedor planea lanzar unha actualización que cumpra con VERI*FACTU ou se será preciso cambiar a outra solución.
Análise de custos e investimento (coincidindo coa publicación da Orde Ministerial):
- Solicitar orzamentos a distintos provedores para ver cal se adapta mellor ao teu negocio. Algúns incluso poderían integrar funcionalidades extra (xestión de stock, contabilidade integrada, etc.).
- Valorar a solución gratuíta que a AEAT ofrecerá se o teu volume de facturación é reducido, para ver se cobre as túas necesidades.
Implantación piloto (segunda metade de 2024):
- Unha vez elixido o software, é recomendable facer probas cun entorno de test ou cun conxunto limitado de facturas. Así, o persoal fórmase e detectanse posibles incidencias de configuración.
- Se o teu programa permite a modalidade VERI*FACTU voluntaria, podes experimentar o envío automático á AEAT sen que sexa obrigatorio aínda.
Formación e consolidación (principios de 2025):
- O persoal de administración e facturación debe adestrarse nas novas rutinas: rexistrar facturas, anulalas (se procede) co seu “rexistro de anulación”, etc.
- Documentar internamente os protocolos de facturación para que todos saiban que procedementos seguir. Isto minimiza o risco de erros que puidesen acarrear sancións.
Finalización e implantación real (antes do 1 de xullo de 2025):
- Chegar a esta data co software en funcionamento, habendo xa superado a fase de adaptación e coa plantilla formada.

Seguindo este esquema, a túa empresa poderá evitar os colapsos de última hora e a inseguridade xurídica que se deriva de non ter un sistema preparado. Ademais, resultarache máis sinxelo orzamentar os custos e o tempo necesario, evitando sorpresas desagradables na recta final.

Que facer se o teu software actual non é compatible

Moitas pemes atoparanse coa situación de que o seu software de facturación é antigo ou está desenvolvido a medida por un programador que, quizais, xa non presta servizo ou non pode garantir a actualización a VERI*FACTU. Neste caso, xorden varias alternativas:

Esixir ao teu provedor a conformidade: Se tes un contrato de mantemento coa empresa desenvolvedora, revízao para ver se inclúe actualizacións normativas. Moitas veces, este tipo de contratos contemplan a adaptación a cambios legais. É posible que o custo non sexa tan elevado como se teme, e seguramente será máis barato que migrar a un software completamente novo.
Migrar a outro programa: Se o software está moi obsoleto e o provedor non ofrece garantías, quizais sexa o momento de cambiar. Existen solucións na nube que, por cotas mensuais razoables, incorporan non só a emisión de facturas cos requisitos legais, senón tamén contabilidade, cobros e pagos, inventarios, etc. Isto pode converterse nunha oportunidade para modernizar o teu negocio.
Usar a aplicación da AEAT para facturar: Anunciouse a posta en marcha dunha aplicación gratuíta por parte da Axencia Tributaria na súa Sede Electrónica. Está pensada para microempresas ou autónomos cun volume moi baixo de facturación. Se non emites moitas facturas ao mes, podería ser suficiente, aínda que pode carecer de funcións avanzadas que algunhas pemes necesiten (por exemplo, facturas recorrentes, integración con contabilidade interna ou sistemas de e-commerce).

Non esquezas que, escollas a solución que escollas, a responsabilidade da adaptación recae no teu negocio. Dito doutro xeito, se o teu software non cumpre os requisitos, es ti quen se arrisca a posibles infraccións. Por iso, é esencial que, antes de mercar ou renovar un produto, lle pidas ao desenvolvedor a declaración responsable que confirme que cumpre VERI*FACTU (ou,

6. Réxime sancionador

A implantación do Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) non só implica unha serie de obrigas e prazos de adaptación para as empresas, senón que tamén establece un réxime de control e sancións que a Axencia Tributaria (AEAT) pode aplicar se se detecta un incumprimento. Para moitos autónomos e pemes, este é un dos puntos máis sensibles, pois o medo a posibles multas e continxencias fiscais adoita xerar dúbidas e preocupación. Nesta sección, explicamos cales son as principais infraccións contempladas, as contías das sancións previstas na Lei Xeral Tributaria e que responsabilidades recaen sobre fabricantes, produtores e usuarios de software. Tamén ofrecemos exemplos de casos reais de infracción e a forma de subsanalos.

Se aínda non tes claro quen está obrigado a cumprir VERI*FACTU ou que prazos hai para a adaptación, recomendámosche revisar antes esas seccións. Ademais, se queres entender os fundamentos legais e o por que deste réxime sancionador, bótalle unha ollada ao capítulo de Contexto e Antecedentes, onde se detalla a evolución normativa e a razón de ser do novo marco legal contra a fraude.

6.1. Sancións por incumprimento

A Lei 11/2021 introduciu na Lei Xeral Tributaria (LXT) unha serie de preceptos que permiten sancionar de maneira expresa e directa a quen empregue, produza ou comercialice software de facturación que non cumpra cos requisitos de integridade, inalterabilidade e trazabilidade. Isto tradúcese nun novo artigo, o artigo 201 bis da LXT, que regula a infracción consistente no uso de sistemas informáticos que permitan a manipulación de facturas ou a ocultación de vendas. A continuación, describimos os aspectos esenciais.

Infracción tributaria por uso de sistemas que non cumpran especificacións

O Real Decreto 1007/2023 desenvolve o famoso artigo 29.2.j) da LXT, que esixe que os programas e sistemas informáticos garantan a integridade, conservación, accesibilidade, lexibilidade, trazabilidade e inalterabilidade dos rexistros de facturación. Se o teu software non cumpre con estes principios —xa sexa porque non xera o hash ou pegada dixital, permite borrar facturas sen deixar rastro, non conserva adecuadamente os datos, etc.— estarías incumprindo a norma. Isto agrávase se se comproba que o programa está deseñado deliberadamente para enganar (por exemplo, con “módulos ocultos” que eliminan facturas).

A infracción non só alcanza ao usuario final do software (a peme ou o autónomo), senón que tamén pode afectar ao fabricante ou comercializador que produza ou venda conscientemente un sistema que non cumpra coas especificacións esixidas pola Lei. Así, a AEAT ten a potestade de sancionar tanto a quen deseña o software fraudulento como a quen o utiliza para emitir facturas manipuladas.

Multas e contías segundo a Lei Xeral Tributaria (artigo 201 bis)

O artigo 201 bis da LXT contempla diversas sancións económicas pola fabricación, produción, comercialización e uso de software de facturación que permita a falsificación da realidade contable. Aínda que as contías poden variar, a norma prevé:

Sancións fixas: pode establecerse unha contía fixa para aqueles que simplemente posúan ou utilicen un sistema que non cumpra as condicións legais de inalterabilidade. As cifras varían en función do momento e do grao de incumprimento, pero fálase de multas mínimas de varios milleiros de euros.
Sancións proporcionais: en casos máis graves, ou cando se utilizou o software de forma efectiva para ocultar ingresos ou manipular a facturación, a AEAT podería impoñer multas proporcionais ao volume de operacións defraudadas.
Multas específicas para o produtor ou desenvolvedor de software fraudulento: se se demostra que un fabricante integrou intencionadamente ferramentas de borrado e alteración de facturas, a sanción recae sobre el e pode chegar a ser elevada, incluso sumándose a posibles responsabilidades penais se media falsidade documental.

O portal da Axencia Tributaria adoita publicar criterios interpretativos e exemplos de aplicación das sancións. Dada a novidade desta norma, convén estar atento aos posibles desenvolvementos regulamentarios e ás interpretacións que a AEAT vaia emitindo. En calquera caso, a recomendación principal é evitar a mera posibilidade de ser sancionado asegurándose de que o software cumpre con VERI*FACTU antes do prazo máximo.

6.2. Posibles continxencias e responsabilidade

Como viamos, a norma non só sanciona o feito de “usalo” (como usuario final), senón que tamén pode imputar responsabilidade a fabricantes e comercializadores de sistemas de facturación que non se adapten á normativa. A isto engádense outras situacións, como a importancia da “declaración responsable” e o que ocorre se a AEAT se persoa no teu local e detecta algunha anomalía. Analizamos estes aspectos a continuación.

Responsabilidade de fabricantes, produtores e usuarios do software

O Regulamento VERI*FACTU deixa clara a obrigación formal de que o software cumpra os requisitos técnicos que impidan a manipulación dos rexistros de facturación. Tanto o art. 29.2.j) da LGT como o novo art. 201 bis contemplan a posibilidade de sancionar a:

Produtores ou desenvolvedores que deseñen e vendan un programa con “módulos ocultos” capaces de alterar facturas, ou que omitan as funcións esixidas (por exemplo, o encadeamento de pegadas, sinatura ou hash dos rexistros). Se o produtor, ademais, publicita ou facilita estes métodos aos seus clientes, a sanción pode ser máis elevada.
Comercializadores ou distribuidores que, sabendo que o software incumpre a normativa, o ofrezan a pemes e autónomos. A mala fe ou o coñecemento da posibilidade de engano agravan a infracción.
Usuarios finais (empresarios ou profesionais) que instalaran nos seus sistemas un programa que, voluntaria ou neglixentemente, posibilite a ocultación de vendas ou a alteración de facturas. No caso de descoñecemento, podería haber atenuantes, pero enténdese que o contribuínte ten o deber de informarse e de usar un programa conforme á lei.

Desta forma, a responsabilidade está bastante repartida e non se limita a sancionar ao usuario final. Por iso, é fundamental que as pemes e autónomos exixan ao seu provedor de software a correspondente “declaración responsable” que certifique que o seu produto se axusta a VERI*FACTU. Isto non só protexe ao usuario dun eventual engano, senón que tamén serve de proba para a AEAT de que a empresa actuou con dilixencia ao adquirir o programa.

Importancia da declaración responsable e de conservala

A declaración responsable converteuse nunha peza clave para demostrar a conformidade do software co Real Decreto 1007/2023. Basicamente, é un documento emitido polo produtor ou desenvolvedor no que asegura que o seu software cumpre con todos os requisitos legais. Segundo o regulamento, cada versión do software debe incorporar esta declaración, e o usuario final debería gardala, xa sexa en papel ou en formato electrónico, durante o período de prescrición (4 anos normalmente).

¿Para que serve na práctica? Principalmente para acreditar ante a AEAT (ou en caso de inspección) que, cando se adquiriu e instalou o programa, o usuario actuou conforme á lei, confiando en que o provedor lle deu unha ferramenta axeitada. Isto podería axudar a librarse de sancións no caso de que, posteriormente, se descubra un erro no software, sempre e cando a peme non manipulase deliberadamente nada. Por tanto, é esencial solicitar a declaración responsable e arquivala.

Como proceder ante inspeccións e requirimentos da AEAT

A Axencia Tributaria está facultada para presentarse no local onde se use o sistema informático e requirir o acceso completo aos rexistros de facturación, así como ao seu rexistro de eventos (se non se opta pola modalidade de VERI*FACTU voluntaria). Nese momento, o contribuínte debe:

Facilitar o acceso á consola do programa, ao disco duro ou á base de datos onde se garden os rexistros. Esíxese que estean nun formato lexible e exportable.
Proporcionar credenciais (usuario, contrasinal) ou calquera clave de seguridade necesaria para que o inspector revise a inalterabilidade dos rexistros. Negarse a colaborar podería considerarse obstrución e dar lugar a sancións adicionais.
Aportar a declaración responsable e calquera documentación que probe a conformidade do software. Isto inclúe os manuais técnicos ou de uso, se fose necesario.

Se a inspección detecta “modificacións posteriores” (facturas borradas, alteradas ou fóra da secuencia de pegadas) sen os debidos rexistros de anulación, cabe a posibilidade de que se inicie un expediente sancionador. O mesmo ocorrería se o inspector descobre módulos ocultos deseñados para cambiar importes ou datas das facturas. Nestes casos, a AEAT podería entender que se trata dunha ocultación deliberada.

No caso de recibir un requirimento oficial para enviar os rexistros de facturación, a empresa deberá responder no prazo e forma indicados. A non resposta, a resposta incompleta ou a resposta falseada considéranse infraccións graves.

6.3. Casos reais e supostos de sanción

Para ilustrar como se aplican estas sancións e continxencias, convén revisar exemplos prácticos que, aínda que en moitos casos son hipotéticos, reflicten situacións que xa se deron en contextos similares (por exemplo, coas regulacións forais de TicketBAI ou con software de ocultación de vendas noutros países). Estes exemplos serven para que pemes e autónomos comprendan que tipo de comportamentos están na mira da AEAT.

Exemplo 1: Manipulación deliberada de facturas

Unha peme de hostalaría adopta un software que permite “borrar” facturas despois da súa emisión sen xerar un rexistro de anulación. O programa posúe un botón oculto que reduce a facturación diaria real. A empresa, para “aforrarse” o IVE, úsao sistematicamente durante meses. Nunha inspección, a AEAT detecta discrepancias entre o stock consumido e o volume de vendas declarado; solicita o acceso ao software e comproba a existencia de dito módulo.

Neste caso, a sanción recae tanto no usuario (a peme) pola ocultación de vendas, como no produtor do software, se se demostra que deseñou deliberadamente esa funcionalidade de borrado. A multa pode ser considerable e, ademais, poden esixirse as cotizacións de IVE defraudadas cos seus correspondentes recargos e xuros.

Exemplo 2: Non dispoñer da sinatura ou hash no rexistro de facturas

Unha tenda de roupa adquire un software de facturación sinxelo, pero a actualización a VERI*FACTU non chega a tempo (o provedor non cumpre o prazo). O sistema, polo tanto, non xera o encadeamento de facturas nin a pegada dixital de cada rexistro. Chegado o momento límite, a empresa non cambiou de programa nin esixiu a declaración responsable.

Se a AEAT investiga e ve que, para a data esixida, a peme usaba un programa incumpridor, pode impoñerlle unha sanción administrativa prevista no artigo 201 bis da LGT, independentemente de que haxa ou non fraude. Doutra banda, tamén podería sancionar ao provedor do software se se demostra que vendía un sistema non adaptado e non informaba os seus clientes diso.

Exemplo 3: Non ter a declaración responsable nin conservala

Un autónomo compra un software a un distribuidor local, pero nunca solicita a declaración responsable. Nunha requisa, a AEAT pide esa documentación para comprobar a conformidade do programa, e o autónomo non pode mostralo. Aínda que o programa en si cumpra coas esixencias, a falta de documentación lévao a incorrer en responsabilidade.

Neste escenario, se se demostra que o software si cumpre con VERI*FACTU, a sanción podería ser menor, pero o mero feito de non conservar a documentación de respaldo pode supoñer multas por incumprimentos formais. É un exemplo claro de como un descoido administrativo pode causar prexuízos á peme.

Métodos para emendar ou corrixir a situación

Se, tras unha inspección ou un control, se detectan irregularidades, o habitual é que a AEAT abra un expediente sancionador. Non obstante, existen vías de emenda ou atenuantes, dependendo da magnitude do incumprimento:

Regularización voluntaria: se a empresa recoñece de inmediato os feitos e paga as cantidades non ingresadas, máis intereses e recargos, pode beneficiarse de reducións na sanción (sempre que non median outras infraccións graves).
Actualización ou substitución inmediata do software: demostrar que, ao coñecer o problema, corrixiuse con urxencia a ferramenta de facturación e implantouse unha solución conforme, reducindo o período de incumprimento.
Colaboración coa inspección: a Lei Xeral Tributaria contempla reducións das sancións por conformidade e colaboración. Se a peme achega todos os datos e non oculta información, a AEAT podería impoñer sancións menores.

En casos extremos, onde o propio provedor de software enganou ao usuario final, é crucial reunir calquera proba (correos electrónicos, facturas de compra, manuais, etc.) que mostren a dilixencia do empresario e a presunta responsabilidade directa do fabricante. Aínda así, o descoñecemento da lei non exime completamente de responsabilidade, polo que a peme deberá argumentar o seu caso con solidez.

En definitiva, o Réxime sancionador de VERI*FACTU reforza a idea de que a mera obrigación de integrar un software conforme non é retórica, senón que comporta consecuencias reais en caso de incumprimento. Tanto produtores como usuarios finais deben actuar con dilixencia para:

Asegurarse de que o software de facturación cumpre cos requisitos de integridade e trazabilidade (encadeamento, hash, rexistro de anulación, etc.).
Pedir a declaración responsable correspondente e arquivala, para demostrar boa fe e dilixencia ante calquera inspección.
Evitar “módulos ocultos” ou funcionalidades sospeitosas que permitan alterar facturas sen xerar o rastro obrigado pola lei.
Cumprir os prazos de implantación establecidos e non atrasar a adaptación, pois unha inspección posterior á data límite pode atopar un incumprimento que xere multas substanciais.

