Todo lo que necesitas saber para adaptar tu empresa a VeriFactu

1. Presentación de la Guía

¡Bienvenido/a! Has llegado a la sección introductoria de la Guía sobre el Reglamento VERI*FACTU. Aquí te explicaremos por qué hemos creado este recurso y cómo puede ayudarte a cumplir con las nuevas exigencias legales de facturación. Uno de nuestros objetivos clave es que, sea cual sea tu nivel de conocimientos (tanto si eres un/a emprendedor/a sin experiencia en temas fiscales como si ya tienes un bagaje contable), puedas comprender sin tecnicismos todo lo que necesitas saber para implantar correctamente los requisitos que marca el Real Decreto 1007/2023 (denominado popularmente “VERI*FACTU”).

La principal razón de ser de esta guía es acercarte las nuevas obligaciones en materia de facturación que están en la normativa vigente y, sobre todo, ayudarte a:

  • Evitar sanciones y costes extra por no adaptar tus sistemas a tiempo.
  • Entender de forma clara y práctica qué implica la digitalización y modernización de los procesos de facturación.
  • Sacar provecho de la oportunidad de modernizar la gestión interna de tu empresa o actividad como autónomo/a.

Cada vez más, las administraciones públicas promueven la digitalización, y en particular, la Agencia Tributaria (AEAT) quiere asegurarse de que la facturación electrónica y los registros de facturación cumplan estándares de transparencia, trazabilidad e inalterabilidad. Es en este contexto donde surge el Reglamento VERI*FACTU, una herramienta legal pensada para dar un paso más en la lucha contra el fraude y la manipulación de facturas.

Para empezar con buen pie, conviene remarcar que esta guía está destinada sobre todo a resolver las dudas que van surgiendo en el mundo de las pymes, microempresas y autónomos, especialmente en aquellos negocios que no tienen un gran departamento financiero ni asesores internos exclusivos. Sin embargo, también es un documento muy válido para asesores, contables y desarrolladores de software, así como para grandes empresas que quieran una visión sencilla y general de la normativa.

Si deseas conocer el detalle completo del Real Decreto 1007/2023 y su texto legal, puedes consultar la edición oficial en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Para ver los planes de digitalización e incentivos que el Gobierno de España ha puesto en marcha, te recomendamos visitar el portal del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, donde encontrarás programas de ayuda e información complementaria.

A lo largo de esta guía, en función de tus intereses, irás encontrando enlaces internos a otras secciones, como por ejemplo la de Contexto y antecedentes, donde profundizamos en los orígenes de la norma, o la de Modalidades de sistemas informáticos, donde aprenderás cómo decidir entre el modelo de remisión voluntaria de facturas (VERI*FACTU) y el modelo de conservación interna con registro de eventos. Del mismo modo, te recomendamos echar un vistazo al apartado de plazos de implantación y régimen sancionador para entender en qué fechas entran en vigor las obligaciones y cuáles son las consecuencias de incumplirlas.

1.1. Objetivo y público destinatario

Uno de los principales problemas que hemos detectado es la gran desinformación que existe sobre el Real Decreto 1007/2023. Hay muchas personas que desconocen que la normativa de facturación ha cambiado y que las administraciones exigen ahora que los programas o sistemas informáticos garantizen la integridad y la inalterabilidad de las facturas. La terminología legal puede resultar abrumadora, y muchas pymes o autónomos no saben bien por dónde empezar.

Por eso, nuestro objetivo principal es traducir esa normativa en una guía claramente entendible para:

  • Pymes, microempresas y autónomos que no cuentan con un departamento jurídico o fiscal amplio y necesitan un apoyo “paso a paso”.
  • Pequeñas asesorías o despachos profesionales que quieran un recurso didáctico para orientar mejor a sus clientes.
  • Emprendedores y negocios en crecimiento que buscan digitalizarse de forma eficiente, evitando errores en la implantación de sus sistemas de facturación.
  • Desarrolladores de software que diseñan aplicaciones de facturación y deben cerciorarse de que sus soluciones cumplen con las exigencias de la Ley 58/2003, de la Ley 11/2021 y, por supuesto, del Reglamento VERI*FACTU.

Otro objetivo, quizás menos evidente a primera vista, es dar a conocer la oportunidad de mejora interna que implica digitalizar procesos de facturación. La misma AEAT, en sus exposiciones de motivos, habla del ahorro de costes de cumplimiento para las empresas. Tener un sistema de facturación seguro y eficiente no solo evita sanciones; también puede ayudarte a llevar una contabilidad más ordenada, tener acceso rápido a informes de ventas y, en general, disponer de datos fiables para tomar mejores decisiones empresariales.

En definitiva, esta guía nace con la intención de empoderar a las pymes y autónomos, de forma que pasen del desconocimiento y la inseguridad al control y la tranquilidad de hacer las cosas conforme a la normativa vigente. Si se te hace pesado leer documentos legales o si no tienes demasiado tiempo para “pelearte” con artículos y disposiciones adicionales, esta guía será tu aliada y tu fuente de referencia principal.

Queremos que, al finalizar la lectura, tengas claro qué se te exige, por qué se exige y cómo vas a implantarlo. Además, si todavía necesitas información de mayor profundidad, te proporcionamos enlaces a otras fuentes externas (por ejemplo, el portal de la Agencia Tributaria) y a secciones concretas dentro de esta propia guía, como la de impacto práctico o la de anexos técnicos.

No olvides que, si bien esta guía pretende llegar a la mayor parte de escenarios y casuísticas, cada negocio es diferente y, en ocasiones, puede ser recomendable contactar con un/a experto/a en asesoría fiscal o contable para situaciones complejas (por ejemplo, si tu empresa factura fuera de España, si combina varios regímenes de IVA o si se encuentra en un proceso de reestructuración). En estos casos, tómate este documento como un punto de partida excelente para tener conversaciones más técnicas con tu asesor.

1.2. Estructura y uso de la guía

Hemos planificado la guía dividiéndola en capítulos o secciones temáticas, cada uno de los cuales aborda un área específica de la normativa y sus implicaciones. Si echas un vistazo al índice completo, verás que cubrimos desde lo más general (por ejemplo, el origen histórico y las razones detrás de la ley) hasta lo más concreto y técnico (formatos XML de los registros de facturación, firmas electrónicas y huellas o hash de seguridad).

Te recomendamos que, antes de empezar a saltar entre secciones, leas esta parte introductoria para tener un panorama global de cómo aprovechar mejor los contenidos:

  • Capítulos introductorios (Contexto y antecedentes, Ámbito de aplicación, etc.): si no sabes nada sobre el Reglamento VERI*FACTU y quieres “situarte” a nivel histórico y legal, echa un ojo a las secciones de Contexto y antecedentes y quiénes están obligados. Te servirán para entender rápidamente por qué te afecta esta norma y cuál es la filosofía que hay detrás.
  • Capítulos intermedios (Plazos, Modalidades de sistemas, Sanciones): si lo que necesitas es acción e inmediatez, salta directamente a temas como plazos de implantación o régimen sancionador. Esto es clave si te urge saber la fecha límite para adaptar tu software o qué multas podrías enfrentar si no cumples los requisitos establecidos.
  • Capítulos prácticos (Impacto en pymes, Ejemplos de implantación, etc.): aquí encontrarás ejemplos concretos y consejos para la implementación. Verás cómo puedes organizar tus tiempos, qué pasa con la emisión de facturas simplificadas si tienes un comercio minorista o cómo integrar estos cambios en tu ERP si eres una pyme más grande. Hemos preparado casos reales para que te sientas identificado, tanto si facturas poco como si tienes un gran volumen de operaciones.
  • Capítulos especializados (Anexos técnicos y FAQ): están dirigidos a perfiles más técnicos o para quien busque mayor detalle. Ahí abordamos la estructura de los registros de facturación en XML, la generación de firma electrónica “XAdES Enveloped”, y la codificación de huellas criptográficas (hash) para garantizar la inalterabilidad de la cadena de facturas. Es muy útil para desarrolladores de software o para quien quiera verificar al milímetro que su programa cumpla todas las especificaciones de la normativa.

Además, puedes utilizar la función de búsqueda (Ctrl + F / Cmd + F) en tu navegador para localizar temas específicos dentro de la guía. Si, por ejemplo, te interesa la Declaración Responsable de los proveedores de software, basta con escribir esas palabras clave y encontrarás enseguida la sección o secciones en las que se menciona.

Hemos incorporado también un extenso apartado de Preguntas Frecuentes (FAQ), donde reunimos las dudas más habituales que suelen plantear los usuarios que se enfrentan a VERI*FACTU por primera vez. Te invitamos a consultarlo como complemento y repaso final; de hecho, muchas de esas preguntas proceden de foros especializados, de la experiencia práctica de asesores y de las cuestiones que más se repiten en el ámbito de la factura electrónica.

Para redondear la usabilidad de esta guía, a lo largo del texto encontrarás dos tipos de enlaces:

Como ves, hemos intentado que la estructura de la guía sea lo más flexible y funcional posible. No estás obligado/a a leerla de arriba abajo, aunque si eres de los que prefiere seguir un orden cronológico y tener todos los conceptos claros, te animamos a empezar por el capítulo de Presentación de la Guía y luego seguir hasta el final.

Por último, queremos recordarte que, aunque esta guía sea extensa, la norma VERI*FACTU es un entramado legal que se complementa con otros proyectos y obligaciones, como la factura electrónica obligatoria que se ha planteado en la Ley Crea y Crece (enfocada a la lucha contra la morosidad en transacciones comerciales B2B). Si te interesa saber más sobre cómo encaja todo este ecosistema, no dejes de visitar la sección de Relación con la futura factura electrónica. Allí encontrarás un marco comparativo entre ambas regulaciones y recomendaciones para aprovechar sinergias y prepararte a medio-largo plazo.

En definitiva, gracias por confiar en esta guía y esperamos que su estructura, más que un simple índice, sea un auténtico mapa de navegación para que descubras de forma organizada y fácil todo lo que necesitas sobre VERI*FACTU. Sentirse seguro y tener un plan de acción claro es fundamental para que la adopción de estos cambios no entorpezca tus operaciones diarias, sino que, por el contrario, pueda ser una palanca de mejora y de competitividad para tu negocio.

¡Empecemos! Si no sabes por dónde continuar, te proponemos que primero eches un vistazo al capítulo de Contexto y antecedentes y, a continuación, revises Ámbito de aplicación y exclusiones. De este modo, te ubicarás en el “gran esquema” de la norma antes de pasar a otros aspectos más específicos como Pasos para la implantación exitosa o Impacto práctico en el día a día. ¡Nos vemos en la siguiente sección!

2. Contexto y Antecedentes

Para comprender la relevancia del Reglamento VERI*FACTU (aprobado por el Real Decreto 1007/2023), es fundamental analizar el entorno legal, histórico y económico que ha impulsado su aparición. En esta sección encontrarás la información clave sobre el origen de esta normativa, los objetivos que persigue y cómo se relaciona con otros proyectos relevantes, tanto a nivel estatal como europeo. Si quieres conocer después cómo se aplican estos antecedentes en la práctica, te recomendamos que consultes la sección de Impacto Práctico o la sección de plazos de implantación.

2.1. Origen del Reglamento VERI*FACTU

El Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) no surge de la nada: es fruto de un proceso legislativo y de unas recomendaciones internacionales que llevan años fraguándose. Para situarnos, podemos remontarnos a varios hitos normativos y reformas fiscales que han ido introduciendo cambios graduales en la forma en que las empresas, pymes y autónomos deben gestionar su facturación. A grandes rasgos, podríamos citar los siguientes momentos clave:

  1. Primeras recomendaciones de la OCDE y la UE (década de 2000 en adelante)
    La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) ha publicado diversos estudios y guías que insisten en la necesidad de luchar contra la manipulación de ventas a través de software fraudulento. Por su parte, la Unión Europea (UE) también ha intensificado la fiscalización de facturas y el uso de la facturación electrónica para combatir el fraude en el IVA, reforzando la necesidad de homogeneizar y digitalizar los sistemas.
  2. Incremento de la digitalización y el auge de la facturación electrónica
    Con el paso de los años, se han desarrollado proyectos pioneros en algunos países de la UE y también en España, como el SII (Suministro Inmediato de Información), obligatorio desde 2017 para grandes empresas y otros colectivos. Aunque el SII supuso un paso enorme en la recepción casi en tiempo real de los libros registro de IVA, todavía no abordaba de forma generalizada la integridad e inalterabilidad de las facturas desde el mismo momento de su emisión.
  3. Aprobación de la Ley 11/2021, de 9 de julio
    Esta ley, conocida por introducir numerosas medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, añadió el célebre apartado 29.2.j) en la Ley General Tributaria. En él se habilitaba expresamente al Gobierno para establecer normas sobre los requisitos que deben reunir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que den soporte a la facturación, la contabilidad y la gestión de quienes desarrollen actividades económicas, exigiendo formatos estandarizados y certificados.
  4. Experiencia de otros territorios, como el proyecto TicketBAI en el País Vasco
    Diversas Administraciones Forales comenzaron a experimentar con la obligación de utilizar software que garantizase la total trazabilidad de las transacciones. Esto sirvió de ejemplo y evidencia de que, para una lucha efectiva contra la economía sumergida, no basta con “exigir facturas”: hay que asegurar que la información de la venta se registra y conserva sin posibilidad de manipulación posterior.
  5. La coyuntura tras la pandemia de COVID-19
    La crisis de la COVID-19 puso de relieve la importancia de la transformación digital. El propio Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de la Unión Europea ha financiado líneas de actuación que, en el caso de España, apuntan a modernizar la fiscalidad y reforzar el control del fraude a la vez que se impulsa la digitalización de las pymes.

Es en este contexto donde se enmarca el Real Decreto 1007/2023, que, como se menciona en su propia exposición de motivos, se concibe como el instrumento necesario para dar un paso más en la “facturación segura”. Hasta la fecha, disponíamos de avances considerables con la factura electrónica y el SII, pero ahora se pretende atajar uno de los principales focos de fraude: la manipulación de la facturación a posteriori mediante software que permitía borrar facturas, reescribir importes o “descuadrar” inventarios con respecto a la realidad.

Por otro lado, el Reglamento VERI*FACTU tiene como génesis directa la disposición del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, añadido por la Ley 11/2021, que habla de la obligación de que los sistemas informáticos “garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad” de los registros. En buena medida, este decreto es el “desarrollo reglamentario” de esa habilitación.

Referencias adicionales

2.2. Objetivos y finalidad del nuevo reglamento

Uno de los grandes retos de la Administración Tributaria es eliminar el llamado “software de ocultación de ventas” o “zapper”, es decir, programas diseñados específicamente para simular o hacer desaparecer partes de la facturación real. Aunque la mayoría de las empresas cumplen fielmente sus obligaciones, el fraude mediante la manipulación de tickets y facturas sigue generando importantes pérdidas de recaudación.

El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento VERI*FACTU) se publica con una finalidad triple:

  1. Lucha contra el fraude y la manipulación de facturas
    La normativa pretende impedir que existan huecos legales o vacíos técnicos que faciliten la creación de facturas fantasmas o la eliminación de facturas ya emitidas. Con los nuevos requisitos de integridad, trazabilidad y hash encadenado, cada factura deja una huella digital, haciéndose muy complicado alterar los datos originales sin dejar rastro.
  2. Impulso a la digitalización y modernización de la facturación empresarial
    Más allá de la persecución del fraude, existe un componente de modernización del tejido productivo español. La digitalización en la emisión de facturas y en su remisión voluntaria o conservación segura potencia la eficiencia interna de las empresas, reduciendo papel y errores de contabilización. En consonancia con el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, se pretende que pymes y microempresas integren sistemas informáticos avanzados que se comuniquen de forma óptima con la Agencia Tributaria.
  3. Reducción de costes de cumplimiento tributario a medio-largo plazo
    Si bien, en un primer momento, puede verse como una obligación costosa para algunos negocios, la realidad es que la estandarización de los formatos y la implantación de software seguro ahorran tiempo y problemas. Poco a poco, la Administración está facilitando herramientas (como la aplicación gratuita prevista en el reglamento para facturar a través de la Sede Electrónica) y, con la adopción masiva de los estándares, se espera que los costes de desarrollo y adaptación se reduzcan, a la par que se ofrezca asistencia al contribuyente (por ejemplo, borradores de autoliquidaciones o prellenado de libros registro de IVA, similar a lo que ocurre con el SII).

A estos tres objetivos principales podemos añadir uno más, de carácter intangible: mejorar la conciencia fiscal y la equidad. Cuando todos usan sistemas que no permiten “amañar” la facturación, se da un paso importante hacia una competencia leal entre las empresas. Esta motivación de fondo se ha repetido también en secciones anteriores y se relaciona con la idea de que la digitalización bien planteada beneficia tanto a la Administración como a la empresa, siempre y cuando se haga con rigor y compromiso.

Si quieres una perspectiva más detallada sobre cómo estos objetivos repercuten en el día a día de un pequeño negocio, te recomendamos la sección de Impacto Práctico. Y, si tras comprender estos objetivos quieres saber cuándo se materializarán por completo, no dejes de revisar el capítulo de Plazos de Implantación, donde encontrarás fechas concretas y fases de transición.

Enlaces de interés

2.3. Relación con otros proyectos y normativas

El Reglamento VERI*FACTU no vive en un “aislamiento normativo”; por el contrario, encaja con otras leyes y proyectos que ya existen o que se están desarrollando. Entender estas interacciones es esencial para las pymes y autónomos que quieran anticiparse a los siguientes pasos de la transformación digital. Veamos las más destacadas:

  1. Diferencias y convergencias con la futura factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)
    La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como “Ley Crea y Crece”, introduce la factura electrónica obligatoria para las relaciones B2B y, sobre todo, focaliza la lucha contra la morosidad en las transacciones comerciales. Aunque en principio parece una obligación paralela, la realidad es que se complementa con VERI*FACTU: cuando se implemente de forma generalizada la factura electrónica entre empresas, también se espera que esos sistemas respeten los requisitos de integridad y estandarización que marca el RD 1007/2023. Dicho de otro modo, las empresas tendrán un entorno unificado donde facturas electrónicas y registros de facturación se integren sin fisuras.

    Mientras la Ley Crea y Crece se centra en reducir la morosidad y la factura electrónica obligatoria, VERI*FACTU pone el foco en la alterabilidad de las facturas y la eliminación de software fraudulento. En muchos casos, las empresas que se preparen para la obligación de factura electrónica también estarán sentando las bases para cumplir automáticamente con VERI*FACTU si sus desarrolladores de software incorporan los requisitos de encadenamiento de huella, firma, etc.

  2. Interacción con el SII (Suministro Inmediato de Información)
    Desde 2017, las grandes empresas, así como otros colectivos (REDEME, grupos de IVA, etc.), están obligados a llevar sus libros registro de IVA a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, enviando la información de facturas emitidas y recibidas en un plazo de cuatro días. Esto es lo que se conoce como SII (Suministro Inmediato de Información).

    ¿Cómo encaja el nuevo reglamento con el SII? En principio, son dos obligaciones distintas. El SII es una forma de declaración de libros registro, mientras que VERI*FACTU regula cómo deben ser los sistemas informáticos de facturación para que cumplan unos requisitos de seguridad y trazabilidad. Eso sí, a medio o largo plazo, podría pensarse en una “confluencia” entre ambos esquemas: si un negocio emite facturas de forma segura y envía esos datos en tiempo real (opción VERI*FACTU voluntario), la propia Agencia Tributaria podría usar esa información para, por ejemplo, pre-rellenar libros registro sin necesidad de un envío separado. Este tipo de sinergias refuerzan la idea de que la digitalización acaba ahorrando pasos y costes de cumplimiento.

  3. Otros proyectos internacionales y regionales
    Además de la Ley Crea y Crece y el SII, cabe mencionar otros proyectos como TicketBAI (en el País Vasco) o la Factura Electrónica obligatoria para operaciones con la Administración (Ley 25/2013). TicketBAI es especialmente relevante porque su filosofía de cierre y envío automático de las facturas a la hacienda foral correspondiente se alinea con la exigencia de inviolabilidad y secuenciación de facturas que plantea VERI*FACTU. Podría decirse que TicketBAI ha servido de “proyecto piloto” para muchos de los elementos que ahora son comunes en la nueva norma estatal.

    En el contexto europeo, muchos países han implantado o reforzado sus propios sistemas de invoicing electronico (facturación electrónica) y comprobación en tiempo real. Algunos ejemplos son Italia, Polonia o Hungría, que llevan años desarrollando esquemas de reporte electrónico obligatorio para reducir las brechas de IVA. El Real Decreto 1007/2023 forma parte de esa tendencia europea y global de digitalizar y securizar la facturación.

  4. Posible convergencia futura
    Si bien cada proyecto normativo (SII, Ley Crea y Crece, VERI*FACTU, TicketBAI…) tiene su marco legal y su propio alcance, a nadie se le escapa que, de cara al futuro, todas estas obligaciones tienden a integrarse o al menos a coordinarse. A la empresa y al autónomo les interesa usar un único programa de facturación seguro que, de un modo u otro, sirva para cubrir todas las necesidades, evitar duplicidades de trabajo e impedir multas.