Así mesmo, non hai que esquecer que, máis aló das sancións puramente económicas, os incumprimentos graves e continuados poderían derivar en responsabilidades penais se se considera que se falsearon documentos contables ou se cometeu delito contra a Facenda Pública. Afortunadamente, a maioría das pemes que simplemente traballan con software adaptado e seguen os procedementos establecidos non deberían temer máis que a posibilidade remota dalgún erro formal, subsanable coa colaboración debida.

7.1. Visión xeral das opcións

O Real Decreto 1007/2023 parte da premisa de que todas as facturas emitidas por unha empresa deben quedar rexistradas e conservadas sen que sexa posible a súa manipulación posterior. Isto responde ao mandato do artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria que esixe que os programas informáticos de facturación:

Garantean a integridade e a inalterabilidade dos rexistros.
Reflictan calquera anulación ou modificación de maneira trazable.
Conserven a información durante o prazo legal de prescrición (xeralmente 4 anos, ou máis segundo o tipo de imposto).

Agora ben, ¿como se logra esa trazabilidade e garantía de integridade? O Regulamento VERI*FACTU ofrece dúas modalidades xerais:

Modalidade VERI*FACTU: Baséase na remisión voluntaria e practicamente en tempo real (ou en poucos segundos ou minutos) dos rexistros de facturación á Axencia Tributaria. Ao enviar a información de cada factura de forma automática e segura ao servidor da AEAT, a integridade queda asegurada porque a versión “oficial” da factura encóntrase na Administración. Calquera discrepancia posterior nos libros internos do contribuínte pode ser detectada facilmente. De feito, esta modalidade exime de certas obrigas adicionais como a sinatura electrónica dos rexistros e o chamado rexistro de eventos, xa que a AEAT posúe o “rexistro mestre” e non fai falta “certificar” nada localmente.
Modalidade NON VERI*FACTU: Consiste en manter todos os rexistros de facturación localmente (ou na nube, pero baixo control do contribuínte) sen transmitilos de inmediato á Administración. Para compensar ese “risco” de manipulación, a norma esixe medidas de seguridade como:
- Sinatura electrónica individual de cada rexistro de facturación.
- Uso dun “hash” encadeado que asegure a secuencia cronolóxica das facturas.
- Conservación dos rexistros coa garantía de inalterabilidade.
- Rexistro de eventos onde se reflicta todo suceso relacionado co sistema de facturación (inicio, fin, exportacións de datos, detección de anomalías, etc.).
En caso de inspección, a AEAT pode requirir a descarga e o volcado completo dos rexistros para comparalos co declarado.

A liberdade de elección que ofrece o RD 1007/2023 atende á diversidade de situacións empresariais: non é o mesmo un gran comercio con conexión a Internet permanente que un pequeno profesional itinerante que non sempre dispón de rede, ou que non quere depender dun envío continuo de facturas á Administración. Se necesitas profundizar en como se relaciona todo isto con outros réximes como o SII ou coa Lei Crea e Crece (factura electrónica obrigatoria), podes revisar a sección de Contexto e Antecedentes desta guía.

7.2. Vantaxes e desvantaxes de cada modalidade

Aínda que ambas as dúas opcións cumpren coa esixencia legal, cada pemes ou autónomo debe analizar cal se adapta mellor ás súas circunstancias. A continuación, desglosamos os pros e contras de cada modalidade.

Modalidade VERI*FACTU

A modalidade VERI*FACTU pode entenderse como un “sistema de emisión de facturas verificables” no que, no mesmo momento ou pouco despois de emitir cada factura, remítese un “rexistro de facturación” á Axencia Tributaria. A remisión faise por canles electrónicos seguros, con codificación XML e un control de fluxo baseado nun tempo de espera entre envíos e a limitación de cantos rexistros se envían en cada lote.

Vantaxes:
- Simplicidade nos controis: Ao enviar todos os rexistros en tempo real, non se precisa sinatura electrónica individual de cada factura nin un rexistro de eventos local. A AEAT encárgase de recibir e asegurar a integridade.
- Prevén o risco de manipulación posterior: Ao quedar rexistrada de inmediato no servidor da AEAT, calquera alteración local na pemes detectaríase facilmente, reducindo así o espazo para o fraude e a incerteza.
- Acceso máis rápido a listaxes e servizos de axuda: A Administración podería fornecer “borradores” ou preenchementos automáticos de declaracións, ou facilitar a integración coa contabilidade ao ter xa os datos na Sede Electrónica.
- Menos carga de almacenamento local: Aínda que se require certa conservación, non é tan crítico ter copias inmutables, xa que a AEAT ten a referencia dos datos enviados.
Desvantaxes:
- Necesidade de conexión continua a Internet: Para remitir as facturas, o teu sistema debe poder conectarse á AEAT practicamente en tempo real. Se o teu negocio non dispón dunha boa conexión, isto podería ser problemático.
- Posible saturación de envíos: Se emites un gran número de facturas en períodos moi curtos, poderías ter que xestionar lotes de envío e quedar temporalmente “bloqueado” polo parámetro de control de fluxo que a AEAT estableza.
- Dependencia da infraestrutura da AEAT: En caso de incidencias técnicas do servidor, terás que reter facturas e remitilas cando sexa posible, ou implementar mecanismos de reintento de envío e monitorizar erros.
- Cambio de hábitos: O persoal administrativo que antes só levaba facturas localmente deberá acostumarse a ver confirmacións de envío e recibir “mensaxes de resposta” da AEAT. Isto implica un pequeno cambio de operativa.

Modalidade NON VERI*FACTU

A modalidade NON VERI*FACTU céntrase na conservación local dos rexistros de facturación, cun encadeamento de pegada, sinatura electrónica de cada rexistro e un rexistro de eventos que documente calquera suceso. O contribuínte non remite automaticamente as súas facturas á AEAT (salvo que llo requiran expresamente).

Vantaxes:
- Autonomía e control total: Non dependes da conexión a Internet nin dos servidores da AEAT para emitir ou anular facturas. Todo se xestiona no teu sistema.
- Menor tráfico de datos: Se o teu volume de facturación é moi elevado, poderías preferir non saturar a túa rede nin preocuparte por lotes de envío frecuentes.
- Posible enfoque “sincronizado en bloque”: Tes a opción de, ante un requirimento, exportar todos os rexistros e envialos á AEAT. Isto dálle maior flexibilidade á túa xestión diaria.
Desvantaxes:
- Necesidade de maior seguridade local: Es ti quen debe garantir a integridade dos rexistros con sinatura electrónica, hasheo encadeado, etc. Calquera fallo no software ou na configuración pode carrexar sancións en caso de inspección.
- Rexistro de eventos obrigatorio: Debe reflectir calquera suceso (inicio, fin, exportacións, incidencias…), o que engade complexidade técnica e administrativa.
- Maior custo de mantemento e almacenamento: O teu sistema debe conservar toda a información de forma inmutable e segura durante 4 anos ou máis. Isto esixe backups fiables e espazo de almacenamento suficiente.
- Dificulta a asistencia por parte da AEAT: Ao non remitir facturas en tempo real, non disporás de certos servizos automatizados (por exemplo, borradores de autoliquidacións baseadas nos datos recibidos). Deberás continuar presentando os teus modelos de forma clásica.

A elección entre estas dúas modalidades conleva implicacións técnicas e organizativas que varían segundo a dimensión do teu negocio, a estabilidade da túa conexión a Internet e as preferencias na xestión da facturación. Lembra revisar, se o cres oportuno, os casos reais que poidamos presentar nesta guía, onde ilustramos que tipo de negocio se acomoda mellor a unha ou outra opción.

7.3. Como elexir entre unha ou outra

Para decidir cal das dúas modalidades implementar, convén reflexionar sobre varios factores. Non existe unha resposta única válida para todos; a idoneidade pode depender de elementos moi específicos da túa peme, do teu sector ou mesmo da localización xeográfica. Estes son algúns criterios que poden axudarte:

1. Volume de facturación e ritmo de emisión

Se emites moitas facturas ao día, a modalidade VERI*FACTU podería saturar o teu sistema cun envío constante de lotes XML á AEAT, sobre todo en horas punta. En cambio, se o teu volume é mediano ou baixo, enviar cada factura non suporá moita carga adicional e gozarás das vantaxes da factura verificable na Sede electrónica da Axencia Tributaria.

Na modalidade NON VERI*FACTU, un elevado volume de facturación obriga a un maior coidado na xestión de copias de seguridade e na integridade local dos datos, o que pode encarecer a infraestrutura. Por outra banda, se prefires non enviar datos á AEAT de inmediato e xestionar a túa contabilidade internamente, pode que che compense esa maior autonomía local.

2. Conectividade e acceso a Internet

Para a modalidade VERI*FACTU, é moi recomendable contar cunha conexión a Internet estable. Aínda que o regulamento fala de remisión “automática e segura”, non sempre ten que ser “en estrito tempo real”; o control de fluxo pode dar unha marxe de algúns segundos ou minutos. Aínda así, se o teu negocio opera en zonas con coberturas deficientes ou se traballas en mobilidade (por exemplo, un profesional que factura desde ubicacións remotas), pode resultar difícil remitir a información nese momento.

Nese caso, a modalidade NON VERI*FACTU protéxete de problemas de conectividade, xa que non necesitas enviar nada inmediatamente. Iso si, deberás implementar un software con sinatura electrónica para cada rexistro e un rexistro de eventos que che axude a demostrar a inalterabilidade das facturas.

3. Orzamento e características do software

Tanto na modalidade VERI*FACTU como na NON VERI*FACTU, o software debe cumprir co establecido no RD 1007/2023. Pero a natureza das funcionalidades si difire:

VERI*FACTU: Non require sinatura de cada factura nin rexistro de eventos, pero si a capacidade de conectarse á AEAT e enviar os datos no formato e estrutura establecidos (xeralmente XML). O custo do desenvolvemento céntrase na parte de comunicacións e sincronización cos servidores da Axencia Tributaria. Unha vez instalado, o control alíxerase porque a AEAT posúe os rexistros como “fonte de verdade”.
NON VERI*FACTU: Precisa un módulo de sinatura electrónica que asine cada rexistro de alta e de anulación, unha estrutura de hash encadeado (ou similar) e un rexistro de eventos que documente calquera cambio no sistema (exportacións, restauracións de copia, detección de anomalías, etc.). Isto pode encarecer un pouco a solución a nivel de desenvolvemento e infraestrutura local.

Se o teu provedor de software che ofrece ambas posibilidades, valora os custos de licenza ou mantemento. Ás veces, a modalidade VERI*FACTU pode ser máis económica, porque non require tanta sofisticación local, pero si un compoñente de comunicación en liña continuo. Noutros casos, a modalidade NON VERI*FACTU pode saír máis barata se xa tes un ERP robusto e personalizado no que só engadir os módulos de sinatura e hash, sen desenvolver a remisión en liña.

4. Tipo de negocio e sector

Outro factor determinante é o sector no que operas:

Comercios minoristas ou establecementos con TPV: Adoitan emitir moitas facturas simplificadas (tickets) e, nalgúns casos, facturas completas a petición do cliente. A modalidade VERI*FACTU ofrece un modo de compartir automaticamente esa información coa AEAT, facilitando a verificación en tempo real. Non obstante, se non desexas dependencia de Internet no teu punto de venda, quizais prefiras a modalidade NON VERI*FACTU.
Profesionais liberais con poucas facturas ao mes: Pode serlles moi útil a modalidade VERI*FACTU, porque simplifica a relación coa AEAT e evita rexistros de eventos. Cun volume baixo, a remisión non satura a rede e obtense un control sinxelo.
Empresas con ERP a medida: Se o teu ERP está moi integrado en toda a cadea de subministración e contabilidade, quizais che resulte máis sinxelo implementar a modalidade NON VERI*FACTU, engadindo módulos de seguridade e rexistro de eventos ao teu sistema actual, no canto de desenvolver o canal de envío en liña á AEAT. Pero debes valorar se a remisión voluntaria podería ofrecerche vantaxes de asistencia e preenchedura de modelos.

5. Perspectiva futura

A dixitalización avanza rápido e espéranse desenvolvementos complementarios: a factura electrónica obrigatoria en transaccións B2B (Lei Crea e Crece), a posible “expansión” de sistemas inmediatos de información, etc. Quen se incline por VERI*FACTU xa estará xerando datos en tempo real ou case real, o que podería harmonizarse facilmente coa facturación electrónica futura. Quen opte por NON VERI*FACTU conservará a independencia local, pero quizais logo teña que dar un novo salto se a lei obriga a reportar certo tipo de facturas electrónicas. Todo isto require que proxectes a situación a medio-longo prazo.

En resumo, a modalidade VERI*FACTU “libérao” de asinar e custodiar in situ cada rexistro de facturación, a cambio de transmitir os datos á Axencia Tributaria. A modalidade NON VERI*FACTU, en cambio, dálle autonomía e evita enviar datos de forma constante, pero esixe un rexistro de eventos, a sinatura electrónica e un control estrito no seu software para garantir a inalterabilidade das facturas.

Á hora de elixir, analiza o teu volume de facturación, a conectividade do teu negocio, o orzamento dispoñible e a túa perspectiva futura. Se te inclinas por un alto grao de dixitalización e un contacto estreito coa AEAT, VERI*FACTU é probablemente máis vantaxoso. Se prefires conservar unha maior independencia ou o teu ERP actual pode adaptarse sen grandes dores de cabeza á sinatura e ao rexistro de eventos, NON VERI*FACTU pode resultar máis axeitado.

Lembra tamén que o réxime sancionador non varía en función dunha ou outra modalidade: a obriga de integridade e trazabilidade aplícase igual. O único que cambia é o modo no que se demostra ou se asegura esa integridade. Por suposto, se optas por NON VERI*FACTU e non implementas correctamente a sinatura e o rexistro de eventos, poderías atoparte con problemas en caso de inspección.

Para ver como ambos os modelos encaixan no calendario de implantación, revisa a sección dedicada aos prazos, onde se explica en que data límite debes ter operativo o teu sistema conforme ao Real Decreto 1007/2023. E se o que che preocupa son os custos de adaptación, recomendámosche botar unha ollada á sección de preocupacións das pemes, onde analizamos o investimento en software e a formación do persoal.

Por último, non deixes de consultar co provedor do teu actual programa de facturación sobre se está a desenvolver un módulo VERI*FACTU ou se, no seu defecto, opta pola vía da sinatura e o rexistro de eventos (NON VERI*FACTU). A decisión, en moitos casos, virá dada pola oferta técnica que se axuste ás túas necesidades. O importante é que, ao finalizar o proceso de adaptación, o teu negocio cumpra cos requisitos de veracidade, inalterabilidade e trazabilidade para que as túas facturas se consideren legalmente seguras baixo o novo regulamento.

8. Impacto práctico no día a día das pemes

Máis aló da normativa e dos requisitos formais, o Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) supón cambios moi visibles na rutina diaria de calquera pequena e mediana empresa. Desde a emisión e conservación de facturas cun novo código QR ata a necesidade de adaptar os procesos contables e formar ao equipo, esta evolución legal afecta varios puntos clave da actividade empresarial. Nesta sección, profundaremos en como se materializa, na práctica, a aplicación de VERI*FACTU no día a día dos negocios.

Se antes de abordar os detalles operativos queres coñecer as inquietudes máis comúns entre as pemes (investimento, formación, sancións) ou os tipos de sistemas de facturación dispoñibles (VERI*FACTU fronte a NON VERI*FACTU), recomendámosche revisar esas seccións. Así mesmo, se precisas repasar que prazos existen para implementar todas estas novidades, consulta a sección do calendario.

8.1. Facturación diaria con QR obrigatorio

Unha das novidades máis visibles de VERI*FACTU é a incorporación dun código QR nas facturas, xa sexan completas ou simplificadas (o que habitualmente chamamos “tickets” ou facturas simplificadas). Este código QR vén acompañado da frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou a mención “VERI*FACTU”. Este requisito pretende que calquera receptor da factura, incluíndo un posible consumidor final, poida escanear ese código e verificar en liña —a través dun portal oficial— a autenticidade e trazabilidade do documento.

Como incluír o código QR e a frase “Factura verificable”

Segundo o Regulamento de facturación (RD 1619/2012) modificado polo Real Decreto 1007/2023, as facturas deben incorporar un espazo gráfico para o QR, nun tamaño lexible (por exemplo, de 30×30 mm ou máis) e cun nivel de corrección de erros que permita o seu escaneo con facilidade. Os programas de facturación que se adapten a VERI*FACTU xerarán este código de forma automática ao emitir cada documento. Por iso, o teu software deberá:

Calcular o contido do QR (URL de verificación, datos básicos da factura como o número, a data de expedición e o NIF do emisor).
Incrustar o código na factura impresa ou na versión PDF (se é unha factura electrónica).
Mostrar a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou “VERI*FACTU” preto do QR, de forma clara para o receptor.