    Esto significa que cualquier inversión que hagas ahora en un software que cumpla VERI*FACTU, muy probablemente te acercará a la facturación electrónica obligatoria en B2B y te preparará para responder más fácilmente a los requerimientos de la Agencia Tributaria o de la inspección. Así, merece la pena estudiar la normativa con perspectiva, pues la digitalización no va a detenerse; más bien, se irán añadiendo nuevos escalones en la mensajería de facturas, el registro en tiempo real y el uso de datos contables para asistir al contribuyente.

En resumen, el Real Decreto 1007/2023 se une a otras leyes y proyectos con un nexo común: la digitalización como herramienta para mejorar el control tributario y facilitar la relación “Empresa-Administración”. Queda claro que no es una iniciativa aislada, sino parte de una corriente normativa que, paso a paso, pretende transformar la facturación en un proceso más transparente, seguro y sencillo.

Más información externa

Con todo lo anterior, esperamos que tengas ya un mapa mental claro de dónde surge el Reglamento VERI*FACTU y cómo encaja en un ecosistema regulatorio más amplio. Si después de leer estas explicaciones todavía te estás preguntando de qué manera concreta se aplicarán estos requisitos a tu negocio o qué plazos tienes para adaptarte, te invitamos a pasar a la sección de Plazos de Implantación y, por supuesto, a revisar la parte de Modalidades de sistemas informáticos, donde verás las dos vías (VERI*FACTU voluntario y no voluntario) que te ofrece el real decreto para cumplir con las nuevas exigencias.

Una vez comprendida la historia, objetivos y relaciones con otras normas, el siguiente paso natural suele ser: ¿A quién afecta concretamente? y ¿Qué pasa si no lo cumplo?. Para resolver esas dudas, puedes consultar la sección de Ámbito de aplicación y exclusiones y luego adentrarte en el Régimen sancionador. Verás que el reglamento busca tener un carácter universal dentro del territorio común español, pero con ciertos matices y excepciones (por ejemplo, las empresas adscritas al SII o las que tributan en los Territorios Históricos del País Vasco con TicketBAI).

En definitiva, esta sección de Contexto y Antecedentes te ha ofrecido las claves para entender que VERI*FACTU no es un simple formalismo: viene de una larga evolución y de la voluntad política y administrativa de que la facturación sea un proceso más seguro y controlado. Al hilo de la digitalización global, no se trata solo de evitar infracciones, sino de impulsar la competitividad y la modernización en un mundo cada vez más tecnológico.

3. Ámbito de aplicación y exclusiones

Determinar exactamente a quién afecta el Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) es uno de los primeros pasos que cualquier empresario, autónomo o asesor debe aclarar. Dado que la nueva normativa busca abarcar la mayor parte del tejido empresarial que utiliza sistemas informáticos para facturar, esta sección resulta fundamental para saber si tu negocio entra dentro de la obligación o si, por el contrario, te encuentras en alguno de los supuestos de exclusión. Veremos qué tipo de contribuyentes están obligados, qué operaciones se consideran sujetas y cómo se compatibiliza esta regulación con otros regímenes de IVA (por ejemplo, el simplificado o el SII). Si, además de esto, quieres profundizar en cómo implementar la norma, o en qué sanciones te pueden imponer en caso de incumplimiento, encontrarás más detalles en las secciones correspondientes.

3.1. Quiénes están obligados

A la hora de analizar el ámbito subjetivo del Reglamento VERI*FACTU, conviene partir de la idea de que la norma se dirige, de forma muy amplia, a todas aquellas personas o entidades que desarrollen una actividad económica y que, en el curso de dicha actividad, expidan facturas usando sistemas o programas informáticos. De esta definición general se desprenden varios elementos clave:

  • Personas físicas (autónomos o profesionales): Según la Ley General Tributaria, cualquier autónomo o profesional que ejerza una actividad económica en régimen de estimación directa (normal o simplificada) o incluso en estimación objetiva, si emite facturas, se halla potencialmente dentro del ámbito de VERI*FACTU. No importa el volumen de facturación ni si tiene o no empleados: lo decisivo es que emita facturas —ya sean completas o simplificadas— mediante un programa informático.
  • Personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas…): La mayoría de las sociedades mercantiles o civiles, al dedicarse a la venta de productos o servicios y emitir facturas, también deben asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplan los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad previstos en el Real Decreto 1007/2023. Esto se aplica tanto a grandes empresas como a micro y pequeñas sociedades.
  • Entidades en atribución de rentas (comunidades de bienes, sociedades civiles en régimen de atribución, etc.): En la medida en que estas entidades, en nombre propio, expiden facturas por operaciones relacionadas con la actividad común, estarían obligadas a adoptar sistemas informáticos que respeten las condiciones de VERI*FACTU.
  • Productores y comercializadores de software de facturación: No se nos puede olvidar que la Ley 11/2021 y el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria responsabilizan también a quienes produzcan o vendan software orientado a la facturación, contabilidad o gestión. Estos deben certificar (mediante una declaración responsable, entre otros mecanismos) que sus programas cumplen los estándares exigidos. Así, el reglamento alcanza no solo a los usuarios finales sino también a aquellos que ponen el software en el mercado.

Ahora bien, el Real Decreto 1007/2023 no se aplica en todo el territorio español de la misma manera. Hay dos grandes cuestiones a tener en cuenta:

  1. Territorio común vs. territorios forales. El reglamento es de aplicación en todo el territorio de régimen común, lo que incluye a Canarias, Ceuta y Melilla, pero excluye los territorios forales del País Vasco y Navarra. En dichas zonas, se han aprobado normativas análogas como TicketBAI, o están en fases de implementación de sistemas de control de facturación propios, de modo que quienes tengan su domicilio fiscal allí se rigen por sus disposiciones específicas.

    Si deseas confirmar tu situación, revisa la información de tu hacienda foral (Bizkaia, Gipuzkoa, Álava o Navarra). Por ejemplo, en Bizkaia se está impulsando el proyecto BATUZ, mientras que en Gipuzkoa, Álava y Bizkaia en general se maneja TicketBAI. Quien ya esté adaptado a esa normativa foral no necesita, en principio, aplicar la estatal, aunque sí puede ser relevante si opera simultáneamente en territorio común.

  2. Domicilio fiscal y localización de la actividad. Para quedar obligado a VERI*FACTU, tu domicilio fiscal debe estar en territorio común y tus operaciones deben darse allí. Si tienes actividades en ambos regímenes (común y foral), podrías encontrarte en la situación de tener que cumplir ambas regulaciones. Lo mismo ocurre si tienes un establecimiento permanente en territorio común y otro en un territorio foral: la facturación emitida por el establecimiento en territorio común sí debe adaptarse a VERI*FACTU, pero la que se emita en el foral, no.

Por tanto, la importancia de estar domiciliado en territorio común es crucial para determinar tu sujeción al RD 1007/2023. Aunque esta norma tiene la vocación de llegar a prácticamente la totalidad de los negocios españoles, no puede solaparse con las competencias específicas de los territorios forales.

¿Quieres saber, además, cuándo comienza la obligación y en qué plazos deberás adaptar tu software? Te recomendamos leer la sección de Plazos de Implantación. Y, si tu principal duda es cómo cumplir en la práctica con la adquisición de un programa homologado o la configuración de tu sistema, tal vez te resulte útil la sección de Pasos para la implantación exitosa.

3.2. Qué operaciones están sujetas

El ámbito objetivo del Reglamento VERI*FACTU se extiende, en principio, a todas las facturas emitidas en el ejercicio de una actividad económica llevada a cabo por quienes están obligados según el punto anterior. Pero es lógico preguntarse: ¿todas las facturas de cualquier tipo? ¿también las simplificadas (tickets)? ¿qué ocurre con operaciones en las que la ley no exige facturar? A continuación, aclaramos esos matices.

Operaciones B2B (empresa-empresa) y B2C (empresa-consumidor)

El Real Decreto 1007/2023 no hace una distinción radical entre facturas dirigidas a otras empresas o a consumidores finales. Desde la perspectiva de la integridad y la trazabilidad, todas las facturas emitidas deben gozar de la misma protección, pues el fraude puede darse tanto en ventas a profesionales como en ventas a particulares.

Por ello, se incluyen las facturas completas, donde el destinatario está perfectamente identificado con su NIF, nombre, dirección, etc., y también las facturas simplificadas (comúnmente llamadas “tickets”), que suelen usarse para ventas de menor cuantía, hostelería, transporte y otros supuestos regulados en el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). De manera concreta, el RD 1007/2023 menciona que estos tickets deben contar con el famoso código QR y la cadena de hash encadenado para garantizar su inalterabilidad.

Si tu empresa vende tanto a consumidores finales como a otras empresas, las dos modalidades de facturación (B2C y B2B) quedarían bajo el paraguas de VERI*FACTU, a no ser que se aplique alguna de las exclusiones que comentaremos en breve.

Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca

En régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, el Reglamento de facturación permite que, en lugar de ser el propio agricultor (o ganadero) quien expida factura, sea el destinatario (generalmente una cooperativa o un empresario mayorista) quien extienda un “recibo” para documentar la operación. Este tipo de operación se considera ya cumplida a efectos de facturación con ese recibo, por lo que no se entraría en la necesidad de emitir facturas propias.

En consecuencia, si tu negocio se reduce exclusivamente a esta modalidad de ventas (y no emites otras facturas), no estarías obligado a implantar VERI*FACTU. Sin embargo, si realizas otras actividades o emites facturas por otras vías (por ejemplo, vendes productos transformados con tu propia marca), podrías verte afectado por la norma para esas operaciones secundarias.

Operaciones sin obligación de facturar

El Reglamento VERI*FACTU no puede exigir la integridad y trazabilidad de algo que la ley no obliga a expedir. Por tanto, si tu actividad está exenta o exonerada de expedir factura según el Reglamento de facturación, no entra en el ámbito de este real decreto. Algunos ejemplos son ciertos servicios donde la factura no es obligatoria (aunque hay que ir con cuidado, pues la mayoría de actividades económicas sí la requieren en la práctica).

Es crucial, por tanto, que verifiques con tu asesor o con la AEAT si tu negocio puede acogerse a exenciones de facturación. Muchas veces, la confusión surge porque el empresario cree que no tiene obligación de facturar cuando, en realidad, la norma sí le exige emitir facturas a petición del cliente o en determinados supuestos concretos.

Casos puntuales de autorización

El Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT puede conceder autorizaciones específicas que eximan a ciertas operaciones de cumplir con la totalidad de los requisitos de facturación, por razones justificadas (p. ej., por secreto comercial, operaciones con implicaciones de seguridad o confidencialidad, etc.). En tales supuestos, la factura puede omitir ciertos datos o modificarlos.

Si la exención es de la emisión de factura en sí, entonces obviamente no aplica VERI*FACTU. Pero si la autorización solo te dispensa de presentar ciertos campos, el resto del contenido facturable sí debe cumplir las reglas de inalterabilidad. Aquí, lo importante es consultar el régimen sancionador, pues saltarse una parte esencial de la factura podría implicar infracciones graves si no cuentas con la autorización en firme.

Operaciones B2B en el extranjero o sedes en el extranjero

Otro punto a tener en cuenta es la ubicación del establecimiento permanente. Si tu sociedad o tu actividad se realiza desde un establecimiento en el territorio común, las facturas emitidas por él deben ajustarse a VERI*FACTU. Pero si, por ejemplo, tienes filiales o sucursales fuera de España, las facturas generadas desde esas ubicaciones no se rigen por este real decreto, sino por la normativa del país correspondiente.

No obstante, si emites facturas desde España a clientes extranjeros, dichas facturas sí quedan sometidas a VERI*FACTU. Se trata de un criterio de territorialidad basado en la sede emisora de la factura y no en el destino de la misma. Por eso, las grandes multinacionales radicadas en territorio común también se hallan afectadas a la hora de facturar al exterior.

3.3. Compatibilidad y/o exclusión con otros regímenes

La normativa tributaria española contempla múltiples regímenes y sistemas de gestión, desde el régimen simplificado del IVA hasta el SII (Suministro Inmediato de Información). Dada la transversalidad de VERI*FACTU, es normal preguntarse cómo convive con estos otros regímenes y si alguno de ellos te libera de cumplir con esta nueva regulación.

Régimen simplificado del IVA

En el régimen simplificado del IVA, típico de sectores como la hostelería, el comercio minorista, la agricultura o ciertos autónomos, el contribuyente no liquida el IVA en función de la facturación detallada, sino mediante unos índices o módulos. Sin embargo, eso no significa que no deba emitir facturas: en muchas operaciones, especialmente B2B, o cuando el cliente lo exige, se generan facturas completas o simplificadas.

Por tanto, el régimen simplificado no exime de la obligación de facturar cuando proceda, y, por ende, tampoco exime de VERI*FACTU si efectivamente se emiten facturas en territorio común. Dicho de otra manera, la forma de tributación (en módulos) no altera la obligación de que las facturas estén securizadas. Por tanto, si, dentro de tu régimen simplificado, expides facturas, deberás contar con un sistema informático adaptado.

SII (Suministro Inmediato de Información)

Uno de los temas más comentados es la relación con el SII. El Suministro Inmediato de Información es un régimen de llevanza de libros registro de IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT, con envío casi en tiempo real de los datos de facturación. Obligatorio desde 2017 para grandes empresas (facturación anual superior a 6 millones), grupos de IVA y REDEME (Registro de Devolución Mensual), ha supuesto un cambio radical en la forma de controlar el IVA.

El Real Decreto 1007/2023 excluye específicamente a quienes tributan en el SII, por entender que estos ya están realizando una transmisión “inmediata” de sus facturas y, por lo tanto, cubren en gran medida la necesidad de control y trazabilidad que busca VERI*FACTU. Dicho de otro modo, las empresas que están en SII no deben duplicar esfuerzos.

No obstante, si perteneces a un colectivo voluntariamente inscrito en el SII, también quedas fuera de VERI*FACTU. Es decir, no se te obligará a adoptar los requisitos de integridad, hash encadenado, etc., siempre que continúes en el SII y realices correctamente los envíos de tus facturas dentro de los plazos fijados.

Aquí surge la pregunta: ¿qué pasa si un contribuyente sale del SII? En teoría, al dejar de estar en el SII, pasa a verse alcanzado por VERI*FACTU si emite facturas. Por tanto, si estás en SII y planeas salir, deberás prever la adaptación a la nueva normativa.

TicketBAI y otros regímenes forales

Como indicamos en Quiénes están obligados, los territorios forales (País Vasco y Navarra) han implementado sistemas análogos para controlar la facturación, como TicketBAI. En estos casos, no se aplica el Real Decreto 1007/2023, pues las haciendas forales gozan de su propio marco competencial.

No obstante, si una empresa opera en ambos territorios (parte de su negocio en un territorio foral y parte en territorio común), es posible que deba aplicar TicketBAI en las operaciones forales y VERI*FACTU en las comunes. Esto hace que algunas compañías opten por desarrollar un software híbrido o por configurar dos modos de funcionamiento para adaptarse a cada normativa según el origen de la factura.

Otras autorizaciones específicas (gestión tributaria)

El Real Decreto 1007/2023 también prevé la posibilidad de que el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT autorice excepciones parciales para ciertos sectores o situaciones. Por ejemplo, podría permitir no reflejar determinado dato en la factura si se demuestra que existe una causa justificada (p.ej., secreto industrial). En tales casos, habría que ver si esa omisión afecta a la integridad general de la factura o simplemente exime de consignar un campo que no sea imprescindible.

Este tipo de autorizaciones no son de carácter masivo: lo normal es que, salvo circunstancias muy específicas, la AEAT no conceda dispensa a la integridad del registro. Por ello, la regla general es cumplir con VERI*FACTU, y la excepción puntual debe solicitarse y documentarse.

Perspectiva general sobre compatibilidad

Podríamos decir que VERI*FACTU tiende a “universalizar” la seguridad en la facturación de todo aquel que no esté ya en un sistema equivalente (como el SII) o en un territorio foral con su propia regulación. Los regímenes del IVA (como el simplificado, recargo de equivalencia, etc.) no suponen una exención automática, sino que simplemente influyen en la forma de declarar o en la periodicidad, pero no en la obligación de expedir facturas cuando sea obligado.

Si todavía tienes dudas sobre si tu caso requiere adaptación, puede que te resulte clarificador acudir a la sección de Preguntas Frecuentes de esta guía, donde abordamos interrogantes típicos de compatibilidad. Además, si necesitas ejemplos concretos de casos de negocio, en Ejemplos prácticos ilustramos cómo se aplica la norma a pymes de hostelería, comercios al por menor, freelances, etc.

Resumen e implicaciones prácticas

Para consolidar lo explicado, podríamos resumir así:

  • Quiénes: Toda persona o entidad que desarrolle actividad económica y expida facturas con sistemas informáticos en territorio común, incluyendo autónomos, sociedades y entidades en atribución de rentas, salvo que estén adscritos al SII o residan en un territorio foral con normativa propia.
  • Qué operaciones: Todas las facturas completas o simplificadas (tickets), ya sean B2B o B2C, siempre que se emitan efectivamente. Se excluyen aquellas para las cuales la ley de facturación no exija emitir factura o ya exista un régimen alternativo (recibo en régimen agrario, etc.).
  • Compatibilidad: VERI*FACTU no se solapa con el SII (quien está en SII no debe aplicar esta norma). El régimen simplificado del IVA, recargo de equivalencia o criterio de caja no eximen de adaptarse si se emiten facturas. Tampoco hay incompatibilidad con TicketBAI; simplemente, cada territorio aplica su regulación.

Una vez que sepas que sí estás obligado, toca conocer en qué fecha debes tener listo tu software adaptado y cómo. Para ello, puedes revisar la sección de Plazos de Implantación, donde se detallan las fases y fechas clave. Además, si tu siguiente pregunta es “¿Qué sucede si no cumplo?”, la respuesta se encuentra en la sección de Régimen sancionador, donde verás las multas y penalizaciones que la normativa contempla.

En cualquier caso, saber con seguridad si tu empresa está dentro o fuera del ámbito del Real Decreto 1007/2023 es esencial para planificar la adaptación. Ten en cuenta que la AEAT puede requerir en cualquier momento la comprobación de tu sistema informático de facturación, y si detecta que no se cumplen los criterios de integridad, inalterabilidad y conservación de los registros, podrías enfrentarte a infracciones tipificadas en la Ley General Tributaria.

Si, tras esta lectura, confirmas que sí te afecta VERI*FACTU, no te alarmes: la norma, pese a exigir la modernización de los sistemas de facturación, también ofrece ventajas a medio y largo plazo, como una mejor organización contable y menos riesgo de incurrir en problemas tributarios. Además, se prevé que la digitalización progresiva aporte servicios de ayuda al contribuyente, como borradores de autoliquidaciones o la posibilidad de integrar facturas verificadas directamente en los libros registro.

Para finalizar, te recomendamos:

  1. Verificar tu situación territorial y fiscal: ¿Tu domicilio está en territorio común o foral? ¿Estás adscrito al SII? ¿Emites factura o estás exento? Con esta primera criba sabrás si entras directamente en VERI*FACTU.
  2. Consultar el alcance de la norma en tus operaciones diarias: Si vendes tanto a particulares como a otras empresas y emites facturas simplificadas y completas, seguramente todas se incluyan.
  3. Planificar el “cómo” de la adaptación: Definir la fecha de implantación según los plazos oficiales, elegir software homologado o que pueda homologarse, formar al personal y, en caso de no tener suficiente know-how interno, buscar asesoría especializada.
  4. Informarte sobre los posibles costes: Algunos empresarios temen que la implantación sea cara, pero es probable que, con la estandarización, surjan soluciones de mercado asequibles para pymes, e incluso la AEAT lanzará una aplicación gratuita de facturación para pequeños negocios.
  5. Anticipar la evolución futura: Ten en cuenta que, a medio plazo, se integrará con la factura electrónica obligatoria B2B y con posibles mejoras en la asistencia al contribuyente. Invertir ahora en la digitalización puede ser beneficioso en el futuro.

Esperamos que, con esta amplia visión del ámbito de aplicación y exclusiones, tengas la información necesaria para saber dónde te sitúas frente al Real Decreto 1007/2023 y qué pasos debes dar a continuación. Recuerda que, si deseas más detalles sobre los requisitos técnicos de los sistemas de facturación, puedes visitar la sección de Modalidades de sistemas informáticos. Y si te preocupa sobre todo la aplicación práctica en tu negocio del día a día, la sección de Impacto Práctico y los ejemplos reales te ayudarán a aterrizar la teoría en casos concretos.

Para cualquier duda adicional, no olvides que la Agencia Tributaria mantiene un apartado de preguntas frecuentes en su Sede Electrónica, y que hay abundante información en el capítulo de Contexto y Antecedentes de esta misma guía, donde se detallan los fundamentos jurídicos e históricos de la nueva regulación. Si lo deseas, también puedes consultar el BOE directamente para leer el texto íntegro del Real Decreto 1007/2023.