No caso de facturas electrónicas puramente estruturadas (por exemplo, aquelas en formato Facturae que se usan en B2G ou segundo a Lei Crea e Crece), é posible que, no canto do código QR, se inclúa un campo de datos coa información equivalente. Con todo, para a gran maioría de pemes que seguen imprimindo facturas ou enviándoas en PDF, o QR físico (ou visual) será obrigatorio.

A frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” é especialmente relevante cando optas pola modalidade VERI*FACTU (remisión voluntaria). Nese caso, a Axencia Tributaria recibe a factura en tempo case real e poderá confirmala a calquera cidadán que escanee o QR. Pero mesmo na modalidade NON VERI*FACTU, terás que incorporar o QR, de modo que, se alguén o escanea, móstrese unha mensaxe ou se canalice a posible verificación.

Procedementos e pasos para imprimir ou xerar a factura de maneira dixital

No día a día dun pequeno comercio ou dunha peme, o fluxo de facturación podería ser algo así:

Introdúcese a venda ou o servizo no sistema: De forma manual (programa de facturación no ordenador) ou a través dun TPV. Especifícanse datos como o NIF do cliente (se é necesario para factura completa), a descrición da operación, prezos, etc.
O sistema xera o “rexistro de facturación” e o QR: O software, conforme a VERI*FACTU, produce un documento en PDF ou para impresión que xa inclúe o código QR e a frase “Factura verificable…”. Así mesmo, se escolles a modalidade VERI*FACTU, remítese esa información á AEAT automaticamente.
Impresión ou envío dixital ao cliente: Se o cliente está presente, imprímese a factura (ou ticket) co QR. Se se trata dunha facturación en liña, envíase por correo electrónico o PDF co código QR incrustado. En ambos os casos, a referencia a “VERI*FACTU” debe ser visible, de modo que o receptor saiba que pode verificalo na Sede Electrónica.
Posible anulación ou rectificación posterior (se procede): Se cometes un erro no importe e queres anular a factura, na modalidade NON VERI*FACTU terás que xerar un “rexistro de anulación” que encadee coa factura orixinal; na modalidade VERI*FACTU, tamén se comunicará á AEAT a anulación. Deste xeito, quedará constancia e o QR da factura orixinal podería reflectir que xa foi anulada.

Este é o procedemento básico. A implementación exacta dependerá do teu software de facturación. Algúns programas xerarán o QR inmediatamente e permitirán visualizar previamente a factura antes da impresión; outros farano en segundo plano. En calquera caso, a funcionalidade esencial será a mesma: enriquecer a factura cun novo elemento (o QR) e, se se opta pola modalidade VERI*FACTU, remitir a información á AEAT.

8.2. Revisión dos procesos administrativos e contables

O impacto de VERI*FACTU non se limita á emisión das facturas; tamén afecta os ciclos de venda, a contabilidade e a forma de levar os libros rexistro. Moitos dos pasos que antes se facían de maneira manual agora poderían automatizarse ou axustarse para evitar duplicar traballo e minimizar erros. A continuación, explicamos como pode redefinirse a operativa diaria dunha peme.

Adaptación dos ciclos de venda

Nun ciclo de venda típico, interveñen as fases de orzamento, pedido, albará (opcional) e factura. Se o teu software de xestión integra todas estas fases, a adopción de VERI*FACTU implicará que na última etapa, ao xerar a factura definitiva, se apliquen os criterios de inalterabilidade:

Número e serie: O sistema informático debe garantir a correlación e evitar ocos inxustificados.
Xeración do rexistro de facturación: Engadir o QR e, se corresponde, remitir os datos á AEAT (modalidade VERI*FACTU) ou asinalos localmente coa pegada (hash) (modalidade NON VERI*FACTU).
Cambios ou anulación posterior: Calquera modificación da venda tras emitir a factura (por exemplo, cambios de importes ou anulación total) debe constar cun “rexistro de anulación” que encadee coa factura orixinal. Isto pode modificar algúns procedementos do teu ERP que antes simplemente reescribía a factura.

Se, pola contra, o teu negocio funciona sen un ERP complexo, tamén poderías modificar a forma de facturar: en lugar de levar a contabilidade en follas de cálculo e despois volcar os datos a man, pode resultarche máis áxil xerar facturas no software adaptado a VERI*FACTU e de aí obter a base de datos para contabilidade. Isto permitirache aforrar tempo e minimizar os erros de transcrición. A sección de Pasos para a implantación exitosa pode ofrecerche máis consellos sobre como reorganizar estes ciclos.

Contabilidade e libros rexistro

O regulamento non modifica directamente a obrigatoriedade de levar os libros rexistro de IVE ou IRPF, pero si facilita que a AEAT reciba a información de maneira estandarizada e a poña á disposición da empresa, no caso de que esta opte pola remisión voluntaria. Por tanto, a medio prazo, poderían darse escenarios nos que a propia Axencia Tributaria ofreza “borradores de libros” preenchidos, como xa fai cos libros do SII para grandes empresas.

Mesmo se non escolles a modalidade VERI*FACTU, o teu sistema deberá permitir a exportación de todos os rexistros de facturación nun formato lexible e seguro, de modo que a AEAT poida requirilos nunha inspección ou en calquera control. Este mesmo ficheiro XML converterase, a miúdo, na base da túa contabilidade. Así, resulta aconsellable que a peme reorganice a súa contabilidade para que:

Cada factura, no momento da súa emisión, quede rexistrada automaticamente co seu hash encadeado (NON VERI*FACTU) ou coa referencia de envío (VERI*FACTU).
Exista coherencia entre as facturas e os asentos contables. Se o teu software contable é distinto ao de facturación, revisa que ambos poidan integrarse ou, cando menos, intercambiar datos sen duplicidades nin descadres.

Ademais, convén reformular a política de copias de seguridade. Na modalidade NON VERI*FACTU, terás que conservar localmente todos os rexistros con garantías de inalterabilidade. Isto pode supor un espazo de almacenamento adicional e a necesidade de backups externos (nube, disco duro externo, etc.) con cifrado para asegurar a confidencialidade. Se prefires que sexa a AEAT quen reciba e almacene as túas facturas “mestras”, a modalidade VERI*FACTU alíviache parte dese esforzo de conservación, pero non che exime de certos backups básicos, pois a responsabilidade última dos datos sempre recae tamén no contribuínte.

8.3. Formación dos empregados

A capacitación do equipo humano é fundamental para que a adopción de VERI*FACTU sexa exitosa. Aínda que o software en si estableza a “imposibilidade” de manipular facturas sen rastro, a realidade é que os empregados deben saber utilizar correctamente todas as novas funcións (como a anulación con rexistro de facturación adicional ou a sinatura dixital de cada factura, no caso de NO VERI*FACTU). A continuación, amosamos os puntos clave desa formación.

Funcionalidades clave que deben coñecer nos novos sistemas de facturación

Independentemente da modalidade elixida, o teu equipo de administración, facturación ou comercial debe manexarse con soltura en:

Xeración e emisión de facturas con QR: Como se crea o documento, onde aparece o QR e a mención “VERI*FACTU”, e como se imprime ou se envía ao cliente.
Anulación de facturas: En vez de “borrar” ou “editar” directamente a factura orixinal, hai que xerar un “rexistro de anulación” (ou unha factura rectificativa, segundo corresponda). O persoal debe comprender a lóxica da “inalterabilidade” para non cometer infraccións.
Envío de rexistros á AEAT (se é VERI*FACTU): Se se opera na modalidade voluntaria, o persoal debe saber como se produce a transmisión automática, como revisar posibles “mensaxes de erro” ou “rexeitamentos da AEAT” e como reintentar o envío se falla a conectividade.
Sinatura electrónica e hash encadeado (se é NO VERI*FACTU): O equipo debe asimilar que cada factura se “encadea” coa anterior mediante un hash, e que non pode ser “sobrescrita” sen xerar un novo rexistro. En caso de detectar un erro, a solución sempre será a anulación ou rectificación, nunca a edición directa.
Rexistro de eventos (NO VERI*FACTU): Saber que tipo de sucesos se anotan (inicio do sistema, incidencias, exportacións de datos, restauracións de copias, etc.), e por que é crítico mantelo accesible. Este rexistro pode ser requirido pola AEAT en inspeccións.

Ademais, é esencial que o equipo de IT ou o provedor de software explique aos usuarios finais como identificar anomalías (por exemplo, se o sistema alerta dunha discrepancia nos rexistros encadeados) e que facer neses casos. Isto reduce a probabilidade de sancións inesperadas ou brechas que o sistema detecta pero ninguén corrixe a tempo.

Guía rápida de uso para empregados administrativos

Unha práctica moi recomendábel é elaborar unha “guía de procedementos internos” ou Manual de uso, onde se describan os pasos que cada empregado debe seguir para facturar conforme a VERI*FACTU. Podería estruturarse así:

Emisión de facturas: Pasos para introducir a venda no software, xerar a factura (con QR), revisar e, finalmente, imprimir ou enviar en PDF ao cliente.
Anulación ou rectificación: Procedemento en caso de erro ou devolución de mercadoría. Explicación da “factura rectificativa” ou do “rexistro de anulación” e por que non se permite borrar a factura orixinal.
Exportación de datos e inspeccións: Instrucións sobre como extraer todos os rexistros, en caso de requirimento da AEAT. Localización das copias de seguridade e do rexistro de eventos (se é NO VERI*FACTU).
Que facer ante incidencias: Por exemplo, se se corta a conexión e estás en modalidade VERI*FACTU, como reter as facturas e envialas en canto sexa posible. Ou se se detecta un erro na sinatura dun rexistro, a quen acudir.

Este manual interno debe actualizarse con certa frecuencia, sobre todo cando o provedor de software lance novas versións ou se a Axencia Tributaria introduce cambios menores nas especificacións técnicas (por exemplo, na estrutura XML). É fundamental que todo o persoal, dende o responsable de contabilidade ata o caixeiro dun comercio, coñeza polo menos os aspectos básicos do sistema.

En ocasións, pode que non se conte cun departamento interno de IT, polo que a formación corre a cargo do provedor de software ou dun asesor externo. Nese caso, planifica obradoiros prácticos e sesións de preguntas e respostas. A resistencia ao cambio adoita mitigarse cando o equipo ve a utilidade da automatización e o control dos rexistros fronte aos posibles riscos de sanción.

En resumo, a implantación de VERI*FACTU vai máis alá de meros requisitos técnicos: impacta directamente na forma en que emites facturas, controlas a túa contabilidade e organizas o traballo diario do teu equipo administrativo. Dende a inclusión do QR en cada documento ata a modificación de procesos para anular facturas sen alterar o rexistro orixinal, a norma obriga a un cambio cultural dentro da pyme.

A medio prazo, este axuste pode xerar beneficios: maior organización, redución de erros, unha contabilidade máis transparente e unha relación máis áxil coa Axencia Tributaria se optas pola modalidade VERI*FACTU. Porén, como en todo proceso de transformación dixital, requírese investimento e formación. Para atender estas cuestións, non dubides en revisar a sección de principais preocupacións ou acudir á guía de implantación, que che explica como organizar esta transición de forma planificada.

Finalmente, lembra que os aspectos administrativos e a capacitación do persoal son tan importantes como a plataforma tecnolóxica. Aínda que contes cun software “certificado”, se o teu equipo non respecta os pasos esixidos (por exemplo, anular facturas co procedemento axeitado), poderías incorrer en infraccións. A sección de réxime sancionador detalla as consecuencias destes incumprimentos, mentres que a sección de ámbito de aplicación explica a quen afecta en cada caso.

Para concluír, o impacto práctico de VERI*FACTU resúmese en:

Facturación diaria con QR e lenda “VERI*FACTU”: O cambio máis visible e simbólico ante clientes e usuarios.
Revisión de procedementos internos: Desde a emisión e o arquivo de facturas ata a súa anulación, pasando pola relación coa contabilidade e os libros rexistro.
Necesidade de formación do persoal: Un software sofisticado non serve de moito se o equipo non comprende o seu funcionamento e a filosofía de inalterabilidade que persegue a norma.

Se xestionas axeitadamente estes puntos, VERI*FACTU pode non só evitarche sancións, senón tamén impulsar unha mellor organización e un paso máis cara á dixitalización integral da túa pyme. Agardamos que esta sección che axude a entender “que vai cambiar” na túa operativa cotiá. Para saber como poñer en marcha todas estas accións de forma ordenada, visita a sección de pasos para a implantación exitosa, onde che ofrecemos un plan máis detallado para cumprir a tempo co Real Decreto 1007/2023.

9. Pasos para a implantación exitosa

A entrada en vigor do Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) non ten por que supoñer un problema, sempre que te organices con tempo e de xeito sistemático. Nesta sección, desglosamos unha folla de ruta que che permitirá adoptar os novos requisitos de facturación –incluído o código QR e a inalterabilidade dos rexistros– dun xeito ordeado e sen sobresaltos. Os pasos que presentamos aquí son aplicables tanto a pequenos negocios e microempresas como a pemes cun certo nivel de complexidade na súa contabilidade.

Se necesitas lembrar antes en que datas debes ter listo o teu software ou que sancións existen se non cumpres, recomendámosche revisar esas seccións correspondentes. E se aínda non sabes se che convén a modalidade VERI*FACTU ou a NO VERI*FACTU, a nosa sección dedicada ás modalidades de sistemas informáticos axudarache a aclarar dúbidas técnicas e loxísticas.

9.1. Análise interna e diagnóstico

O primeiro paso para implantar con éxito o Regulamento VERI*FACTU é saber de onde partes. É moi habitual que as pemes utilicen, sen terlle dado unha reflexión profunda, unha combinación de:

Software de facturación sinxelo (a miúdo obsoleto ou sen mantemento).
Procesos manuais baseados en follas de cálculo (Excel ou Google Sheets).
Un ERP parcial ou a medida, con módulos distintos que non sempre se comunican axeitadamente.

Polo tanto, a análise interna debe abordar cuestións como:

Identificar que sistemas de facturación se usan actualmente: ¿Existen varias ferramentas? ¿Está centralizado nunha única aplicación ou cada departamento emite as súas propias facturas cun método distinto?
- Se tes un ERP (Enterprise Resource Planning) ou un CRM que inclúe facturación, revisa se o provedor anunciou plans de actualización a VERI*FACTU.
- Se a facturación se fai mediante follas de cálculo ou documentos de texto, deberás migrar a un software que cumpra coa normativa (QR, pegada, etc.).
Revisar contratos de mantemento e actualizacións de software: Moitos provedores ofrecen un plan que inclúe adaptacións legais. Quizais o teu paquete contable e de facturación xa contemple a actualización a VERI*FACTU como parte do servizo:
- Verifica se estás ao día nas cotas de mantemento. A miúdo, as pemes danse de baixa ou non renovan, perdendo o dereito ás actualizacións normativas.
- Pregunta directamente ao teu provedor se lanzará un parche ou nova versión. De non ser así, avalía o custo dun desenvolvemento a medida fronte a cambiar de programa.

Nesta etapa de diagnóstico, tamén convén determinar cantos usuarios interveñen na emisión de facturas, o volume mensual de facturación e se o teu sistema actual está preparado para asinar electronicamente os rexistros ou remitilos voluntariamente á AEAT. Se necesitas lembrar en que consiste cada modalidade, visita a sección correspondente para contrastar “VERI*FACTU” (remisión voluntaria) fronte á “NO VERI*FACTU” (sinatura e rexistro de eventos).

9.2. Busca ou adaptación de software

Despois de clarificar a túa situación interna, chega o momento crucial de decidir se manterás o teu software (adaptándoo) ou buscarás un novo. A clave é que a ferramenta que uses cumpra, como mínimo, cos piares de:

Inalterabilidade dos rexistros.
Encadeamento ou sistema de hash para cada factura.
QR obrigatorio e mención “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou “VERI*FACTU”.
Conservación dos datos durante o prazo legal de prescrición.

Onde localizar programas e provedores que cumpran os requisitos?

Portais especializados en software de facturación e contabilidade: Páxinas como Softwaredoit, SoftDoit, ou sitios similares, adoitan listar solucións adaptadas á lexislación española. Alí, podes filtrar por “cumpre VERI*FACTU” ou “adaptación ao RD 1007/2023”.
Asociacións empresariais ou colexios profesionais: Moitas veces, as asociacións de pemes (como CEPYME, ATA para autónomos, etc.) difunden recomendacións de software que eles mesmos validaron. Tamén algúns colexios profesionais (economistas, asesores fiscais) poden suxerir aplicacións concretas.
Provedores cos que xa traballas: Se xa usas un ERP ou un sistema contable cun contrato de mantemento, fala co teu contacto comercial ou técnico. É posible que estean a desenvolver un “módulo VERI*FACTU” para incorporar á túa licenza.

En calquera caso, lembra pedir a “declaración responsable” ao provedor, documento no que afirma que o seu software está conforme coa normativa. Mantén esa documentación arquivada para exhibila en caso de inspección.

Avaliación de custos, funcionalidades e soporte técnico

Para avaliar unha solución (sexa nova ou unha actualización), convén elaborar un checklist cos seguintes apartados:

Custo inicial e recorrente: Trátase dunha licenza de pago único? Un modelo SaaS con cota mensual? Inclúe soporte e actualizacións normativas ou hai que pagalas aparte?
Funcionalidades clave:
- Xera o QR e a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT”?
- Admite a modalidade VERI*FACTU (remisión voluntaria) e/ou a NON VERI*FACTU (sinatura electrónica e rexistro de eventos)?
- Integra coa túa contabilidade e almacén ou terás que duplicar datos?
Soporte técnico e formación:
- O provedor imparte algún curso ou titorial para o teu persoal?
- Que tempos de resposta teñen ante incidencias (SLAs)?
Garantías de conformidade legal:
- O provedor emite a declaración responsable por escrito?
- Con que frecuencia actualiza o software se hai cambios normativos?

Se o software non cumpre algunha das esixencias mínimas de VERI*FACTU, deberás valorar se o provedor pode desenvolvela a curto prazo ou se resulta máis sinxelo migrar a outra solución. Asegúrate de que o custo total (licenza, formación do persoal, posible cambio de hardware) sexa asumible para o teu negocio. Na sección de preocupacións abordamos en detalle a cuestión do investimento inicial.

9.3. Plan de probas e migración

Seleccionado xa o software que usarás, convén trazar un plan de implantación que non se limite a “instalar e listo”. Unha boa migración implica probar funcionalidades, asegurar a compatibilidade cos procesos da túa peme e formar o persoal antes da data de obrigado cumprimento. Vexamos algúns consellos útiles.

Consellos para facer pilotos ou simulacións antes da data límite

Crea un entorno de proba: Moitas aplicacións permiten un modo “sandbox” ou unha base de datos separada para probas. Alí podes simular a emisión de facturas, anulalas, ver como se xera o QR, etc., sen afectar a túa facturación real.
Valida os formatos de facturas: Comproba a presentación impresa ou en PDF, corroborando que o QR sexa lexible e que a frase “VERI*FACTU” apareza nun lugar visible. Se usas sinatura electrónica (modalidade NON VERI*FACTU), verifica que ao abrir a factura no teu xestor documental, a sinatura se mostre correctamente.
Verifica o modo VERI*FACTU (se o escolles): Realiza un “envío” das facturas simuladas aos servidores da Axencia Tributaria (ou ao entorno de probas que a AEAT poida habilitar). Confirma que recibes resposta afirmativa (status 200, sen erros).
Analiza a anulación e rectificación de facturas: Emite unha factura e logo proba a anulala ou rectificala para ver como queda rexistrado ese cambio. Revisa os logs (rexistro de eventos) se estás na modalidade NON VERI*FACTU.

Estas simulacións evitaranche moitos problemas se máis adiante a AEAT require documentación e o teu software non está ben configurado. Ademais, familiarizarás ao equipo coa nova operativa antes de que sexa legalmente obrigatorio.

Como probar o envío voluntario de facturas (modo VERI*FACTU)

Se optas por VERI*FACTU (remisión voluntaria), un dos puntos críticos é a comunicación coa Axencia Tributaria. Aínda que a norma permite unha certa marxe no tempo de envío, a idea base é que as túas facturas se reporten en segundos ou minutos. Para probalo:

Obtén un certificado electrónico ou [Cl@ve PIN] para o teu software ou usuario. Así, cando o sistema se conecte á AEAT, identificarase correctamente.
Configura a URL e os endpoints da AEAT no teu programa. Normalmente, o teu provedor de software indicarache se hai un entorno de probas (Test) distinto ao de produción.
Emite 1 ou 2 facturas de proba e observa a resposta que che devolven os servizos web da AEAT. Verifica os posibles “códigos de erro” e confirma que a factura foi marcada como recibida.
Revisa que a factura impresa leve o QR e a mención “VERI*FACTU”. Se o usuario receptor escanea o QR, segundo o deseño definitivo, podería ver unha mensaxe indicando que a factura é “verificable”.

En caso de incidencias (por exemplo, erros de validación na estrutura XML), o teu software ou a web da AEAT indicaranche a causa. O esencial é depuralo durante a fase piloto e non deixalo para o último momento.

Exportación e validación de rexistros de alta e anulación

Un dos requisitos de VERI*FACTU, en calquera das súas modalidades, é a capacidade de “exportar” e “validar” todos os rexistros de facturación xerados. Isto cobra especial relevancia na modalidade NO VERI*FACTU, porque, en caso de inspección, a AEAT podería pedirche a totalidade de rexistros nun formato lexible. Polo tanto:

Comproba que o teu software xera arquivos XML (ou o formato que a Orde Ministerial definira) que inclúan todas as facturas (rexistros de alta), as súas pegadas (hash) encadeadas e, se procede, os rexistros de anulación.
Asegúrate de poder verter ese ficheiro nun soporte físico (USB, disco duro) ou envialo telematicamente á AEAT se o solicitan. Verifica o resultado en caso de que a axencia publique un validador para eses datos.
Revisa de forma interna que a secuencia de facturas sexa ininterrompida. Calquera ruptura da cadea de hash adoita indicar un posible fallo de configuración ou, peor aínda, un intento de manipulación.

Esta exportación periódica tamén é útil como backup extra. Se perdes os datos por unha avaría do disco, terás copias en formato estruturado. Na sección de Impacto práctico comentamos máis detalles sobre por que isto pode ser beneficioso para a túa organización contable.

9.4. Formación e documentación interna

A tecnoloxía, por si soa, non soluciona o problema se o equipo humano non sabe usala correctamente. Por iso, a fase final (pero moi importante) é a formación dos empregados e a creación de manuais de procedementos que deixen clara a nova operativa de facturación.

Manuais de procedementos para o persoal

Descrición paso a paso: Explica, con capturas de pantalla ou cunha lista clara, como emitir unha factura (seleccionar cliente, produto/servizo, total, xeración do QR, etc.).
Instrucións para anular ou rectificar: Un pequeno erro na cantidade ou na descrición da factura esixe a creación dun rexistro de anulación ou rectificativo. É importante que o persoal saiba que non pode “borrar” a factura antiga no sistema.
Proceso de exportación e copias de seguridade: Indica quen é o responsable de facer a copia de seguridade, con que periodicidade e en que ruta de almacenamento. Detalla tamén que facer se a AEAT require toda a información (onde se localizan os ficheiros XML, por exemplo).
Solución de incidencias: Que pasa se o sistema se bloquea ao xerar o QR? Que facer se a conexión a Internet falla e non se poden enviar facturas á AEAT (no caso de VERI*FACTU)? Onde se rexistra a incidencia?

Este manual de procedementos ten que estar accesible a todo o persoal involucrado en facturación e contabilidade, xa sexa en formato impreso ou nun repositorio dixital. Unha boa práctica é revisalo trimestralmente para asegurarse de que segue actualizado coas novas versións do software.

Directrices para almacenamento e copias de seguridade

Na modalidade NO VERI*FACTU, a túa empresa almacena localmente as facturas, asinadas e co seu hash encadeado. Na modalidade VERI*FACTU, aínda que a AEAT conserve os rexistros que envías, tamén tes que manter unha copia. En ambas situacións, convén definir claramente:

Onde se gardan as facturas: Nun servidor local? Na nube con acceso restrinxido? Nun disco duro externo?
Periodicidade das copias de seguridade: Diaria, semanal, mensual? Fanse versións incrementais ou copias completas? Quen é o responsable?
Protección de datos e cifrado: Lembra que, ademais da normativa fiscal, debes cumprir o RGPD (Regulamento Xeral de Protección de Datos) se manexas datos de clientes. Asegúrate de que as copias non queden sen cifrar ou en localizacións inseguras.
Plan de restauración: Que pasa se se corrompe a base de datos? Sábese restaurar unha copia “antiga” sen perder a continuidade do hash se usas a modalidade NO VERI*FACTU? Estas preguntas son cruciais para a solvencia da túa peme ante posibles desastres informáticos.

A formación nesta área non é só para o departamento de IT, se o tes, senón tamén para os responsables de contabilidade e facturación, que deben estar ao tanto de que facer se alguén pide “copias seguras” ou se a AEAT require un volcado completo de rexistros. Canto máis claro o teñas, máis fácil será cumprir en caso de inspección.

En definitiva, uns pasos de implantación ben trazados permitirán afrontar con calma a adaptación ao Regulamento VERI*FACTU. Resumimos a folla de ruta:

Análise interna: Saber que software usas hoxe, se está actualizado e se o teu contrato de mantemento prevé a adaptación.
Escolma de software: Decidir se manterás o programa actual (con actualización) ou migrarás a un novo. Aquí compararás custos, funcionalidades e soporte. Pide a declaración responsable de conformidade.
Plan de probas e migración: Realizar pilotos, validar envíos (en modo VERI*FACTU) e confirmar que o QR e a anulación de facturas funcionan correctamente.
Formación e manuais: Elaborar guías, dar sesións de capacitación e deixar claros os protocolos de emisión, anulación e backup.

Desde a fase de diagnóstico ata a posta en produción, o ideal é non improvisar: asigna responsables, datas e obxectivos medibles para cada etapa. Asegurámosche que o esforzo valdrá a pena, pois, máis alá de evitar sancións, a nova operativa de facturación pode aportarte unha maior eficiencia administrativa e unha contabilidade máis fiable.

Se queres afondar no día a día tras implantar VERI*FACTU ou coñecer as vantaxes da modalidade VERI*FACTU, invítamoste a visitar esas seccións. Tamén podes explorar recursos oficiais na Sede da Axencia Tributaria ou consultar os facilitadores tecnolóxicos que se están acreditando para ofrecer ferramentas adaptadas á normativa.

Con todo isto, esperamos que poidas afrontar este cambio normativo como unha oportunidade de modernización dos teus procesos internos. Ao fin e ao cabo, a dixitalización non se detén, e contar cun sistema de facturación seguro e verificado é cada vez máis un factor clave para a tranquilidade fiscal e a competitividade da túa peme.

10. Declaración responsable e certificación do software

La declaración responsable é un dos documentos máis relevantes no novo entorno legal instaurado polo Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023). Aínda que a primeira vista poida parecer un mero trámite, esta declaración é a peza clave que garante ante a Axencia Tributaria que un determinado software de facturación, contabilidade ou xestión cumpre cos esixentes criterios de inalterabilidade, trazabilidade, conservación e legibilidade dos rexistros que marca o artigo 29.2.j) da Lei Xeral Tributaria. A efectos prácticos, funciona como un “selado de confianza” que o provedor, desenvolvedor ou fabricante do software emite respecto ao seu produto.

Na presente sección, veremos qué é exactamente a declaración responsable, para que serve no día a día das pymes e como revisar e gardar correctamente este documento. Ademais, daremos exemplos e recomendacións para supervisala se es o usuario final do software (a peme ou autónomo que o emprega). Se aínda non tes claro a quen afecta a norma ou en que datas debes adaptarte, suxirímosche visitar antes esas seccións. E, se che interesa o tema das modalidades de sistemas (VERI*FACTU vs NO VERI*FACTU), tamén temos un capítulo dedicado.

10.1. Qué é e para que serve a declaración responsable

O Real Decreto 1007/2023 establece que todo software de facturación que cumpra co VERI*FACTU debe contar cunha declaración responsable emitida polo seu productor, desenvolvedor ou fabricante, na que se manifesta expresamente que:

Estos puntos confirman que la norma no se limita a penalizar a la pyme que use un software deficiente; también puede dirigirse contra el creador de la herramienta si “prometió” conformidad sin fundamentos. Para entender mejor cómo la AEAT puede exigir responsabilidades, revisa la sección de régimen sancionador.

Cómo revisarla y guardarla

Si eres el usuario final (pequeño empresario o autónomo), es imprescindible que solicites la declaración responsable al adquirir o actualizar tu software. Los pasos recomendados:

Verificar el contenido: Asegúrate de que la declaración indique explícitamente las características exigidas por VERI*FACTU (p. ej., integración del QR, posibilidad de remisión voluntaria, huella digital, firma electrónica, etc.). También debe especificar la versión exacta del software.
Buscar información del productor: Confirma que la empresa o desarrollador que firma la declaración exista legalmente (un CIF válido, dirección, datos de contacto). Si no encuentras referencias de esta empresa, podría ser señal de alarma.
Almacenar la declaración responsable: Guárdala en un lugar seguro, preferiblemente junto a tu licencia o contrato de compra del software. Puede ser en papel o en formato PDF en tu repositorio de documentos legales. Deberás conservarla al menos durante el plazo de prescripción (4 años), aunque lo aconsejable es mantenerla mientras uses esa versión.
Referenciarla en tu manual interno: Si tienes un procedimiento interno para auditorías o inspecciones, anexa la declaración a tu dossier de “información del software”, de modo que, si alguien (inspector, asesor, etc.) pregunta, puedas mostrarla de inmediato.

Estes puntos confirman que a norma non se limita a penalizar á peme que use un software deficiente; tamén pode dirixirse contra o creador da ferramenta se “prometeu” conformidade sen fundamentos. Para entender mellor como a AEAT pode exixir responsabilidades, revisa a sección de réxime sancionador.

Como revisala e gardala

Se es o usuario final (pequeno empresario ou autónomo), é imprescindible que solicites a declaración responsable ao adquirir ou actualizar o teu software. Os pasos recomendados:

Verificar o contido: Asegúrate de que a declaración indique explícitamente as características esixidas por VERI*FACTU (por exemplo, integración do QR, posibilidade de remisión voluntaria, pegada dixital, sinatura electrónica, etc.). Tamén debe especificar a versión exacta do software.
Buscar información do produtor: Confirma que a empresa ou desenvolvedor que asinou a declaración exista legalmente (un CIF válido, dirección, datos de contacto). Se non atopas referencias desta empresa, pode ser sinal de alarma.
Almacenar a declaración responsable: Gárdala nun lugar seguro, preferiblemente xunto á túa licenza ou contrato de compra do software. Pode ser en papel ou en formato PDF no teu repositorio de documentos legais. Deberás conservala polo menos durante o prazo de prescripción (4 anos), aínda que o recomendable é mantela mentres uses esa versión.
Referencia no teu manual interno: Se tes un procedemento interno para auditorías ou inspeccións, anexa a declaración ao teu dossie de “información do software”, para que, se alguén (inspector, asesor, etc.) pregunta, poidas mostrala de inmediato.

En caso de dúbida sobre a veracidade do declarado, podes poñerte en contacto co provedor e pedir explicacións adicionais. Algunhas empresas fornecedoras ofrecen documentación técnica máis profunda, con capturas de pantalla ou especificacións de sinadura electrónica, para demostrar a súa conformidade. Se existe un portal oficial para verificar provedores (por exemplo, en outros países con homologacións centralizadas), consúltano.

10.2. Modelos e recomendacións

A lei non prescribirá un modelo único de declaración responsable. Con todo, si indica a información mínima que debe conter. Neste apartado, suxírense unha estructura base e ofrecemos consellos prácticos sobre como revisala ou supervisala. Tamén che será útil se, por motivos de negocio, desenvolves o teu propio software a medida e precisas emitir ti mesmo a declaración (por exemplo, se es un “produtor” de software que se integrou no teu ERP).

Exemplos prácticos de declaración

A continuación, propoñemos un esquema dunha declaración responsable típica, que poderías atopar ao mercar un software adaptado a VERI*FACTU:


DECLARACIÓN RESPONSABLE DE CONFORMIDADE CO RD 1007/2023 (VERI*FACTU)

1. Datos do Software:
   - Nome comercial: [Ex. FacturaPlus Pro 2.0]
   - Versión: [2.1.0]
   - Data da versión: [10 de setembro de 2024]
   - Modalidade(s) soportada(s): [VERI*FACTU voluntaria / NON VERI*FACTU / ambas]

2. Datos do Produtor/Desenvolvedor:
   - Razón Social: [Software Innovación S.L.]
   - CIF/NIF: [B12345678]
   - Domicilio: [Rúa Exemplo, 45, 28000 Madrid]
   - Contacto: [info@softwareinnovacion.es | Tel: 900 100 200]

3. Obxecto da Declaración:
   - Manifestamos que o software indicado cumpre cos requisitos do Real Decreto 1007/2023 e da Lei Xeral Tributaria (art. 29.2.j)):
     a) Xera facturas con QR e a mención "Factura verificable na sede electrónica da AEAT" ou "VERI*FACTU" (cando aplique).
     b) Soporta o encadeamento de rexistros e pegada (hash) para asegurar a súa inalterabilidade.
     c) Permite, no caso da modalidade VERI*FACTU, a remisión voluntaria de facturas á AEAT en formato XML con pegada e control de fluxo.
     d) Incorpora rexistro de eventos (na súa modalidade NON VERI*FACTU) e/ou sinadura electrónica de cada factura cando se opta pola conservación local.