4. Principales preocupaciones de las pymes

La adopción del Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) ha generado una mezcla de curiosidad y temor entre pymes, microempresas y autónomos que se preguntan cómo cumplir con los nuevos requisitos de facturación y, sobre todo, cuánto les va a costar. Es normal que existan preocupaciones relativas a la inversión inicial que deberán hacer en software, al aprendizaje de los empleados que tienen que manejar la nueva operativa y al riesgo de posibles sanciones si algo sale mal. Sin embargo, también es importante ver las cosas en perspectiva: esta iniciativa legal no solo busca endurecer controles, sino que puede abrir la puerta a digitalizar procesos de manera profunda y a agilizar la relación con la Agencia Tributaria.

En esta sección abordamos precisamente esas “principales preocupaciones” que, según muchos expertos y asociaciones empresariales, centran el debate en el tejido de la pequeña y mediana empresa española. Si después de leer estas inquietudes deseas conocer una guía paso a paso para la implantación o entender mejor qué sanciones se derivarían de incumplir la normativa, te invitamos a visitar esas secciones específicas. También, si requieres ejemplos concretos, puedes echar un vistazo a la sección de Impacto Práctico o a los Ejemplos prácticos de esta misma guía.

4.1. Visión general de los retos

Al primer vistazo, muchos pequeños empresarios perciben el Reglamento VERI*FACTU como una “obligación extra” que se suma a la multitud de cargas administrativas ya existentes (liquidaciones de IVA, presentaciones de IRPF, gestiones laborales, etc.). Sin embargo, conviene desglosar los retos principales que la norma introduce para entender por qué, a medio plazo, puede resultar más beneficioso que gravoso. Veamos tres grandes ámbitos de preocupación:

1. Inversión inicial en software o adaptación de sistemas

El primero de los temores más extendidos gira en torno al coste económico de actualizar o adquirir nuevos programas de facturación. Muchas pymes y autónomos disponen de herramientas muy básicas o incluso se apoyan en hojas de cálculo o en facturas hechas a mano. Ahora, con VERI*FACTU, se exige que el sistema informático de facturación incorpore funcionalidades como la generación de registros de facturación con huella (hash), la imposibilidad de anular facturas sin dejar rastro o la capacidad de remitir voluntariamente los datos de facturación a la AEAT si se opta por la modalidad VERI*FACTU voluntaria.

Adquirir un software que cumpla con estos requisitos, o pagar un mantenimiento o actualización a la empresa desarrolladora, tiene un coste. La buena noticia es que se prevé que el propio mercado genere soluciones modulares y asequibles para micro y pequeñas empresas, evitando así que sea necesario invertir en sistemas de gran envergadura. Además, la AEAT planea poner a disposición de negocios muy pequeños (con poca facturación) una aplicación gratuita de facturación en su Sede Electrónica, lo que reduce la barrera de entrada para muchos.

Pese a todo, es innegable que la adaptación inicial obliga a un desembolso, aunque sea menor. Algunos empresarios incluso temen tener que cambiar su “ERP” entero. Esto se puede minimizar si se habla con el proveedor de software y se verifica si la versión actual es apta para actualizaciones que integren los requisitos de VERI*FACTU. En la sección de Pasos para la implantación exitosa te ofrecemos consejos para organizar esta adaptación de forma escalonada.

2. Formación del personal para la nueva operativa

Otro gran reto tiene que ver con el factor humano. Si hasta ahora el personal de administración estaba habituado a un programa de facturación sencillo o incluso a herramientas ofimáticas básicas, la introducción de nuevos sistemas con encadenamiento de facturas, firma digital y huella hash puede requerir cierta curva de aprendizaje. Es decir, no se trata simplemente de pulsar un botón distinto, sino de entender qué implica anular una factura con un “registro de anulación” y en qué consiste la “conservación inalterable” de los datos.

Esta formación interna no tiene por qué ser compleja, pero sí debe plantearse con tiempo. Algunas pymes subestiman lo que supone instruir al personal en el uso de las nuevas funciones, y el resultado a menudo es confusión y posibles fallos al emitir o anular facturas. Una buena práctica es impartir pequeñas sesiones de formación (online o presenciales) donde se explique la justificación de la norma (para generar conciencia) y el paso a paso de la operativa en el día a día.

Además, el reglamento exige la correcta configuración de ciertos campos (p.ej., CIF del emisor, datos de la factura, etc.) para que el sistema informe adecuadamente a la AEAT o conserve el registro. Si tu equipo no está acostumbrado a proporcionar toda esta información, la formación es doblemente importante. Para no caer en sanciones (ver Régimen sancionador), vale la pena invertir en capital humano.

3. Temor a sanciones y posibles errores

Como en cualquier normativa fiscal, subyace el miedo a equivocarse y recibir una sanción. La Ley General Tributaria, en su artículo 29.2.j) y el 201 bis (incorporado por la Ley 11/2021), tipifica como infracción la utilización de software que no cumpla los requisitos o la alteración de los registros contables. Para muchos propietarios de pymes, esto se traduce en la inquietud de:

  • ¿Qué pasa si el software no certifica correctamente la integridad de las facturas?
  • ¿Y si, por desconocimiento, se anulan facturas sin generar el “registro de anulación” correspondiente?
  • ¿Podría la AEAT considerarlo intencionado y sancionarme?

La respuesta, en general, es que la norma sanciona tanto la falta de adaptación del programa como la manipulación fraudulenta de facturas. Pero si existe buena fe y el empresario demuestra que su sistema está en proceso de adaptación o que, ante un error, se corrigió con celeridad, la propia Agencia Tributaria puede contemplar ciertos atenuantes. Para disipar temores, es recomendable asegurarse de adquirir software homologado y de seguir las pautas de uso correctas.

Para profundizar en estos aspectos y ver importes de multas, te invitamos a consultar la sección de Régimen sancionador. Allí se explican las infracciones previstas y las cuantías posibles, así como la defensa que podría argumentar la pyme si muestra diligencia en el cumplimiento.

4.2. Oportunidades y beneficios a largo plazo

Pese a los obstáculos iniciales, el Reglamento VERI*FACTU no está concebido únicamente para “complicar la vida” a las empresas. De hecho, muchas voces destacan las ventajas que puede conllevar la digitalización de la facturación, especialmente en un contexto donde la competitividad y la optimización de procesos resultan esenciales. A continuación, enumeramos algunos de los beneficios que pueden obtenerse al cumplir con la norma.

1. Menor riesgo de sanciones por errores de facturación

Uno de los beneficios más directos de implantar un software seguro que cumpla con VERI*FACTU es la reducción del riesgo de cometer errores que deriven en sanciones. De forma tradicional, muchas pymes han estado expuestas a:

  • Falta de correlación en la numeración de facturas.
  • Duplicidades, anulaciones mal documentadas o facturas perdidas.
  • Incoherencias entre la contabilidad y las facturas físicas.

El hecho de tener un sistema que obliga a generar un registro de alta y otro de anulación en caso de correcciones (o que previene la modificación a posteriori) ayuda a mantener un hilo auditivo claro. Cualquier inspección se torna más sencilla, pues la pyme puede demostrar que no ha habido manipulación irregular. Con este “candado” adicional, las empresas minimizan el peligro de caer en sanciones ligadas a la integridad de sus facturas.

Por otra parte, si optas por la remisión voluntaria (modalidad VERI*FACTU “en línea”), la AEAT dispondrá prácticamente en tiempo real de tus registros de facturación, lo que, según explican en documentos de la OCDE, reduce enormemente el espacio para el fraude y elimina la incertidumbre sobre si tus libros están correctos. Para ciertos sectores que emiten numerosas facturas al día, esto supone tener la conciencia tranquila.

2. Posibilidad de automatizar procesos y simplificar tareas contables

Otro gran aliciente es la digitalización contable que se ve impulsada por la adopción de estas herramientas. Una vez instalas un software que registra meticulosamente cada factura (y que, opcionalmente, puede enviar la información a la AEAT), es habitual que dicho programa se integre con la contabilidad de la empresa.

Esto implica que tareas como el volcado manual de datos al libro registro de IVA, la conciliación de cobros y pagos, o la elaboración de resúmenes de facturación se vuelvan mucho más ágiles. Muchas soluciones informáticas ya no se limitan a la emisión de facturas: incluyen módulos de gestión de stock, creación de presupuestos y seguimiento de clientes, y generan informes automáticos de ventas, márgenes e impuestos a ingresar. Para una pyme, esto supone un ahorro de tiempo notable, y reduce la dependencia de procesos manuales que son propensos a errores.

La AEAT, por su parte, planea facilitar cada vez más servicios de asistencia, como borradores de liquidaciones de IVA que beban de la información que la propia empresa remita a través de sistemas verificados. Este movimiento ya se ha visto de forma embrionaria con el SII en el caso de grandes empresas. Es previsible que, de generalizarse la factura electrónica o la modalidad verifactu “voluntaria”, la agencia ofrezca a las pymes un prellenado parcial de sus declaraciones, simplificando aún más las tareas contables.

3. Acceso a incentivos y ayudas públicas a la digitalización

No conviene olvidar que la digitalización del tejido empresarial español es una meta promovida también por la Unión Europea y el Gobierno de España a través de diversos fondos y programas. Por ejemplo, el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia contempla ayudas para la transformación digital de pymes, y algunos proyectos como el Kit Digital (gestionado por Red.es) ofrecen bonos de digitalización que pueden destinarse, entre otras cosas, a la implantación de un nuevo software de facturación seguro.

Asimismo, las comunidades autónomas han lanzado en distintos momentos subvenciones específicas para la adopción de soluciones ERP, CRMs o contabilidad automatizada. Adaptarse a la normativa VERI*FACTU podría encajar perfectamente en el alcance de esas ayudas. Por ello, es aconsejable que revises los portales institucionales de tu comunidad o que consultes a tu asesor para ver si existe alguna convocatoria abierta que te permita financiar parcial o totalmente la adquisición del software.

La posibilidad de beneficiarte de estos incentivos públicos puede compensar sobradamente el coste inicial de la adaptación. Además, la combinación de un software de facturación verificado con un ERP integrado no solo te pone al día con el Real Decreto 1007/2023, sino que también te prepara para futuros requerimientos, como la eventual factura electrónica obligatoria en operaciones B2B impulsada por la Ley Crea y Crece. Si quieres entender mejor cómo se correlacionan todos estos proyectos, no dejes de visitar la sección de Contexto y Antecedentes ni la de Relación con otras normativas.

En suma, VERI*FACTU implica retos que no se pueden negar (inversión, formación, temor a sanciones), pero a la vez abre oportunidades de modernización y eficiencia. Toda pyme debe valorar cuidadosamente los pros y contras, pero la experiencia demuestra que, en contextos similares (por ejemplo, cuando se implantó la factura electrónica obligatoria para el sector público o el SII para grandes empresas), la modernización trajo aparejados beneficios a medio plazo en forma de ahorro de tiempo, reducción de errores y mejora de la gestión financiera.