4. Responsabilidades asumidas:
   - Comprometémonos a actualizar o software sen custo adicional se xorden requisitos técnicos ou de seguridade adicionais ditados pola Orde Ministerial de desenvolvemento.
   - Declaramos non ter incorporado nin permitir no software funcións ou módulos que posibiliten a supresión fraudulenta de facturas sen trazabilidade.
   - No caso de detectar algunha brecha ou incumprimento, notificaremos aos usuarios e emitiremos unha nova declaración corrixida.

5. Vixencia da Declaración:
   - Esta declaración é válida para a versión especificada. Para versións posteriores (2.2, 2.3, etc.), emitirase unha declaración renovada.

Asinado en Madrid, a [Data].
Asinado: [Nome do responsable da empresa produtora]

Este exemplo é orientativo. Cada provedor pode variar a forma, pero a esencia debe ser a mesma: datos do software, do produtor, a mención explícita de cumprir co RD 1007/2023 e a asunción de responsabilidade.

Supervisión da declaración por parte do usuario final

Comprobar a consistencia entre a versión citada e a instalada: Non che serve de nada unha declaración que diga “versión 2.0” se ti na túa empresa usas a “versión 1.9”. Asegúrate de que coinciden.
Revisar data e sinatura: Debe estar asinada polo responsable legal da empresa desenvolvedora e cunha data posterior ou igual ao lanzamento da versión. Se non ten data ou sinatura, pon en dúbida a súa validez.
Verificar a referencia ao RD 1007/2023: Debe nomear expresamente o Real Decreto 1007/2023 e/ou a Lei 58/2003 art. 29.2.j). Se non menciona a norma, podería ser unha declaración xenérica que non ampara todo o exixido.
Archivar no teu repositorio interno: O ideal é gardar a declaración no teu servidor de contabilidade ou na carpeta de “Documentación legal e facturación”, xunto a manuais de usuario e facturas de compra. Lembra que a AEAT pode solicitalo nunha inspección.

Ten en conta que, ao final, a AEAT non dispón dunha “lista pública” de software homologado (polo menos, non se contempla no texto do RD 1007/2023). Por iso, a carga de verificar e conservar a declaración recae no usuario. Este é un dos pilares do enfoque de autocertificación que adopta a norma.

Para rematar, subliñamos que a declaración responsable e a certificación do software constitúen un punto crucial na folleto de ruta de implantación de VERI*FACTU. Escoller un programa que a proporcione, e gardar adecuadamente ese documento, protexerá a túa pyme ante posibles revisións da Axencia Tributaria. No caso de que xurda algún problema ou divergencia, a declaración servirá de proba de que actuaches con diligencia e que, en teoría, o software estaba habilitado para previr manipulaciones ilícitas.

Non esquezas que a conformidade non remata coa sinatura da declaración; debes seguir bos procedementos diarios ao facturar (por exemplo, non “sobreescribir” facturas xa emitidas, usar códigos QR e a mención “VERI*FACTU” cando corresponda) e manter actualizado o teu software conforme a novas versións ou parches de seguridade.

No caso de que o fornecedor non sexa capaz ou non queira emitir dita declaración, desconfía. Podería non ter integrado todas as funcionalidades que exixe o RD 1007/2023. Mais vale buscar outro software ou, se tes un contrato forte de desenvolvemento á medida, esixir o cumprimento das cláusulas que garanten a adaptación legal. Se se incumpre, revisa a sección de sancións para ver a gravidade das multas que poderían impoñerse ao usuario e ao produtor.

Se queres saber máis sobre a responsabilidade que asumen fabricantes e usuarios, a sección de réxime sancionador e a de ámbito de aplicación detallan como a Lei Xeral Tributaria abarca ambos os polos: non só sanciona ao usuario por ocultar facturas, senón tamén a quen deseña un software predisposto á manipulación de datos sen rastro. Por outro lado, na sección sobre modalidades de sistemas informáticos analizamos as diferenzas entre a remisión voluntaria (VERI*FACTU) e a conservación local con sinadura electrónica (NON VERI*FACTU), o que tamén repercute na declaración responsable.

En definitiva, a declaración responsable é a proba documental que conecta o software coa responsabilidade legal de cumprir VERI*FACTU. Interpretala ben, esixirlla cando compras o programa e almacenala durante todo o tempo que uses esa versión son pasos fundamentais para blindar a túa pyme fronte a posibles inspeccións e ofrecer transparencia ante a Axencia Tributaria. Agardamos que, con esta guía, poidas manexala con confianza e, por suposto, integrala de forma eficaz nos teus pasos de implantación do RD 1007/2023.

11. Rexistro de eventos (para a modalidade NON VERI*FACTU)

Dentro do marco establecido polo Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023), a modalidade NON VERI*FACTU implica que a pyme ou autónomo conserva localmente todos os rexistros de facturación e asume a responsabilidade de garantir a súa inalterabilidade. A diferenza da modalidade VERI*FACTU (remisión voluntaria de facturas á Axencia Tributaria), en NON VERI*FACTU non se envía en tempo real a información á AEAT. Polo tanto, para asegurar o cumprimento do principio de integridade e rastrexabilidade, a norma exixe a implementación dun elemento adicional: o rexistro de eventos.

Nesta sección, exploramos que é exactamente o rexistro de eventos, para que serve, que tipo de sucesos deben anotarse e como a Axencia Tributaria (AEAT) pode chegar a auditar ou revisalo. Se despois de ler isto aínda non sabes se a túa empresa debería optar pola modalidade NON VERI*FACTU ou preferir a modalidade VERI*FACTU, recoméndoche visitar esa sección específica. E, se queres coñecer mellor o Régime sancionador que se aplica se non rexistras correctamente estes eventos, atoparás información detallada na sección de sancións.

11.1. Obxectivo do rexistro de eventos

O rexistro de eventos concíbese como un “diario de sucesos” interno da aplicación de facturación que, na modalidade NON VERI*FACTU, cumpre un papel fundamental: asegurar a integridade e inalterabilidade da cadea de facturas. Mentres que en VERI*FACTU a AEAT recibe as facturas de inmediato e convértese en “testemuña” da súa integridade, en NON VERI*FACTU é o propio software o que debe cubrir esa función de forma interna.

Basicamente, o rexistro de eventos:

Documenta cada interacción significativa co sistema de facturación (por exemplo, inicio e fin da aplicación, exportación de rexistros, copia de seguridade, detección de anomalías).
Garante a rastrexabilidade da actividade do sistema, reflectindo calquera feito que puidese alterar ou ameazar a cadea de integridade dos rexistros de facturación (por exemplo, un intento de borrar facturas xa emitidas sen xerar anulación).
Facilita a auditoría por parte da AEAT, pois no caso de inspección pódese reconstruír o “historial” de funcionamento do programa e verificar se houbo fendas ou manipulaciones fóra do permitido.

Recordemos que, en NON VERI*FACTU, cada rexistro de facturación está asinada electrónicamente (ou cun hash encadeado) para evitar a súa modificación posterior. Sen embargo, estas garantías centran a protección na factura propia. O rexistro de eventos engade unha capa adicional: vixiar os momentos clave nos que o sistema puido ser obxecto de cambios ou incidencias que puidesen favorecer o fraude.

Como funciona e que se anota

Desde o punto de vista práctico, o rexistro de eventos actúa como un caderno de bordo automático. Cada vez que ocorre un evento relevante, o sistema:

Captura a data e hora exactas (idealmente cun reloxio sincronizado ou cun selo de tempo).
Garda o tipo de evento (por exemplo, “Inicio do sistema”, “Detección de anomalía na integridade da factura X”, “Exportación de rexistros de 01/2025”…).
Asina ou encadea este rexistro para que non poida ser suprimido sen deixar rastro. Isto implica que non se pode alterar o propio rexistro de eventos sen xerar incoherencias na cadea.

Este proceso aseméllase a como os rexistros de facturación se encadean entre si, agás que aquí a unidade básica é un “evento”. O sistema agrupa estes eventos nun ficheiro (ou base de datos) que se conserva xunto co resto da información fiscal. Cando a AEAT solicita unha inspección, pode pedir non só as facturas, senón tamén a volcada deste rexistro de eventos para comprobar a “historia” da aplicación.

Dado que este requisito é exclusivo da modalidade NON VERI*FACTU, moitas pymes que prefiran evitar esta complexidade optarían por VERI*FACTU, enviando as súas facturas á AEAT e prescindindo do rexistro de eventos local. Non obstante, se non desexas estar enviando facturas en liña, a contrapartida é esta capa adicional de rexistro e control no teu propio software.

11.2. Tipos de eventos a rexistrar

Aínda que o Regulamento VERI*FACTU non enumera de xeito exhaustivo cada “evento” posible, si deixa claro que deben anotarse todas as accións relevantes que poidan afectar á integridade dos rexistros de facturación ou ao propio sistema. Vexamos os casos máis típicos:

Inicio e fin do sistema

Cada vez que a aplicación de facturación se poña en marcha (arranque) ou se peche, rexístrase un evento coa data, hora e o motivo (por exemplo, un usuario “Admin” pecha a aplicación). Isto impide que alguén abra o programa “en oculto” para manipular datos sen que quede constancia. Da mesma forma, se o sistema sofre un cierre inesperado (fallo), tamén debería ser anotado como evento de forma automática.

Exportacións de datos

A norma prevé que, na NON VERI*FACTU, a AEAT poida requirir a extracción e remisión de todos os rexistros de facturación e do propio rexistro de eventos. Polo tanto, cada vez que se realice unha exportación deses datos (xa sexa para un backup, para un requirimento, para un volcado masivo en local, etc.), debe xenerarse un evento que indique:

Data e hora da exportación.
O usuario que a solicitou.
O periodo ou rango de facturas exportadas, se aplica.

De este xeito, se a AEAT detecta discrepancias entre varias exportacións, pode revisar o rexistro de eventos e ver se houbo exportacións anómalas ou excesivamente frecuentes que puidesen indicar manipulación. A trazabilidade é completa se se combinan estes datos coa cadea de hash de cada factura.

Deteccións de anomalías, incidencias ou fallos

O software debe “vixiar” a coherencia da cadea de facturas e do propio rexistro de eventos. Se en algún momento o sistema detecta que se rompeu a secuencia (por exemplo, unha factura “salta” do número 10 ao 12 sen anulación previa do 11), ou que a sinatura electrónica dunha factura non coincide, debe:

Xerar un evento de alerta ou detección de anomalía.
Amosar un aviso ao usuario (dependendo do deseño do software), para que se corrixa ou se investigue a causa.

Ese evento de “detección de anomalía” queda gravado con data e hora. Se un usuario pretendía manipular as facturas de forma fraudulenta, non podería “ocultar” esa anomalía sen romper a consistencia do propio rexistro de eventos.

Outros sucesos relevantes

Cambios de configuración: Se un administrador entra na aplicación e modifica axustes críticos (por exemplo, a ruta de almacenamento de datos, a política de numeración de facturas, etc.), convén deixar constancia no rexistro.
Actualizacións ou parches: Cando o software se actualiza a unha nova versión, o rexistro de eventos debe anotalo, pois ás veces as novas versións cambian a forma de asinar as facturas ou de manexar a base de datos.
Copias de seguridade e restauracións: Especialmente relevantes. Unha restauración de copia antiga podería supoñer perder parte da secuencia de facturas emitidas en días posteriores. Para evitar confusións, exíxese anotar este suceso no rexistro.

Obligas de conservación

Tal e como ocorre coas facturas, o rexistro de eventos non pode manipularse nin borrarse. O período mínimo de conservación é o mesmo que para as facturas (normalmente 4 anos, de acordo coa Lei Xeral Tributaria e o prazo de prescripción). Non obstante, para seguridade xurídica, é aconsellable mantelo mentres existan facturas que poidan ser inspeccionadas, o que ás veces estende a súa utilidade a 5 ou máis anos, segundo a casuística do negocio (por exemplo, se emites facturas de 2023 e esíxenche en 2027).

O software deberá permitir un volcado seguro deste rexistro (xeralmente en formato XML) para que sexa legible no caso de requirimento. A sección de pasos para a implantación aprofunda en como planificar a exportación e copias de seguridade para non incorrer en irregularidades.

11.3. Auditorías e controles

Un dos temores máis frecuentes entre as pymes que optan pola modalidade NON VERI*FACTU é: “¿Cómo e cando pode a Axencia Tributaria revisar o meu rexistro de eventos?” Precisamente a potestade de inspección da AEAT permítelle personarse no establecemento ou requirir telemáticamente o volcado completo destes rexistros. Vexamos as situacións máis habituais e algunhas boas prácticas.

Como a AEAT pode revisar este rexistro

Inspección in situ: Se a AEAT envía aos seus inspectores ao teu local, estes poden esixir acceso inmediato ao software de facturación e ao rexistro de eventos. Para iso, deberás facilitar as credenciais (usuario e contrasinal) e calquera clave de seguridade necesaria.
Requirimento de información: De forma electrónica, a Axencia Tributaria pode enviarte un requirimento para que, nun prazo determinado, remitas todos os eventos entre dúas datas concretas. Tamén pode esixir a remisión dos registros de facturación e comparalos co rexistro de eventos para verificar coherencias.
Cotexo coa cadea de hash: Na modalidade NO VERI*FACTU, cada factura leva a súa “pegada” ou sinatura que encadea coa anterior. O rexistro de eventos debe reflectir os sucesos que, dun xeito ou outro, validen esa secuencia. Se a AEAT detecta que a secuencia se rompeu sen xustificación ou que faltan eventos agardados (por exemplo, non se anota un fallo do sistema), pode sospeitar que houbo manipulación.

No peor escenario, se a AEAT conclúe que omitiches eventos cruciais ou manipulaches a base de datos, poderías enfrontalos a sancións contempladas no artigo 201 bis da Lei Xeral Tributaria, descrito na sección de réxime sancionador. Por iso, é vital implementar o rexistro de eventos coa robustez que require a norma.

Boas prácticas para evitar incidencias

Aínda que a norma se limita a establecer requisitos mínimos, a experiencia con outros sistemas de control de facturación (por exemplo, TicketBAI no País Vasco ou os “ECR systems” noutros países) indica que hai Boas Prácticas que reducen significativamente os riscos:

Mantén un “mirror” ou copia sincronizada do rexistro de eventos: Se gardas o rexistro nun servidor local, podes configurar copias de seguridade automáticas na nube. Así, se un empregado intenta suprimir rexistros no local, quedará constancia na copia.
Activar alertas de anomalía: Moitos softwares de facturación xa prevén a detección de incongruencias. Axusta o sistema para que, ante calquera feito anómalo (como un salto na numeración de eventos ou repetición do mesmo ID), envíe un correo ou notificación ao responsable de contabilidade ou ao administrador.
Rexistrar non só “grandes” sucesos senón tamén “cambios de configuración”: Con frecuencia, son nos pequenos axustes onde se introducen buratos de seguridade que poderían permitir manipular facturas. Canto máis granular sexa o teu rexistro de eventos, mellor protexido estarás ante unha auditoría.
Documentar internamente a xestión de eventos: Semellante a un manual de procedementos, crea un apartado (ver formación e documentación interna) para que todos os empregados saiben que é o rexistro de eventos, por que non se pode borrar nin alterar e que pasa se algo se rexistra mal.

Lembra que o obxectivo non é complicarte a vida, senón garantir que ningunha factura se “borrará” sen deixar rastro e que todo suceso que afecte ao software quede reflectido. Se o teu equipo entende a importancia disto e o teu proveedor de software o implementa correctamente, o rexistro de eventos será un aliado, non un obstáculo.

En conclusión, o rexistro de eventos é o cinto de seguridade para quen prefiran a modalidade NON VERI*FACTU, gardando localmente as facturas sen envialas á AEAT en tempo real. Almacenar e “encadenar” facturas non é suficiente; tamén fai falta un rexistro de sucesos que demostre que o sistema non foi manipulado fóra dos cauces legais.

Á súa implementación práctica cómpre:

Configurar a xeración automática de eventos ao iniciar e pechar o sistema, ao exportar facturas, ao detectar anomalías e ao cambiar configuracións críticas.
Asegurar a inalterabilidade destes eventos, a miúdo mediante firma electrónica ou secuencia hash semellante á das facturas, para que non poidan “borrarse” sen evidencias.
Conservar o rexistro de eventos polo menos durante 4 anos, igual que as facturas, e permitir a súa exportación lexible se a AEAT o require.

De esta forma, se a Administración se personar ou solicitar unha inspección remota, poderás demostrar que o teu sistema operou conforme á legalidade e non alteraches facturas a posteriori sen deixar pegada. Na sección sobre pasos para a implantación explicámosche como planificar este requisito dentro do teu proxecto de adaptación a VERI*FACTU, e no impacto práctico verás como repercute a nivel de procedementos internos diarios.

Por suposto, se crees que remitir voluntariamente as túas facturas á AEAT de forma inmediata ou cuasireal aforrará a complicación de manter un rexistro de eventos, a modalidade VERI*FACTU pode ser a túa solución ideal. Neste caso, a AEAT convértese en “garante” da integridade, eliminando a obriga de firma individual de cada rexistro ou a necesidade do rexistro de eventos. Non obstante, non todo negocio desexa (nin pode) ter esa conexión estable a Internet ou esa dependencia de servidores, polo que a modalidade NON VERI*FACTU segue sendo completamente válida.

Sexa cal sexa a túa opción, o Rexistro de eventos exemplifica a “columna vertebral” da seguridade interna na modalidade NON VERI*FACTU. Aplica un criterio de “máis vale previr”: un rexistro exhaustivo e fiable é o que, en caso de dúbida, probará a túa boa fe e a imposibilidade técnica de que as facturas se manipulasen sen deixar pegada. Cunha adecuada implantación deste rexistro, a túa peme quedará mellor protexida fronte a calquera inspección ou denuncia de fraude, reforzando a confianza nos teus procesos contables.

Se queres saber como se certifica o software que implementa este tipo de rexistro de eventos, suxirímosche ler a sección sobre a declaración responsable, onde explicamos como o desenvolvedor debe emitir un documento comprométese a cumprir co estipulado no RD 1007/2023. O usuario final, por súa parte, debe esixir dita declaración e gardala como parte do seu “escudo legal”.

Así, o rexistro de eventos deixa de ser un mero formalismo para pasar a ser unha ferramenta esencial que defende a transparencia e evita que calquera incidencia ou intento de fraude pase inadvertido. Agardamos que, con esta explicación, che resulte máis sinxelo entender a utilidade e a necesidade de incluílo no teu plan de adaptación a VERI*FACTU, especialmente se no teu caso optaches pola conservación in situ dos rexistros de facturación e non pola remisión voluntaria.

12. Exemplos prácticos e casos de uso

A miúdo, resulta complicado entender a implantación do Regulamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) en termos abstractos. Por iso, nada mellor que ver casos reais ou situacións tipo nas que se afronta a adaptación á nova norma. Nesta sección, describimos catro escenarios moi distintos (unha empresa de servizos con baixa facturación, un comercio minorista con venda directa, unha peme industrial que emite multitude de facturas e un autónomo con escasa actividade) para ilustrar como poden abordar os seus respectivos proxectos de cumprimento.

Se desexas máis información sobre os requisitos de cada modalidade (VERI*FACTU vs. NON VERI*FACTU), a sección sobre modalidades de sistemas ou os prazo de implantación, recomendámosche revisar eses apartados. Ademais, se che preocupa a sanción que podería acarrear un uso indebido do software, atoparás detalles no capítulo correspondente.

12.1. Empresa de servizos sen gran volume de facturación

Imos imaxinar unha consultora pequena, integrada por 3 profesionais e radicada nunha cidade de tamaño medio. As súas principais características son:

Emite aproximadamente 15 ou 20 facturas ao mes, a clientes finais e a algúns outros pymes.
Moitas das súas facturas elabóranse de forma manual, en Word ou Excel, e logo convértense a PDF para envialas por correo electrónico.
Carece dun ERP complexo. A súa contabilidade lévaa unha asesoría externa e os socios apenas precisan un software moi básico.

Coa chegada de VERI*FACTU, os seus responsables enteráronse de que as facturas deberán:

Incluir o código QR e a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou “VERI*FACTU” (se optan pola modalidade VERI*FACTU).
Garantir a inalterabilidade, xa sexa enviándoas á AEAT (remisión voluntaria) ou cun hash encadeado e un rexistro de eventos no caso de modalidade NON VERI*FACTU.

Decisión de adoptar VERIFACTU vs NON VERIFACTU

Despois de consultar co seu asesor, a pequena empresa opta pola modalidade VERI*FACTU. Por que? Fundamentalmente por dous motivos:

Volume baixo de facturación: Enviando unhas 15-20 facturas ao mes, o tráfico de datos á AEAT é mínimo, e non teñen medo de saturar a súa conexión a Internet.
Simplicidade da ferramenta: Lles atrae a idea de non ter que ocuparse da sinadura electrónica nin do rexistro de eventos. Prefiren que sexa a AEAT a que reciba en tempo real as facturas e funcione como garante da integridade.

Enteráronse, ademais, de que a Axencia Tributaria prevé unha aplicación simplificada (a “Aplicación de último recurso”) para microempresas con moi poucas facturas. Sen embargo, tras explorala, ven que a precisan algo máis versátil (por exemplo, para xerar facturas co seu logotipo e automatizar certos datos). Finalmente, atopan un software na nube que, por unha cuota mensual moderada, xera facturas con QR e remite os rexistros á AEAT en modo VERI*FACTU.

Custos estimados e pasos dados

O custo da licenza deste software é de uns 20 €/mes, que consideran asumible. No caso de ter elixido a modalidade NON VERI*FACTU, o software que miraron requiría un módulo de sinadura electrónica e implementación de rexistro de eventos, algo máis caro (pode rondar os 600 € como pagamento inicial, máis un mantemento), e ademais comportaba complexidades técnicas (respaldo local, etc.).

O plan de implantación foi:

Formación rápida da socia encargada de facturación sobre como xerar facturas co novo sistema na nube.
Proba piloto durante unha semana, enviando facturas de proba á AEAT en modo VERI*FACTU (o software dispón dun entorno de proba).
Despliegue definitivo e abandono de Excel. Integran os datos dos seus clientes no software online e comezan a facturar con QR e a mención “Factura verificable na sede electrónica da AEAT”.

Agora, a súa facturación cumpre coa inalterabilidade esixida pola Lei Xeral Tributaria e o RD 1007/2023. Cando a AEAT solicite ou queira verificar algo, disporá xa dos rexistros que envían en tempo real, e a empresa non se ve obrigada a manter sinadura electrónica nin rexistro de eventos local.

12.2. Comercio minorista con venda directa ao público (facturas simplificadas)

Vexamos outro caso: un comercio minorista de roupa e complementos, cun mostrador e TPV (Terminal Punto de Venda) para atender aos clientes. Trátase dun negocio que emite a gran maioría das súas facturas en formato simplificado (tickets), salvo contadas ocasións nas que o cliente solicita factura completa para dedución.

Implantación do código QR nos tickets

Antes de VERI*FACTU, os seus tickets carecían de calquera tipo de código para verificación. Coa nova normativa, xérase a obriga de incluir un QR e a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” (ou “VERI*FACTU”) en cada documento (factura simplificada). Ademais, o seu software TPV debe permitir a trazabilidade de cada ticket, impedindo a súa eliminación posterior sen rastro.

Tras informarse, o comerciante opta pola modalidade NON VERI*FACTU, xa que non desexa depender dunha conexión continua a Internet nin “informar” cada ticket ao instante. Prefire seguir a imprimir tickets na súa impresora de recibos e almacenar localmente a cadea de facturas (cada un co seu hash).

O seu provedor de TPV xa está a traballar na actualización para VERI*FACTU. Asegúranlle que, cun parche, cada ticket xerará o QR correspondente e a mención “Factura verificable…”. Ademais, activarase un rexistro de eventos que anote cada arranque do sistema, cada peche, cada exportación de datos e calquera anulación de ticket.

Como xestionar a anulación de facturas

Até agora, se se detectaba un erro no cobro, o traballador simplemente “borraba” o ticket. Iso xa non é viable sen deixar rastro. A nova operativa esixe:

Emitir un rexistro de anulación: Se o cliente devolve o artigo xusto despois da compra, xérase un “ticket de anulación” que referencia a venda orixinal, mantendo a pegada do ticket inicial.
O sistema rexistra un “evento” con data, hora e causa da anulación (por exemplo, “Erro no prezo” ou “O cliente arrepíntese”).
O empregado imprime ese novo documento (“ticket de anulación”) e ségueno ao cliente ou arquívao, segundo a política do comercio.

Desta forma, cada venda e anulación queda perfectamente rastrexada. O comercio minorista mantén a súa independencia local, sen enviar datos á AEAT en tempo real, pero asume a responsabilidade de custodiar todos os rexistros de facturación e o rexistro de eventos.

12.3. Pyme industrial con facturación masiva

Neste terceiro exemplo, temos unha pyme industrial que fabrica e distribúe compoñentes eléctricos a múltiples clientes B2B en toda España. Mensualmente, emite arredor de 3.000 facturas, moitas en formato de factura completa, e dispón dun ERP robusto que integra a xestión de pedidos, produción, logística e facturación.

Integración con ERP e contabilidade

A empresa xa contaba cun ERP personalizado que xera facturas en PDF e envía copias á súa contabilidade interna. Ante VERI*FACTU, plantexan dúas opcións:

Remisión voluntaria (VERI*FACTU): Enviar cada factura ou lote de facturas á AEAT en poucos segundos despois da súa emisión. Dado o elevado volume, temen saturar a conexión ou necesitar unha potencia de servidores maior. Preocúpanlles o control de fluxo que a AEAT establece e como adaptarse para non colapsar os envíos. A cambio, libraríanse da sinadura electrónica local e do rexistro de eventos.
Conservación in situ (NON VERI*FACTU): Manter todas as facturas asinadas electrónicamente e encadeadas cun hash, ademais de levar un rexistro de eventos que documente cada suceso relevante. Así, non dependen dunha comunicación continua coa AEAT, pero deben reforzar os seus sistemas para manexar a sinadura e a custodia de milleiros de facturas ao mes.

Tras consultar co seu departamento de IT, ven que o seu ERP xa manexa a sinadura de documentos electrónicos para outros fins (sellos de tempo, etc.). Polo tanto, o salto a NON VERI*FACTU non é tan grande. Preocúpanlles máis a idea de saturar a súa conexión subindo 3.000 facturas mensuais (ou 150 diarias) á AEAT, aínda que isto é factible cunha conexión adecuada. Pero, ao final, optan por NON VERI*FACTU por preferir controlar localmente os seus datos e non ter que estar pendentes de posibles erros na comunicación telemática.

Probas de carga e envío masivo de rexistros

Adoptada a modalidade NON VERI*FACTU, agora deben preparar o ERP para:

Crear o encadeamento de facturas, de xeito que cada unha faga referencia á pegada da anterior.
Sinadar cada rexistro de facturación electrónicamente, e xerar a pegada (hash) correspondente.
Incorporar a impresión do código QR e a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” (ou “VERI*FACTU”), se procede. Aínda que, en NON VERI*FACTU, tamén é obrigatorio o QR, incluso se non remiten a factura á AEAT.
Xestionar o rexistro de eventos. Cada vez que arrinca o ERP, faise unha exportación, ou se detecta un erro de integridade, anótanse “eventos” con data e detalle.

Para asegurarse de que o rendemento non se ve prexudicado, fan probas de carga sobre o seu ERP local, xerando 3.000 facturas de exemplo e vendo se a sinadura individual ralentiza demasiado o sistema. Axustan as rutinas de batch para assinar cada factura de xeito eficiente.

Ao final, o proceso de adaptación dura uns 3 meses, incluíndo reunións co proveedor de ERP e formacións ao persoal. Pero con iso, a pyme industrial sintese preparada para a data límite e mantén a súa autonomía local sen saturar a rede con envíos á AEAT.

12.4. Autónomo con facturación ocasional

Por último, consideremos a situación dun autónomo (por exemplo, un profesional de terapias naturais) que emite apenas 4 ou 5 facturas ao mes, a clientes particulares, e non ten unha estrutura contable complexa. Até agora, as facía en Word ou Excel, numerándoas de xeito manual.

Uso da aplicación gratuíta da AEAT (“Aplicación de último recurso”)

O Reglamento VERI*FACTU contempla que a Axencia Tributaria ofreza unha aplicación gratuíta para facturar, pensada especialmente para microempresas ou autónomos con volume de facturación moi baixo. O profesional descobre esta ferramenta na Sede Electrónica da AEAT e decide probala:

Introduce o seu certificado dixital ou Cl@ve para autenticarase.
O formulario pídelle datos básicos do cliente, concepto e importe.
Ao xerar a factura, créase un PDF co código QR, a mención “VERI*FACTU” e a numeración correlativa que a aplicación manexa. É a AEAT, dun certo modo, quen “controla” a integridade.

En consecuencia, o autónomo vese eximido de manter localmente un “rexistro de eventos” ou de sinar electrónicamente nada; a propia AEAT actúa como garante da inalterabilidade. É, de feito, a modalidade VERI*FACTU feita nun “formulario web”.

Vantaxes e limitacións

O principal beneficio desta “Aplicación de último recurso” radica no seu coste cero e na súa extrema sinxeleza. Non obstante, tamén implica limitacións:

Facturas sen personalización: Con esta app gratuíta, o profesional non pode engadir un logotipo nin un deseño corporativo, nin editar a plantilla en exceso.
Enfoque en facturas completas: En moitos casos, non xera tickets (facturas simplificadas) se o teu modelo de negocio fose de retail B2C, algo que pode ser un obstáculo para comercios presenciais.
Gestión de cobros e inventario inexistente: Non ofrece funcionalidades extra de contabilidade, control de stock ou enlace coa conta bancaria.
Falta de escalabilidade: Se no futuro o autónomo comeza a emitir 100 facturas ao mes, a app gratuíta quedarase curta e terá que migrar a un software máis robusto.

Non obstante, para un autónomo ocasional con tan poucas facturas, esta solución pública funciona como unha maneira rápida de “cumprir a lei sen gastar”. O profesional asume que, mentres usa este formulario, cada factura “nace” enviada á AEAT e, polo tanto, cumpre o esquema VERI*FACTU á perfección.

Conclusións dos casos de uso

A través destes catro exemplos puidemos ver como o Reglamento VERI*FACTU pode adaptarse a realidades empresariais moi distintas:

Empresas de servizos con baixo volume atopan cómoda a remisión voluntaria de facturas (VERI*FACTU). Evítanlles a sinadura electrónica e o rexistro de eventos.
Comercios minoristas que emiten moitos tickets prefiren, en algúns casos, a modalidade NON VERI*FACTU, xestionando localmente a integridade e asumiendo o rexistro de eventos. O seu TPV actualízase para xerar o QR.
Pymes industriais con facturación masiva sopesan a complexidade de enviar miles de facturas á AEAT (VERI*FACTU) fronte a sinatelas localmente e implementar un rexistro de eventos sólido (NON VERI*FACTU). Moitas elixen esta última opción para manter un control total.
Autónomos con poucos clientes poden optar pola aplicación gratuíta da AEAT, integrando automaticamente a remisión en tempo real e evitando custos extra.

En todos os escenarios, repítense dúas palabras clave: encadeamento (ou sinatura electrónica) e código QR coa frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou “VERI*FACTU”. Tamén se evidencian custos e dificultades diversas, que varían segundo a complexidade do negocio.

Cada caso debe ser evaluado coas súas circunstancias propias. Factores como a estruturación do negocio, o tempo restante ata a data límite, o risco de sancións e a capacidade de investimento xogan un papel crucial na decisión final. O que si queda claro é que calquera empresa ou autónomo que emita facturas deberá escoller un software compatible con VERI*FACTU ou adaptarse á ferramenta gratuíta que pon a Axencia Tributaria, tendo en conta todas as implicacións dunha ou outra elección.

Agardamos que estes exemplos prácticos axúdenche a visualizar mellor como poderías aplicar o Real Decreto 1007/2023 na túa propia actividade ou á hora de asesorar aos teus clientes. Se aínda che quedan dúbidas sobre a declaración responsable que debe emitir o proveedor, suxírimos revisar a sección sobre declaracións e certificación. E se queres un plan detallado de implantación exitosa, consulta a sección de Pasos para a implantación, onde explicamos como planificar, formar ao persoal e controlar os custos deste cambio normativo.

Para máis información, tamén podes acudir á Sede Electrónica da AEAT, onde a Axencia Tributaria publicará directrices e documentación de apoio, así como á asociación profesional ou colexio que corresponda ao teu sector, pois algúns xa elaboran guías e listados de software homologado para facilitar esta transición.

13. Relación coa futura factura electrónica obrigatoria (Lei Crea e Crece)

O Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) non é o único proxecto de dixitalización que afecta á emisión e recepción de facturas en España. Paralelamente, atópase en marcha a futura extensión da factura electrónica obrigatoria nas relacións B2B, enmarcada na chamada “Lei Crea e Crece” (Lei 18/2022, do 28 de setembro). Aínda que ambas as iniciativas perseguen modernizar a facturación e facilitar o control, non son exactamente o mesmo nin teñen obxectivos idénticos. Nesta sección, exploramos as diferencias entre VERI*FACTU e a factura electrónica obrigatoria, a posible converxencia futura e os consellos para as pymes que queiran adiantarse á transformación e adoptar desde xa sistemas electrónicos ben estruturados.