Para los propietarios o gestores que estén indecisos, un primer paso puede ser:

  • Informarse en profundidad a través de esta guía y de otras fuentes, como el portal de la Agencia Tributaria o los FAQs recopilados.
  • Solicitar presupuestos o demostraciones de software que ya se publicite como compatible con VERI*FACTU.
  • Analizar la cantidad de facturas que emiten al mes; así sabrán si pueden optar por la aplicación gratuita que la AEAT pondrá en la Sede Electrónica (si su volumen es muy pequeño) o si les conviene un ERP más completo.
  • Consultar con asesores especializados en soluciones de contabilidad digital, para ver cómo se integran las nuevas herramientas con la contabilidad y la tesorería de la empresa.

Por último, no olvidemos que los desarrolladores de software también están bajo el paraguas de esta norma y deben certificar que sus productos cumplen los requisitos técnicos. Por tanto, una buena parte de la oferta que llegue al mercado ya debería venir “lista para VERI*FACTU”, minimizando el riesgo de no adaptación. Si deseas conocer el detalle de dichos requisitos técnicos y cómo se firma o enlaza cada registro de facturación, puedes revisar la sección dedicada a las modalidades de sistemas informáticos o los Anexos técnicos que, en muchos casos, complementan esta guía.

5. Calendario y plazos de implantación

Uno de los aspectos que más inquietan a pymes, microempresas y autónomos respecto al Reglamento VERI*FACTU (aprobado por el Real Decreto 1007/2023) es el calendario concreto para su entrada en vigor, así como los plazos de adaptación que se exigen a quienes están obligados a cumplirlo. Si bien los textos legales pueden parecer complejos, en esta sección encontrarás una explicación clara y didáctica sobre las fechas clave y las estrategias más recomendables para no quedarte fuera de juego. En caso de que necesites conocer primero quiénes están obligados o qué sanciones se imponen por incumplimiento, te sugerimos consultar esas secciones específicas de la guía.

5.1. Entrada en vigor de las obligaciones

El Reglamento VERI*FACTU forma parte del desarrollo del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021. Sin embargo, no todos los aspectos han entrado en vigor de inmediato. Hay fases y periodos transitorios para que tanto los productores de software como los usuarios finales puedan adaptarse sin que sea una imposición de un día para otro. A continuación, resumimos los hitos más importantes en el cronograma:

Publicación y aprobación del Real Decreto 1007/2023

El Real Decreto 1007/2023, más conocido como “Reglamento VERI*FACTU”, fue publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el día 6 de diciembre de 2023. Aunque la norma fija algunos criterios principales, no todos los detalles técnicos se recogen en el propio real decreto; muchos se dejan para un desarrollo posterior a través de la Orden Ministerial que el Ministerio de Hacienda debe aprobar.

Esta publicación en el BOE supone el pistoletazo de salida legal, de modo que ya se cuenta con un marco de referencia. Pero la verdadera operatividad dependerá de la Orden Ministerial de desarrollo, que es la que especifica aspectos como la estructura de los registros de facturación, los detalles técnicos de la firma y huella, la declaración responsable que ha de emitir el productor de software, etc.

Aprobación de la Orden Ministerial y plazo de 9 meses para productores de software

Según el texto del RD 1007/2023, una vez se apruebe la Orden Ministerial, los productores y comercializadores de software dispondrán de 9 meses para adaptar sus soluciones a los requerimientos de VERI*FACTU. Este plazo tiene el objetivo de que los fabricantes:

  • Desarrollen las funcionalidades de integridad, trazabilidad y encadenamiento de facturas (hash, firma, registro de eventos, etc.).
  • Emitan la declaración responsable que certifique que su producto está conforme con la norma.
  • Ofrezcan actualizaciones a sus clientes (pymes y autónomos) o pongan a la venta nuevas versiones del software que cumplan los requisitos.

Este periodo de 9 meses es vital, porque sin él, los usuarios finales (empresas, despachos profesionales, comercios) podrían verse forzados a cambiar sus sistemas de inmediato. Por lo tanto, se concede este tiempo para que el mercado de desarrolladores reaccione y ponga a disposición de los usuarios las herramientas necesarias.

No obstante, una pregunta que se hacen muchas pymes es: “¿Cuándo comienza a contar ese plazo de 9 meses?” La respuesta es que el cómputo arranca tras la publicación en el BOE de la Orden Ministerial. Dado que, en el momento de redactar esta guía, se estima que la Orden Ministerial se publicará algunos meses después de la aparición del RD 1007/2023, hay que estar atentos al BOE o a la Sede Electrónica de la AEAT para conocer la fecha exacta.

Fecha máxima (1 de julio de 2025) para que todos los obligados tengan operativos los nuevos sistemas

Aunque la adaptación del software sea la primera fase, el reglamento también impone un límite temporal para que las empresas y autónomos que estén dentro del ámbito de VERI*FACTU implanten y usen de forma efectiva los sistemas informáticos que cumplan la norma. Ese hito se ha fijado en el 1 de julio de 2025.

Esto significa que, a partir de esa fecha, cualquier negocio que emita facturas y no se halle exento (por estar en el SII, por pertenecer a un territorio foral, etc.) debería contar con un software que:

  • Garantice la inalterabilidad de los registros de facturación (por ejemplo, encadenamiento de facturas y huella digital).
  • Cumpla con las exigencias de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad establecidas en la Ley 58/2003, de acuerdo al desarrollo reglamentario del RD 1007/2023.
  • Permita, si se desea, la remisión voluntaria de datos de facturación (VERI*FACTU) a la AEAT, o cumpla los requisitos de registro de eventos si se opta por la modalidad “no verifactu”.

Por tanto, el 1 de julio de 2025 es un “deadline” que funciona como fecha tope, después de la cual podría considerarse infracción no contar con un sistema adaptado. Por supuesto, es recomendable no esperar al último minuto, ya que la experiencia indica que cuando hay plazos tan marcados, puede darse un “cuello de botella” en el mercado de proveedores informáticos, todos intentando actualizar a la vez. Más abajo, en Estrategias para cumplir en tiempo, te damos recomendaciones para evitar contratiempos.

A modo de síntesis, podríamos enumerar las fechas clave:

  • 6 de diciembre de 2023: Publicación del Real Decreto 1007/2023 en el BOE. Se establece la base legal de VERI*FACTU, pero quedan pendientes los detalles técnicos por Orden Ministerial.
  • Publicación de la Orden Ministerial (fecha exacta por confirmar): Marca el punto de partida para que los desarrolladores de software cuenten con 9 meses de margen para actualizar sus productos y certificar su conformidad.
  • 1 de julio de 2025: Fecha máxima para que las empresas y profesionales obligados tengan operativos los sistemas informáticos de facturación adaptados a VERI*FACTU.

Si tienes dudas sobre quién está obligado o qué operaciones abarca el reglamento, la sección de Ámbito de aplicación y exclusiones explica en detalle las particularidades. Y si necesitas conocer las infracciones concretas y sus posibles multas, la sección de Régimen sancionador reúne toda esa información.

5.2. Estrategias para cumplir en tiempo

El mero conocimiento de las fechas límite no basta: para llegar al 1 de julio de 2025 con los deberes hechos, la pyme o autónomo debe trazar un plan de acción interno. A continuación, proponemos algunas estrategias prácticas que pueden marcar la diferencia entre una transición fluida y un escenario caótico a última hora.

Planificación interna: fases y cronograma

Cuando se habla de “adaptación al nuevo software de facturación”, muchas pymes tienden a posponerlo hasta que “sea imprescindible”. Sin embargo, este enfoque puede resultar arriesgado porque, conforme se acerque la fecha tope, los proveedores podrían sobresaturarse de peticiones. Lo ideal es diseñar un cronograma interno con las siguientes fases:

  1. Auditoría de sistemas actuales (primer semestre de 2024, por ejemplo):

    • Identificar el software que ya usas: ¿es un ERP? ¿un programa de facturación sencillo? ¿un desarrollo a medida?
    • Comprobar si el proveedor planea lanzar una actualización que cumpla con VERI*FACTU o si será preciso cambiar a otra solución.
  2. Análisis de costes e inversión (coincidiendo con la publicación de la Orden Ministerial):

    • Solicitar presupuestos a distintos proveedores para ver cuál se adapta mejor a tu negocio. Algunos incluso podrían integrar funcionalidades extra (gestión de stock, contabilidad integrada, etc.).
    • Valorar la solución gratuita que la AEAT ofrecerá si tu volumen de facturación es reducido, para ver si cubre tus necesidades.
  3. Implantación piloto (segunda mitad de 2024):

    • Una vez elegido el software, es recomendable hacer pruebas con un entorno de test o con un conjunto limitado de facturas. Así, el personal se forma y se detectan posibles incidencias de configuración.
    • Si tu programa permite la modalidad VERI*FACTU voluntaria, puedes experimentar el envío automático a la AEAT sin que sea obligatorio aún.
  4. Formación y consolidación (principios de 2025):

    • El personal de administración y facturación debe entrenarse en las nuevas rutinas: registrar facturas, anularlas (si procede) con su “registro de anulación”, etc.
    • Documentar internamente los protocolos de facturación para que todos sepan qué procedimientos seguir. Esto minimiza el riesgo de errores que pudieran acarrear sanciones.
  5. Finalización e implantación real (antes de 1 de julio de 2025):

    • Llegar a esta fecha con el software en funcionamiento, habiendo ya superado la fase de adaptación y con la plantilla formada.

Siguiendo este esquema, tu empresa podrá evitar los atascos de última hora y la inseguridad jurídica que se deriva de no tener un sistema preparado. Además, te resultará más sencillo presupuestar los costes y el tiempo necesarios, evitando sorpresas desagradables en la recta final.

Qué hacer si tu software actual no es compatible

Muchas pymes se encontrarán con la situación de que su software de facturación es antiguo o está desarrollado a medida por un programador que, quizás, ya no presta servicio o no puede garantizar la actualización a VERI*FACTU. En tal caso, surgen varias alternativas:

  • Exigir a tu proveedor la conformidad: Si tienes un contrato de mantenimiento con la empresa desarrolladora, revísalo para ver si se incluyen actualizaciones normativas. A menudo, este tipo de contratos contempla la adaptación a cambios legales. Es posible que el coste no sea tan elevado como se teme, y seguramente te costará menos que migrar a un software completamente nuevo.
  • Migrar a otro programa: Si el software es muy obsoleto y el proveedor no ofrece garantías, quizá sea el momento de cambiar. Existen soluciones en la nube que, por cuotas mensuales razonables, incorporan no solo la emisión de facturas con los requisitos legales, sino también contabilidad, cobros y pagos, inventarios, etc. Esto puede convertirse en una oportunidad para modernizar tu negocio.
  • Usar la aplicación de la AEAT para facturar: Se ha anunciado la puesta en marcha de una aplicación gratuita por parte de la Agencia Tributaria en la Sede Electrónica. Está pensada para microempresas o autónomos con un volumen muy bajo de facturación. Si no emites muchas facturas al mes, podría ser suficiente, aunque puede que carezca de funciones avanzadas que algunas pymes necesiten (por ejemplo, facturas recurrentes, integración con contabilidad interna o sistemas de e-commerce).