Se necesitas repasar primeiro a modalidade VERI*FACTU vs a NON VERI*FACTU ou como implantar con éxito os cambios da normativa, recoméndoche visitar antes eses capítulos. Así mesmo, se che preocupa a sanción por incumprir VERI*FACTU ou te interesa ver casos prácticos, atoparás información detallada nas secciones correspondentes.

13.1. Diferenzas entre VERI*FACTU e facturación electrónica

O Real Decreto 1007/2023 (VERI*FACTU) e a factura electrónica obrigatoria da Lei 18/2022 “Crea e Crece” parten dun denominador común: digitalizar e modernizar o proceso de emisión de facturas nas empresas españolas. Con todo, cada un céntrase en obxectivos e aspectos legais distintos:

Obxectivos tributarios vs. obxectivo anti-morosidade

VERI*FACTU: Creado cunha clara vocación de combatir o fraude fiscal e aumentar a transparencia da facturación. Céntrase en evitar a manipulación e a eliminación de facturas, garantindo a “inalterabilidade” dos rexistros mediante o encadeamento de pegadas ou a remisión inmediata á Axencia Tributaria, segundo a modalidade escollida. Tamén persegue que cada factura dispoña dun código QR verificable polo cliente e pola propia Administración.
Factura electrónica obrigatoria (Lei Crea e Crece): Promóvese co obxectivo principal de reducir a morosidade nas transaccións comerciais B2B, impulsando a obrigatoriedade da e-factura entre empresas e profesionais. Así, todo intercambio (pedidos, facturas, pagos) formalizaríase electrónicamente, deixando menos marxe a impagos ou dilacións inxustificadas. A Lei 18/2022 busca a trazabilidade dos pagos e a transparencia nas relacións comerciais.

A diferenza esencial é que VERI*FACTU céntrase na integridade tributaria (evitar facturas “eliminadas” ou alteradas) e a Lei Crea e Crece na gestión de cobros e o anti-morosidade. Coa e-factura obrigatoria, preténdese que cada operación B2B estea documentada electrónicamente e que os pagamentos sexan rastrexables, mentres que VERI*FACTU versa sobre a non manipulación fraudulenta e a verificación en tempo real ou local (segundo modalidade).

Ademais, VERI*FACTU afecta a toda factura (B2B, B2C ou incluso facturas simplificadas ou tickets), mentres que a obrigatoriedade da factura electrónica da Lei Crea e Crece céntrase nas operacións B2B. Non obstante, ambos proxectos comparten o trasfondo da digitalización e a conveniencia de formatos electrónicos seguros.

13.2. Posible converxencia futura

A pesar das diferenzas, moitos expertos anticipan unha convergencia entre VERI*FACTU e a facturación electrónica obrigatoria. ¿Por que? Porque, a longo prazo, o ecosistema español tenderá a:

Generalizar a e-factura tamén en transaccións B2C, unificando os formatos en beneficio da automatización contable e a redución do papel.
Integrar a remisión de datos coa AEAT para que, se xa se emite electrónicamente, a factura se comparta coa Administración en tempo real (semellante a o que ocorre en VERI*FACTU voluntaria), reforzando así a inalterabilidade e simplificando as obrigas contables a pymes.
Reforzar a loita contra o fraude e a morosidade de forma conxunta, pois un sistema de e-factura estruturada, acompañado da imposibilidade de manipular rexistros, asegura a transparencia tanto no plano fiscal como no comercial.

Desde esta perspectiva, quen xa adopte as medidas de VERI*FACTU –por exemplo, xerando facturas con QR, evitando a sobreescritura de facturas pasadas, optando por un software que cumpra a declaración responsable– atópase nunha posición moito máis cómoda cando a Lei Crea e Crece avance e esixa que esas facturas ademais teñan un formato electrónico (Facturas Estruturadas) recoñecido e cumpran co anti-atzekotasuna.

Aínda que as datas de obrigatoriedade da e-factura en B2B non están totalmente definidas para todas as empresas (a lei prevé escalonalas segundo o volume de facturación), é previsible que en 2024 ou 2025 se consolide a aplicación da Lei Crea e Crece a máis e máis pymes. Isto significa que, para esas datas, moitos negocios deberán si ou si emitir a factura nun formato estruturado (p. ex., Facturae, UBL, etc.) ou seguir un “portal de intercambio” de facturas, similar ao que xa se fai na facturación coa Administración Pública (FACe).

13.3. Consellos para quen queira adiantarse

A vista da posible converxencia e do escenario futuro, ¿como prepararse? ¿Que pasa se a túa pyme xa quere alinearse coa próxima factura electrónica obrigatoria, aproveitando a implantación de VERI*FACTU? Aquí algúns consellos:

1. Adaptar xa os sistemas a formatos estruturados

Aínda que VERI*FACTU non esixe un formato electrónico tipo Facturae ou UBL, nada impide que adoptes un voluntariamente. Moitas solucións de facturación xa soportan a emisión de factura electrónica en PDF + XML. Ao optar por isto, asegúraste de:

Ter as facturas en PDF para un manexo rápido, co seu código QR e a mención “VERI*FACTU”.
Dispoñer dun XML estruturado para integracións, sen esperar á entrada en vigor masiva da e-factura B2B. Cando a lei esixa o seu uso, estarás practicamente listo.

Por exemplo, se o teu software emite un ficheiro Facturae con firma XAdES e, á súa vez, engade o QR de VERI*FACTU, estarás cubrindo tanto o aspecto antifraude como o estruturado, o que agiliza a futura adaptación á Lei Crea e Crece.

2. Escenarios para pymes que opten xá pola facturación electrónica

Moitas pymes, sobre todo no ámbito B2B, xa usan facturación electrónica con firma dixital e formato estruturado porque os seus clientes o esixen (por exemplo, grandes cadeas de distribución, Administracións Públicas, etc.). Neste escenario, a principal novidade de VERI*FACTU é asegurar a inalterabilidade e o QR:

Actualizar o software para non sobreescribir facturas sen xerar anulación formal.
Incluir na factura electrónica (ou na súa representación impresa) o código QR e a frase “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou “VERI*FACTU”.
Elixir se queres enviar a e-factura á AEAT no modo VERI*FACTU ou mantela localmente con firma e rexistro de eventos.

Así, non terás que facer unha dobre adaptación cando entre en vigor a Lei Crea e Crece, pois xa traballarás con ficheiros electrónicos e terás implementado un sistema que bloquee calquera manipulación posterior.

3. Integrar a anti-atzekotasuna na xestión

A posible converxencia tamén se traduce en que, se o teu software xa admite a captura de estados de pago (por exemplo, “factura pagada o X de Y de 2023”), poderás documentar de forma clara cando a contraparte che abona. Isto alíñase co obxectivo da Lei Crea e Crece, que busca forzar ás empresas a respectar os prazos de pagamento e fomentar a transparencia. Así, podes de modo voluntario ir rexistrando estados de pago en cada factura.

Se no futuro a lei esixe enviar eses estados de pago a algún sistema centralizado (hipoteticamente), a túa empresa xa tería esa información nun formato normalizado. Polo tanto, a recomendación de moitos asesores é non ver VERI*FACTU como unha simple norma antifraude, senón como un paso máis na dixitalización integral da facturación e os cobros, alíñándose coa directriz anti-atzekotasuna.

En conclusión, VERI*FACTU e a facturación electrónica obrigatoria (Lei Crea e Crece) abordan a dixitalización da facturación desde ángulos diferentes –a integridade tributaria fronte á loita contra a atzekotasuna– pero con moitas sinerxías potenciais:

VERI*FACTU consolida a imposibilidade de manipular facturas a posteriori.
A e-factura normaliza a comunicación B2B e facilita a trazabilidade de pagos, promovendo prácticas máis transparentes.

Quen xa adopte as medidas de VERI*FACTU (instalando un software seguro, incluíndo o QR en cada factura ou comunicándoa inmediatamente á AEAT) atópase mellor posicionado cando a e-factura B2B sexa esixida a nivel legal. E, por outro lado, se xa utilizas factura electrónica nas túas relacións empresariais, a adaptación a VERI*FACTU pode resultarche menos custosa, pois os principios de dixitalización e sinadura xa che son familiares.

Para quen queiran adelantarse, a recomendación xeral é ir integrando formatos electrónicos estruturados e cumprindo as esixencias de inalterabilidade que marca a lei, aínda que a e-factura B2B non sexa obrigatoria aínda para o seu sector ou tamaño. Isto garantiza que a próxima onda de lexislación non requira unha segunda gran reforma dos seus sistemas.

Agardamos que esta comparativa e consellos aclaren a túa visión sobre como encaixa VERI*FACTU coa factura electrónica obrigatoria impulsada pola Lei Crea e Crece. Se desexas profundar nos casos prácticos ou aprender como implantar de forma efectiva as solucións cumprindo a normativa, invítote a explorar o resto da guía. Tamén podes acceder á publicación oficial da Lei 18/2022 no BOE e revisar a sección de contexto para ver como encaixa esta futura e-factura no panorama lexislativo español.

14. FAQ (Preguntas Frecuentes)

Ao longo desta guía explicamos en detalle como afecta o Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) aos procesos de facturación de pymes, microempresas e autónomos. Sen embargo, é natural que surxan dúbidas concretas sobre prazos, sancións, aspectos técnicos ou situacións anómalas. Nesa sección de FAQ (Preguntas Frecuentes), intentamos resumir e responder de forma clara ás cuestións que adoitan repetirse unha e outra vez.

Se tras revisar estas preguntas aínda non atopas o que buscas, invítote a explorar o resto dos capítulos da guía. Por exemplo, se precisas saber cal das dúas modalidades (VERI*FACTU vs. NON VERI*FACTU) encaixa mellor no teu negocio, ou se che preocupa qué sancións poden impoñerte por incumprir a norma, hai apartados específicos dedicados a eses temas. Ademais, a sección sobre Declaración Responsable explica en que consiste ese documento que o fabricante do software está obrigado a emitir.

14.1. Dúbidas máis típicas sobre prazos e sancións

¿Que pasa se non chego a tempo á data límite de implantación?

A data tope para ter listo o teu software conforme ao Real Decreto 1007/2023 é o 1 de xullo de 2025. A partir dese día, todas as pymes e autónomos que emitan facturas (salvo os exentos, como os adscritos ao SII ou os que estean en territorios forais con outras normativas) deben usar un sistema que cumpra VERI*FACTU.

Se non chegas á data: Técnicamente, estarías en infracción. Isto podería dar lugar a inspeccións ou sancións contempladas no artigo 201 bis da Lei Xeral Tributaria. Por exemplo, a posuír un software que non cumpra os criterios de integridade e inalterabilidade pode levar a multas fixas ou porcentuais, dependendo do volume de operacións.
Recomendación: Inicia o processo de implantación con antelación e non esperes ao último momento, pois a experiencia di que nos meses previos prodúcese unha elevada demanda de actualizacións de software e, en consecuencia, demoras no servizo dos provedores.

¿Poderei seguir usando o meu programa antigo con un parche?

Depende do teu provedor. O crucial é que o teu software xere facturas cun código QR e a súa mención correspondente (“VERI*FACTU” ou “Factura verificable na sede electrónica da AEAT”), e ademais asegure a inalterabilidade. Se o teu programa non se actualizou –ou non o fará–, deberás:

Migrar a outro produto que si cumpra (coa Declaración Responsable).
Arriscarte a sancións se continúas usando un software obsoleto que non implemente o encadeamento de rexistros, sinatura electrónica (na modalidade NO VERI*FACTU), ou a remisión (en VERI*FACTU).

O Real Decreto 1007/2023 non contempla prórrogas individuais, así que a única vía é adaptarse ou buscar unha solución gratuíta (por exemplo, a aplicación da AEAT se emites moi poucas facturas).

¿Que pasa se o meu software non está preparado pero eu non o sabía?

A norma exixe dilixencia ao empresario. Non saber que o teu software incumpre non te exime de responsabilidade. Isto é, a Lei Xeral Tributaria non considera a ignorancia como un atenuante pleno. Debes esixir ao teu provedor a Declaración Responsable e gardala, de xeito que se despois aparece un fallo descoñecido, polo menos poidas demostrar a túa boa fe.

14.2. Cuestións técnicas básicas

¿Como se calcula o QR e que información contén?

Cada factura emitida conforme a VERI*FACTU incorpora un código QR. Na sección de impacto práctico explicamos que o QR adoita incluír:

Unha URL cara á sede electrónica da Axencia Tributaria ou un servizo de validación.
Datos mínimos da factura (NIF do emisor, número e serie de factura, importe total, data de expedición).

Se elixes a modalidade VERI*FACTU, esa URL pode confirmar en liña que a factura foi remitida á AEAT. Se operas en NO VERI*FACTU, o QR seguirá existindo, pero a súa validación podería mostrar un mensaxe indicando que “non se encontrou” ou “non consta” a factura na AEAT, a menos que a AEAT habilite un sistema para facturas “non enviadas” pero definidas en local. En calquera caso, a estrutura do QR e a frase “Factura verificable…” son obrigatorias, mesmo cando a verificación en liña non mostre coincidencias (se non estás en remisión voluntaria).

Que é un hash e para que serve?

O hash é un resumo criptográfico que o sistema calcula ao xerar cada factura, facendo que calquera alteración posterior cambie o resultado e sexa detectable. Por exemplo, utilizando algoritmos como SHA-256, obtéñese unha pegada de 64 caracteres hexadecimais.

Con VERI*FACTU, este hash adoita incluirse na propia factura (ou no seu rexistro) e vincularse co de a factura anterior (o que chamamos “encadeamento”). Así, cada nova factura referencia parte do hash da anterior, creando unha cadea inquebrantable que impide “intercalar” facturas falsas ou modificar unha xa existente sen que se detecte un salto na secuencia.

Se optas pola modalidade NO VERI*FACTU, o hash é un dos pilares da integridade local. Na modalidade VERI*FACTU, o hash segue existindo, pero a AEAT non te obriga a sinatura electrónica nin ao rexistro de eventos, porque a súa validez recae na remisión inmediata da factura.

14.3. Posibles situacións anómalas

Cortes de conexión, fallos de impresora ou perda de datos: ¿que fago?

Estas incidencias poden ocorrer no día a día. Vexamos como enfrontalas segundo a modalidade elixida:

Modalidade VERI*FACTU:
- Corte de conexión: O sistema de facturación non poderá enviar as facturas “en vivo” á AEAT. Normalmente, a aplicación retén os rexistros e tenta envialos de novo cando se restableza a rede. Non perdes facturas, pero convén vixiar os avisos de erro e reintento para que non se acumulen facturas sen transmitir.
- Fallo de impresora: Afecta á entrega en papel, pero non á “remisión voluntaria”. A AEAT recibe igualmente o rexistro, e cando recuperes a impresora, poderás volver imprimir a factura co seu QR. Lembra que, se o cliente a necesita no momento, podes enviarla en PDF.
- Pérdida de datos: Se se corrompe a túa base de datos local, a AEAT conserva a versión que lle remitiches. Reinstalando o software e reimportando dende a AEAT (se habilitan a función) ou dende as túas copias de seguridade, poderás reconstruílo. Con todo, a AEAT non é o teu “backup” oficial, ti segues sendo responsable de conservar os rexistros localmente.
Modalidade NO VERI*FACTU:
- Corte de conexión: Non afecta en absoluto á emisión de facturas, xa que non estás enviando datos á AEAT de maneira inmediata. Segues asinando cada factura e gardándoa localmente.
- Fallo de impresora: Deberás buscar un método alternativo para entregar a factura (enviar PDF por email, etc.). O software seguirá xerando a factura co QR, e cando se repare a impresora, poderás imprimila se o cliente o pide. Non hai remisión á AEAT, así que non te prexudica na parte telemática.
- Pérdida de datos: É a peor pesadilla. Ao non envialos á AEAT, se perdes a base de datos e non tes backup adecuado, non poderás recuperar as facturas nin demostrar a inalterabilidade. Ademais, o rexistro de eventos quedará afectado. Por iso, é imprescindible manter copias de seguridade correctas e un plan de restauración claro.

¿Que sucede se se anula unha factura e logo se quere “recuperar”?

En principio, unha vez anulada, a factura xa non pode “volver á vida” sen xerar un documento novo. A integridade da secuencia de facturas en VERI*FACTU implica que toda anulación se reflicta como un rexistro de facturación de anulación. Se despois pretendes “desanular”, a norma non contempla tal posibilidade. O correcto é emitir unha nova factura, cunha referencia que explique por que se refai a operación (por exemplo, “Restablecer venda tras erro de anulación”). Iso xerará un novo número de factura.

Se o teu software permitise “revivir” a mesma factura sen cambio no rexistro, estarías incumplindo a inalterabilidade.

¿Pódese emitir factura sen QR en casos excepcionais?