No olvides que, sea cual sea la solución escogida, la responsabilidad de la adaptación recae en tu negocio. Dicho de otro modo, si tu software no cumple los requisitos, eres tú quien se arriesga a posibles infracciones. Por ello, es esencial que, antes de comprar o renovar un producto, pidas al desarrollador la declaración responsable que confirme que cumple VERI*FACTU (o,

6. Régimen sancionador

La implantación del Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) no solo implica una serie de obligaciones y plazos de adaptación para las empresas, sino que también establece un régimen de control y sanciones que la Agencia Tributaria (AEAT) puede aplicar si se detecta un incumplimiento. Para muchos autónomos y pymes, este es uno de los puntos más sensibles, pues el temor a posibles multas y contingencias fiscales suele generar dudas y preocupación. En esta sección, te explicamos cuáles son las infracciones principales contempladas, las cuantías de las sanciones previstas en la Ley General Tributaria y qué responsabilidades recaen sobre fabricantes, productores y usuarios de software. También te ofrecemos ejemplos de casos reales de infracción y la forma de subsanarlos.

Si aún no tienes claro quiénes están obligados a cumplir VERI*FACTU o qué plazos hay para la adaptación, te recomendamos revisar antes esas secciones. Además, si quieres entender los fundamentos legales y el porqué de este régimen sancionador, echa un vistazo al capítulo de Contexto y Antecedentes, donde se detalla la evolución normativa y la razón de ser del nuevo marco legal contra el fraude.

6.1. Sanciones por incumplimiento

La Ley 11/2021 introdujo en la Ley General Tributaria (LGT) una serie de preceptos que permiten sancionar de manera expresa y directa a quienes empleen, produzcan o comercialicen software de facturación que no cumpla con los requisitos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad. Esto se traduce en un nuevo artículo, el artículo 201 bis de la LGT, que ha regulado la infracción consistente en el uso de sistemas informáticos que permitan la manipulación de facturas o la ocultación de ventas. A continuación, describimos los aspectos esenciales.

Infracción tributaria por uso de sistemas que no cumplan especificaciones

El Real Decreto 1007/2023 desarrolla el famoso artículo 29.2.j) de la LGT, que exige que los programas y sistemas informáticos garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Si tu software no cumple estos principios —ya sea porque no genera el hash o huella digital, permite borrar facturas sin dejar rastro, no conserva adecuadamente los datos, etc.— estarías incumpliendo la norma. Esto se agrava si se comprueba que el programa está diseñado deliberadamente para engañar (por ejemplo, con “módulos ocultos” que borran facturas).

La infracción no solo alcanza al usuario final del software (la pyme o el autónomo), sino que también puede afectar al fabricante o comercializador que produzca o venda conscientemente un sistema que no cumpla las especificaciones exigidas por la Ley. Así, la AEAT tiene la potestad de sancionar tanto a quien diseña el software fraudulento como a quien lo utiliza para emitir facturas manipuladas.

Multas y cuantías según Ley General Tributaria (artículo 201 bis)

El artículo 201 bis de la LGT contempla diversas sanciones pecuniarias por la fabricación, producción, comercialización y uso de software de facturación que permita la falsificación de la realidad contable. Aunque las cuantías pueden variar, la norma prevé:

  • Sanciones fijas: puede establecerse una cuantía fija para quienes simplemente posean o utilicen un sistema que no cumpla las condiciones legales de inalterabilidad. Las cifras varían en función del momento y del grado de incumplimiento, pero se habla de multas mínimas de varios miles de euros.
  • Sanciones proporcionales: en casos más graves, o cuando se ha utilizado el software de forma efectiva para ocultar ingresos o manipular facturación, la AEAT podría imponer multas proporcionales al volumen de operaciones defraudadas.
  • Multas específicas para el productor o desarrollador de software fraudulento: si se demuestra que un fabricante intencionadamente ha integrado utilidades de borrado y alteración de facturas, la sanción recae sobre él y puede llegar a ser cuantiosa, incluso sumándose a posibles responsabilidades penales si media falsedad documental.

El portal de la Agencia Tributaria suele publicar criterios interpretativos y ejemplos de aplicación de las sanciones. Dada la novedad de esta norma, conviene estar atento a los posibles desarrollos reglamentarios y a las interpretaciones que la AEAT vaya emitiendo. En cualquier caso, la recomendación principal es evitar la mera posibilidad de ser sancionado asegurándose de que el software cumple con VERI*FACTU antes del plazo máximo.

6.2. Posibles contingencias y responsabilidad

Como veíamos, la norma no solo sanciona el hecho de “usarlo” (como usuario final), sino que también puede imputar responsabilidad a fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación que no se adapten a la normativa. A esto se añaden otras situaciones, como la importancia de la “declaración responsable” y lo que ocurre si la AEAT se persona en tu local y detecta alguna anomalía. Desgranamos estos aspectos a continuación.

Responsabilidad de fabricantes, productores y usuarios del software

El Reglamento VERI*FACTU deja clara la obligación formal de que el software cumpla los requisitos técnicos que impidan la manipulación de los registros de facturación. Tanto el art. 29.2.j) de la LGT como el nuevo art. 201 bis contemplan la posibilidad de sancionar a:

  • Productores o desarrolladores que diseñen y vendan un programa con “módulos ocultos” capaces de alterar facturas, o que omitan las funciones exigidas (por ejemplo, el encadenamiento de huellas, firma o hash de los registros). Si el productor, además, publicita o facilita estos métodos a sus clientes, la sanción puede ser más elevada.
  • Comercializadores o distribuidores que, sabiendo que el software incumple la normativa, lo ofrezcan a pymes y autónomos. La mala fe o el conocimiento de la posibilidad de engaño agravan la infracción.
  • Usuarios finales (empresarios o profesionales) que hayan instalado en sus sistemas un programa que, voluntaria o negligentemente, posibilite la ocultación de ventas o la alteración de facturas. En el caso de desconocimiento, podría haber atenuantes, pero se entiende que el contribuyente tiene el deber de informarse y de usar un programa conforme a la ley.

De esta forma, la responsabilidad está bastante repartida y no se limita a sancionar al usuario final. Por ello, es fundamental que las pymes y autónomos exijan a su proveedor de software la correspondiente “declaración responsable” que certifique que su producto se ajusta a VERI*FACTU. Esto no solo protege al usuario de un eventual engaño, sino que también sirve de prueba para la AEAT de que la empresa obró con diligencia al adquirir el programa.

Importancia de la declaración responsable y de conservarla

La declaración responsable se ha convertido en una pieza clave para demostrar la conformidad del software con el Real Decreto 1007/2023. Básicamente, es un documento emitido por el productor o desarrollador en el que asegura que su software cumple con todos los requisitos legales. Según el reglamento, cada versión del software debe incorporar esta declaración, y el usuario final debería guardarla, ya sea en papel o en formato electrónico, durante el periodo de prescripción (4 años normalmente).

¿Para qué sirve en la práctica? Principalmente para acreditar ante la AEAT (o en caso de inspección) que, cuando se adquirió y se instaló el programa, el usuario actuó conforme a la ley, confiando en que el proveedor le dio una herramienta adecuada. Esto podría ayudar a librarse de sanciones en caso de que, a posteriori, se descubra un error en el software, siempre y cuando la pyme no manipulara deliberadamente nada. Por tanto, es esencial solicitar la declaración responsable y archivarla.

Cómo proceder ante inspecciones y requerimientos de la AEAT

La Agencia Tributaria está facultada para personarse en el local donde se use el sistema informático y requerir el acceso completo a los registros de facturación, así como a su registro de eventos (si no se opta por la modalidad de VERI*FACTU voluntaria). En ese momento, el contribuyente debe:

  • Facilitar el acceso a la consola del programa, al disco duro o base de datos donde se guarden los registros. Se exige que estén en un formato legible y exportable.
  • Proporcionar credenciales (usuario, contraseña) o cualquier clave de seguridad necesaria para que el inspector revise la inalterabilidad de los registros. Negarse a colaborar podría considerarse obstrucción y dar lugar a sanciones adicionales.
  • Aportar la declaración responsable y cualquier documentación que pruebe la conformidad del software. Esto incluye los manuales técnicos o de uso, si fuera necesario.

Si la inspección detecta “modificaciones posteriores” (facturas borradas, alteradas o fuera de la secuencia de huellas) sin los debidos registros de anulación, cabe la posibilidad de que se inicie un expediente sancionador. Lo mismo ocurriría si el inspector descubre módulos ocultos diseñados para cambiar importes o fechas de las facturas. En estas situaciones, la AEAT podría entender que se trata de deliberada ocultación.

En caso de recibir un requerimiento oficial para enviar los registros de facturación, la empresa deberá responder en el plazo y forma indicados. La no respuesta, la respuesta incompleta o la respuesta falseada se consideran infracciones graves.

6.3. Casos reales y supuestos de sanción

Para ilustrar cómo se aplican estas sanciones y contingencias, conviene repasar ejemplos prácticos que, aunque en muchos casos son hipotéticos, reflejan situaciones que ya se han dado en contextos similares (por ejemplo, con las regulaciones forales de TicketBAI o con software de ocultación de ventas en otros países). Estos ejemplos sirven para que pymes y autónomos comprendan qué tipo de comportamientos están en la mira de la AEAT.

Ejemplo 1: Manipulación deliberada de facturas

Una pyme de hostelería adopta un software que permite “borrar” facturas después de su emisión sin generar un registro de anulación. El programa posee un botón oculto que reduce la facturación diaria real. La empresa, para “ahorrarse” IVA, lo usa sistemáticamente durante meses. En una inspección, la AEAT detecta discrepancias entre el stock consumido y el volumen de ventas declarado; solicita el acceso al software y comprueba la existencia de dicho módulo.

En este caso, la sanción recae tanto en el usuario (la pyme) por la ocultación de ventas, como en el productor del software, si se demuestra que diseñó deliberadamente esa funcionalidad de borrado. La multa puede ser considerable y, además, se pueden exigir las cuotas de IVA defraudadas con sus correspondientes recargos e intereses.