O Reglamento VERI*FACTU non prevé excepcións para a inclusión do QR (e a frase “Factura verificable…”) nas facturas simplificadas ou completas, salvo aquelas expresamente reguladas pola normativa de facturación (por exemplo, réxime especial agrario, onde se usa un recibo en vez de factura). Se unha factura está obrigada, debe levar o QR.

Algunhas empresas argumentan que non poden imprimi-lo na versión papel, pero a AEAT exixe a representación gráfica do QR. Polo tanto, non cumprir na túa impresora é un risco de sanción. Na sección de Impacto Práctico afondamos na adaptación de tickets e facturas a este requirimento.

Confiamos en que esta FAQ arroxe luz sobre as dúbidas máis comúns respecto ao Reglamento VERI*FACTU. Se requirides un plan detallado de como adaptar a vosa pyme, revisa a sección de Pasos para a implantación. Para entender mellor os riscos de non cumprir, visita a sección de sancións, e se o que queres é ver exemplos concretos de negocios que xa implementan VERI*FACTU ou NO VERI*FACTU, bótalle un ollo á sección de Casos de uso. Por último, se che preocupa como se relaciona esta norma coa futura factura electrónica obrigatoria (Lei Crea e Crece), recoméndoche a sección de Convergencia coa e-factura.

Para información oficial, tamén podes acudir á Sede Electrónica da AEAT, onde a Axencia Tributaria publica guías e FAQs máis especializadas, así como os desenvolvementos técnicos que van aparecendo en relación co Real Decreto 1007/2023. Lembra: a clave para non atoparte con sorpresas é anticiparse, planificar a migración con calma e elixir un software que conte coa declaración

15. Anexos técnicos e normativa de referencia

Ao longo desta guía fomos desgranando os aspectos esenciais do Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) e como aplicalo no día a día das pymes, autónomos e microempresas. Sen embargo, para aqueles que precisen un nivel de detalle máis profundo ou desexen consultar a normativa de primeira man, esta sección ofrece anexos técnicos, referencias legais, e enlaces oficiais á documentación adicional. Aquí atoparás extractos legais, guías de formato (por exemplo, a estrutura XML na que se xeran e exportan os rexistros de facturación), e a información básica que os desenvolvedores de software deben coñecer para integrar correctamente VERI*FACTU.

Se simplemente queres saber como implantar ou se che preocupan as dúbidas máis comúns, pode que non precises afondar no detalle destas especificacións. Pero se o teu negocio esixe un maior grao de tecnificación (por exemplo, unha pyme industrial con factura masiva ou un desenvolvedor que queira certificar o seu software), estes anexos son vitais.

15.1. Extractos legais e ligazóns oficiais

Para quen busquen os textos normativos orixinais e a documentación lexislativa, ofrecemos aquí unha lista de referencias:

Texto completo do Real Decreto 1007/2023: Pódese consultar no
Boletín Oficial do Estado (BOE).
Foi publicado o 6 de decembro de 2023, aprobando así o
Reglamento que establece os requisitos que deben adoptar os sistemas e programas informáticos ou electrónicos
que soporten os procesos de facturación de empresarios e profesionais, e a estandarización de formatos dos
registros de facturación.
Referencias á Lei Xeral Tributaria (LGT):
- Artigo 29.2.j): Incorpora a obrigación de que os sistemas informáticos “garantirán a integridade,
  conservación, accesibilidade, lexibilidade, trazabilidade e inalterabilidade” dos rexistros de facturación.
- Artigo 201 bis: Describe as infraccións tributarias por fabricar, producir, comercializar ou usar
  software que permita a manipulación fraudulenta de facturas ou que incumpla os requisitos de inalterabilidade.
O texto actualizado da Lei 58/2003 (LGT) pode consultarse en
esta ligazón oficial.
Acceso á futura Orde Ministerial: O Real Decreto 1007/2023 prevé o desenvolvemento técnico detallado
mediante unha Orde Ministerial de Facenda. Aínda que no momento de redactar esta guía a súa publicación definitiva
está pendente ou en proceso, agárdase que a poidas atopar proximamente na
sección de disposicións do BOE.
Esa orde especificará, entre outras cousas, a estrutura dos ficheiros de alta ou anulación, a sinatura electrónica,
e a configuración do rexistro de eventos na modalidade NON VERI*FACTU.

Mantente ao tanto das actualizacións, especialmente se a túa empresa ou o teu provedor de software teñen que adaptar os desenvolvementos a novos detalles que aparezan nesta Orde Ministerial. Revisar periodicamente a Sede Electrónica da AEAT é moi aconsellable para non perderte circulares ou guías técnicas adicionais.

15.2. Especificacións técnicas dos rexistros

Independente de que elixas a modalidade VERI*FACTU (remisión voluntaria á AEAT) ou a modalidade NON VERI*FACTU (con sinatura local e rexistro de eventos), o software que uses debe xerar uns rexistros de alta (ao emitir cada factura) e, se é o caso, rexistros de anulación (ao anular facturas). Ambos organizanse baixo unhas especificacións técnicas e funcionais que a norma exixe. Concretamente, o Real Decreto 1007/2023 prevé:

Estructura XML ou formatos exixidos

Deseño dos campos: Defínense atributos como “NIF emisor”, “NIF receptor”, “Número e serie de
factura”, “data de expedición”, “importo total”, “réxime tributario”, etc.
Codificación UTF-8: Sugírese que todos os ficheiros se manexen en UTF-8 para evitar problemas
coas letras acentuadas ou caracteres especiais nos nomes dos clientes.
Posible sinatura electrónica e encadeamento: Na modalidade NON VERI*FACTU especificase un mecanismo de hash (por exemplo, SHA-256) que encadea cada rexistro de alta
(factura) co inmediatamente anterior, asegurando a inalterabilidade. Ademais, cada rexistro pode ser asinando
electronicamente cun estándar tipo XAdES.

A Orde Ministerial en desenvolvemento detallará estes ficheiros e a súa validez. De feito, a declaración responsable que emite o proveedor do software debe confirmar que o produto implementa correctamente tal esquema de rexistro.

Definicións de pegada (hash), sinatura electrónica, cadeas de facturación, etc.

Hash: Resumo criptográfico que identifica de forma única o contido da factura. Permite
detectar calquera alteración posterior dos datos.
Sinatura electrónica: Mecanismo que, cun certificado cualificado, garante a integridade e
a non repudio de cada factura. Na modalidade VERI*FACTU non é obrigatoria, xa que a AEAT funciona como testemuña
da integridade ao recibir as facturas en tempo real.
Cadeas de facturación: É o encadeamento de facturas sucesivas, onde cada nova
leva unha referencia parcial ao hash da anterior, creando un “bloque” continuo. Calquera fractura na cadea
indica que se borraron ou inseriron datos sen autorización.

Ademais, para o rexistro de eventos na modalidade NON VERI*FACTU, tamén haberá definicións sobre os distintos tipos de sucesos a anotar (“inicio do sistema”, “exportación de datos”, “detención de anomalías”, etc.). Revisa a sección de Rexistro de Eventos para unha explicación pormenorizada.

15.3. Enlaces a recursos e documentación adicional

Para quen necesiten maior profundidade, a continuación listamos recursos útiles e portais onde atopar documentación técnica, validacións e FAQs avanzadas. Estas referencias son especialmente relevantes se es desenvolvedor de software ou se a túa pyme necesita integrar completamente VERI*FACTU no seu ERP.

Portal de desenvolvedores da AEAT:
- A Axencia Tributaria adoita habilitar un
  espazo para desenvolvedores
  (coñecido noutras iniciativas como o Portal de Entidades Desarrolladoras). Alí atoparás esquemas XSD,
  descricións WSDL, manuales de integración e exemplos de validación de XML para os distintos servizos
  telemáticos da AEAT.
Manuais de integración, validacións e FAQs avanzadas:
- A medida que se publique a Orde Ministerial e a AEAT desenvolva os servizos de remisión en
  tempo real (para a modalidade VERI*FACTU), agárdase que publique manuais co
  deseño de rexistro de alta e anulación, a sinatura ou pegada e as validacións que aplicarán nos seus
  servidores.
- É probable que a AEAT habilite un entorno de probas (sandbox) para que os proveedores de
  software poidan probar o envío de rexistros, de forma análoga ao que sucedeu en outros proxectos como o
  Subministro Inmediato de Información (SII).
Soporte e foros especializados:
- É habitual que en comunidades de desenvolvedores (por exemplo, Stack Overflow
  ou foros técnicos en español) surxan fíos de discusión acerca da implementación real de VERI*FACTU (gestión de
  QR, problemas con sinaturas, etc.).
- Asociacións de fabricantes de software de contabilidade en España poden agrupar documentación e guías
  adaptadas ao sector. Investiga se o teu proveedor está vinculado a algunha delas.

Tamén podes atopar documentación na Comisión Europea relacionada coa loita contra o fraude e a dixitalización da facturación, con directrices que, aínda que non son específicas de VERI*FACTU, inspiran gran parte da normativa española.

En definitiva, estes Anexos técnicos e normativa de referencia ofrécenche unha panorámica da “documentación oficial” dispoñible e dos estándares ou esquemas informáticos que soportan a implantación de VERI*FACTU. Aínda que esta parte pode resultar algo densa para o empresario que só desexa unha vista global, é sumamente útil cando o teu obxectivo é:

Certificar un software e emitir a declaración responsable
como desenvolvedor ou produtor.
Integrar o teu ERP ou a túa aplicación contable cos sistemas da AEAT na modalidade VERI*FACTU,
o que implica programar a remisión de facturas e manexar as respostas de validación.
Implementar a sinadura electrónica e os algoritmos de hash encadeado na modalidade NON VERI*FACTU,
con un rexistro de eventos auditado.

A medida que se publique a Orde Ministerial que desenvolve en detalle o RD 1007/2023, é probable que aparezan manuais específicos e guías de validación que afonden en cada campo dos rexistros XML, os protocolos de sinadura e a estrutura do código QR. Mantente ao tanto de tales desenvolvementos na Sede Electrónica da AEAT e, se es desenvolvedor, non deixes de consultar con frecuencia o Portal de desenvolvedores.

Para quen busquen un resumo máis xeral e práctico, sen tanto detalle técnico, o resto dos capítulos desta guía —en especial os exemplos prácticos e o impacto diario— poden ser suficientes. Pero se a túa pyme ou o teu equipo de IT necesita precisión informática, estes Anexos técnicos son o teu punto de partida para afondar na implementación real de VERI*FACTU.

En caso de dúbida, recoméndase:

Consultar a normativa oficial (ver a sección 15.1)
para examinar o texto legal exacto e as últimas actualizacións.
Revisar as guías da AEAT en canto saian, para corroborar as especificacións XML,
a sinadura e os posibles requisitos de compresión e envío (se optas por VERI*FACTU).
Falar co teu proveedor de software para asegurar que che entregue a declaración responsable
e, se es ti quen debe implementala (desenvolvemento a medida), asegurarte de que a “certificación” cumpra a
Lei Xeral Tributaria e o real decreto.

Con isto, chegamos ao final do compendio sobre os Anexos técnicos e a normativa de referencia relacionada con VERI*FACTU. Se sentes que o teu seguinte paso é poñer en práctica o aprendido, podes voltar á sección de pasos para a implantación ou echar un ollo ás FAQ onde respondemos as dúbidas máis comúns. Lembra sempre manterte ao día coas publicacións oficiais, xa que a evolución desta normativa pode traer novas guías e matices.

16. Conclusións e recomendacións finais

Tras percorrer todos os apartados desta guía sobre o Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023), é fácil percibir que non estamos ante un simple formalismo legal, senón ante unha verdadeira oportunidade de modernización para miles de pymes, microempresas e autónomos. Aínda que a norma naceu co obxectivo principal de evitar a manipulación de facturas e reforzar o control antifraude, a dixitalización que conleva pode significar un salto de calidade para a xestión interna de calquera negocio. Nesta sección final, abordamos as conclusións clave, un mensaxe optimista acerca da oportunidade de dixitalizarse e un checklist de cumprimento que che servirá como folla de ruta para asegurarte de non deixar nada ao azar.

16.1. A oportunidade de dixitalizarse

Moitas pequenas e medianas empresas (pemes) poderían percibir a implantación de VERI*FACTU como unha obrigación incómoda. Con todo, o fondo real consiste en alinear os procesos de facturación co presente e o futuro da economía dixital. Estamos nunha era onde a facturación electrónica, a automatización contable e a rastreabilidade xa non son luxos, senón requisitos competitivos. Pénsao así:

Control do fraude e transparencia: Ao impor a inalterabilidade das facturas e, na modalidade VERI*FACTU, a súa remisión inmediata á Axencia Tributaria, a norma evita a competencia desleal e o fraude fiscal. Cando todas as empresas empregan sistemas seguros, garántese un entorno equitativo.
Eficiéncia e simplificación para o contribuínte: Integrar o teu software de facturación coa AEAT (se o desexas) ou garantir a validez dos datos (se optas por NON VERI*FACTU) simplifica moitas rutinas. A medio prazo, a AEAT podería ofrecer modelos preencheitos ou listados de facturas, facilitando a labor declarativa.
Preparación para a factura electrónica obrigatoria: Tal como explicamos na sección 13, a “Lei Crea e Crece” ou facturación electrónica obrigatoria en B2B comparte a mesma filosofía de dixitalización. Adoptar xa un sistema conforme a VERI*FACTU déixeche practicamente listo para cando a e-factura se estenda a máis operacións.

En definitiva, VERI*FACTU non é só “un deber que toca acatar”, senón a porta de entrada a unha gestión empresarial máis moderna, cunha facturación automatizada, menos risco de erros e a certeza de que o teu negocio cumpre cos estándares máis avanzados de inalterabilidade e transparencia.

16.2. Revisión de puntos clave

A continuación, presentamos un repaso esencial dos piares que tratamos nos distintos capítulos desta guía, de xeito que teñas unha visión de conxunto.

1. Prazos e sancións

Prazo límite de implantación: O Real Decreto 1007/2023 establece que antes do 1 de xullo de 2025 toda pyme que non estea no SII nin en territorios forais (ou outras excepcións) deberá ter operativo un software conforme a VERI*FACTU. (Revisa a sección 5 para máis detalles.)
Posibles sancións: A sección 6 explica que o artigo 201 bis da Lei Xeral Tributaria contempla multas para quen utilicen, produzan ou vendan software que permita a alteración de facturas sen rastreabilidade. Estas sancións poden ser fixas ou proporcionais ao volume de negocio.

2. Escolma do tipo de sistema (VERIFACTU vs. NON VERIFACTU)

VERI*FACTU (remisión voluntaria): Evita a firma electrónica e o rexistro de eventos local, pois a AEAT recibe as túas facturas en tempo real. Ideal para volumes baixos ou medianos, ou para quen valore a comodidade de ter o “testemuño” na Administración. Ver a sección 7.
NON VERI*FACTU (firma electrónica + rexistro de eventos): Dá total autonomía ao teu negocio sen enviar facturas á AEAT no momento, pero estás obrigado a un rexistro de sucesos e a encadear as facturas con pegadas criptográficas, ademais de conservalas inalterables.

Se todos os puntos do checklist están debidamente abordados, podes ter a seguridade de que a túa empresa cumpre as esixencias de VERI*FACTU. Ademais, estes pasos prepáranche para a facturación electrónica obrigatoria e para eventuais controles e inspeccións da AEAT sen maior sobresalto.

En síntese, a modernización dixital que trae VERI*FACTU é unha oportunidade para poñer ao día os teus procesos de facturación, reforzar a profesionalidade da túa xestión e aforrarte problemas de fraude fiscal ou de documentación contable deficiente. Se optas pola modalidade VERI*FACTU (remisión voluntaria), relaxarás a necesidade de rexistro de eventos local e sinatura electrónica individual, delegando a inalterabilidade na Administración. Se prefires NON VERI*FACTU, mantés o control, pero asumes a xestión local da sinatura e os eventos. Ambas as vías conducen a un sistema transparente e á xirosa coa lei, sempre que revises coidadosamente as túas dúbidas e obteñas a Declaración Responsable do teu provedor de software.

Recuerda que, á hora de pechar acordos con desenvolvedores ou adquirir novas licenzas, tes que examinar qué funcionalidades están dispoñibles, como implementan a sinatura electrónica (no caso de NON VERI*FACTU), e se o sistema está preparado para crear o código QR e a mención “Factura verificable na sede electrónica da AEAT” ou “VERI*FACTU”. Non esquezas esixir e conservar a declaración responsable, pois podería ser a túa salvagarda en caso de inspección.

Finalmente, pensa no longo prazo. A dixitalización da facturación non se detén con VERI*FACTU: a Lei Crea e Crece –e a evolución da e-factura en España– apunta a que toda a facturación B2B (e quen sabe se B2C) rematará sendo electrónica de maneira obrigatoria. Dar o paso agora non só evita quebraderos de cabeza coa AEAT, senón que adiántate a novas normas e otórgache maior eficiencia.