Ejemplo 2: No disponer de la firma o hash en el registro de facturas

Una tienda de ropa adquiere un software de facturación sencillo, pero la actualización a VERI*FACTU no llega a tiempo (el proveedor no cumple el plazo). El sistema, por tanto, no genera el encadenamiento de facturas ni la huella digital de cada registro. Llegado el momento límite, la empresa no ha cambiado de programa ni ha exigido la declaración responsable.

Si la AEAT investiga y ve que, para la fecha exigida, la pyme usaba un programa incumplidor, puede imponerle una sanción administrativa prevista en el artículo 201 bis LGT, independientemente de que haya o no fraude. Por otra parte, también podría sancionar al proveedor del software si se demuestra que vendía un sistema no adaptado y no informaba a sus clientes de ello.

Ejemplo 3: No tener la declaración responsable ni conservarla

Un autónomo compra un software a un distribuidor local, pero nunca solicita la declaración responsable. En una requisa, la AEAT pide esa documentación para comprobar la conformidad del programa, y el autónomo no puede mostrarla. Aunque el programa en sí cumpla con las exigencias, la falta de documentación le hace incurrir en responsabilidad.

En este escenario, si se demuestra que el software sí cumple VERI*FACTU, la sanción podría ser menor, pero el mero hecho de no conservar la documentación respaldatoria puede conllevar multas por incumplimientos formales. Es un ejemplo claro de cómo un descuido administrativo puede causar perjuicios a la pyme.

Formas de subsanar o corregir la situación

Si, tras una inspección o un control, se detectan irregularidades, lo habitual es que la AEAT abra un expediente sancionador. No obstante, existen vías de subsanación o atenuantes, dependiendo de la magnitud del incumplimiento:

  • Regularización voluntaria: si la empresa reconoce de inmediato los hechos y paga las cantidades dejadas de ingresar, más intereses y recargos, puede beneficiarse de reducciones en la sanción (siempre que no median otras infracciones graves).
  • Actualización o sustitución inmediata del software: demostrar que, al saberse el problema, se corrigió con urgencia la herramienta de facturación y se implantó una solución conforme, reduciendo el período de incumplimiento.
  • Colaboración con la inspección: la Ley General Tributaria contempla reducciones de sanciones por conformidad y colaboración. Si la pyme aporta todos los datos y no oculta información, la AEAT podría imponer sanciones menores.

En casos extremos, donde el propio proveedor de software ha engañado al usuario final, es crucial recabar cualquier prueba (emails, facturas de compra, manuales, etc.) que muestren la diligencia del empresario y la presunta responsabilidad directa del fabricante. Aun así, el desconocimiento de la ley no exime completamente de responsabilidad, por lo que la pyme deberá argumentar su caso con solidez.

En definitiva, el Régimen sancionador de VERI*FACTU refuerza la idea de que la mera obligación de integrar un software conforme no es retórica, sino que comporta consecuencias reales en caso de incumplimiento. Tanto productores como usuarios finales deben actuar con diligencia para:

  • Asegurarse de que el software de facturación cumple con los requisitos de integridad y trazabilidad (encadenamiento, hash, registro de anulación, etc.).
  • Pedir la declaración responsable correspondiente y archivarla, para demostrar buena fe y diligencia ante cualquier inspección.
  • Evitar “módulos ocultos” o funcionalidades sospechosas que permitan alterar facturas sin generar el rastro obligado por la ley.
  • Cumplir los plazos de implantación establecidos y no retrasar la adaptación, pues una inspección posterior al deadline puede encontrar un incumplimiento que genere multas sustanciales.

Asimismo, no hay que olvidar que, más allá de las sanciones puramente económicas, los incumplimientos graves y continuados podrían derivar en responsabilidades penales si se considera que se han falseado documentos contables o se ha cometido delito contra la Hacienda Pública. Por suerte, la mayoría de las pymes que simplemente trabajan con software adaptado y siguen los procedimientos establecidos no deberían temer más que la posibilidad remota de algún error formal, subsanable con la colaboración debida.

Para cerrar, recuerda que este Régimen sancionador tiene como principal objetivo prevenir el fraude y fomentar la transparencia en la facturación. De hecho, la propia AEAT ha señalado que facilitará asistencia y canales de información para que las empresas cumplan sin caer en infracciones. En la sección de Impacto Práctico de la guía podrás ver cómo llevar a cabo el cumplimiento día a día, y en Pasos para la implantación exitosa te orientamos sobre cómo implantar el software y formar al personal para minimizar cualquier riesgo. Si quieres profundizar en la génesis de estas sanciones, te recomendamos también revisar la sección de Contexto y Antecedentes, donde se explica el origen legislativo y la relación con la Ley 11/2021.

Para cualquier consulta legal o si tu caso presenta particularidades complejas, lo ideal es que te asesores con un profesional experto en derecho tributario. La información oficial está disponible en el portal de la AEAT y en la publicación oficial del BOE del Real Decreto 1007/2023.

7. Modalidades de sistemas informáticos: VERI*FACTU vs. NO VERI*FACTU

El Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) ofrece dos opciones principales para dar cumplimiento a la exigencia de inalterabilidad e integridad de las facturas: la remisión voluntaria de los registros de facturación en tiempo real (a lo largo del texto la llamaremos modalidad VERI*FACTU) y la conservación in situ de los registros con el correspondiente registro de eventos (a la que llamamos modalidad NO VERI*FACTU). Aunque ambas variantes cumplen la normativa, difieren en aspectos técnicos y operativos clave que pueden afectar el día a día de tu pyme o negocio. Si has llegado aquí sin saber todavía quiénes están obligados o cuándo tienes que implantar un nuevo software, te sugerimos echar un vistazo primero a esas secciones.

En este capítulo abordaremos la visión general de estas dos opciones, sus respectivas ventajas y desventajas y los factores que pueden guiar la elección de una u otra. De esta forma, podrás entender si tu negocio se beneficiaría más de la sencillez de VERI*FACTU (enviar registros de facturas de manera casi inmediata a la Agencia Tributaria) o de la autonomía que otorga la modalidad NO VERI*FACTU (mantener y asegurar localmente todos los registros con firma electrónica y un registro de eventos).

7.1. Visión general de las opciones

El Real Decreto 1007/2023 parte de la premisa de que todas las facturas emitidas por una empresa deben quedar registradas y conservadas sin que sea posible su manipulación posterior. Esto responde al mandato del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria que exige que los programas informáticos de facturación:

  • Garantíen la integridad y la inalterabilidad de los registros.
  • Reflejen cualquier anulación o modificación de manera trazable.
  • Conserven la información durante el plazo legal de prescripción (generalmente 4 años, o más según el tipo de impuesto).

Ahora bien, ¿cómo se logra esa trazabilidad y garantía de integridad? El Reglamento VERI*FACTU ofrece dos modalidades generales:

  1. Modalidad VERI*FACTU: Se basa en la remisión voluntaria y prácticamente en tiempo real (o en pocos segundos o minutos) de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Al enviar la información de cada factura de forma automática y segura al servidor de la AEAT, la integridad queda asegurada porque la versión “oficial” de la factura se encuentra en la Administración. Cualquier discrepancia posterior en los libros internos del contribuyente puede ser fácilmente detectada. De hecho, esta modalidad exime de ciertas obligaciones adicionales como la firma electrónica de los registros y el llamado registro de eventos, ya que la AEAT posee el “registro maestro” y no hace falta “certificar” nada localmente.
  2. Modalidad NO VERI*FACTU: Consiste en mantener todos los registros de facturación localmente (o en la nube, pero bajo control del contribuyente) sin transmitirlos de inmediato a la Administración. Para compensar ese “riesgo” de manipulación, la norma exige medidas de seguridad como:

    • Firma electrónica individual de cada registro de facturación.
    • Uso de un “hash” encadenado que asegure la secuencia cronológica de facturas.
    • Conservación de los registros con la garantía de inalterabilidad.
    • Registro de eventos donde se refleje todo suceso relacionado con el sistema de facturación (inicio, fin, exportaciones de datos, detección de anomalías, etc.).

    En caso de inspección, la AEAT puede requerir la descarga y el volcado completo de los registros para compararlos con lo declarado.

La libertad de elección que ofrece el RD 1007/2023 atiende a la diversidad de situaciones empresariales: no es lo mismo un gran comercio con conexión a Internet permanente que un pequeño profesional itinerante que no siempre dispone de red, o que no quiere depender de un envío continuo de facturas a la Administración. Si necesitas profundizar en cómo se relaciona todo esto con otros regímenes como el SII o con la Ley Crea y Crece (factura electrónica obligatoria), puedes revisar la sección de Contexto y Antecedentes de esta guía.

7.2. Ventajas y desventajas de cada modalidad

Aunque ambas opciones cumplen con la exigencia legal, cada pyme o autónomo debe analizar cuál se adapta mejor a sus circunstancias. A continuación, desglosamos los pros y contras de cada modalidad.

Modalidad VERI*FACTU

La modalidad VERI*FACTU puede entenderse como un “sistema de emisión de facturas verificables” en el que, en el mismo momento o muy poco después de emitir cada factura, se remite un “registro de facturación” a la Agencia Tributaria. La Remisión se hace por canales electrónicos seguros, con codificación XML y un control de flujo basado en un tiempo de espera entre envíos y la limitación de cuántos registros se mandan en cada lote.

  • Ventajas:

    • Sencillez en controles: Al enviar todos los registros en tiempo real, no se necesita firma electrónica individual de cada factura ni un registro de eventos local. La AEAT se encarga de recibir y asegurar la integridad.
    • Previene el riesgo de manipulación posterior: Al quedar registrada de inmediato en el servidor de la AEAT, cualquier alteración local en la pyme se detectaría fácilmente, lo que reduce el espacio para el fraude y la incertidumbre.
    • Fácil acceso a listados y servicios de ayuda: La Administración podría proveer “borradores” o prellenados de declaraciones, o la integración con la contabilidad puede ser más ágil al tener ya los datos en la Sede Electrónica.
    • Menos carga de almacenamiento local: Aunque se exige cierta conservación, no es tan crítico tener copias inmutables, puesto que la AEAT tiene la referencia de los datos enviados.
  • Desventajas:

    • Necesidad de conexión continua a Internet: Para remitir las facturas, tu sistema debe poder conectarse a la AEAT prácticamente en tiempo real. Si tu negocio no dispone de una buena conexión, esto podría ser problemático.
    • Posible saturación de envíos: Si emites un gran número de facturas en períodos muy cortos, podrías tener que gestionar lotes de envío y quedarte temporalmente “bloqueado” por el parámetro de control de flujo que la AEAT establezca.
    • Dependencia de la infraestructura de la AEAT: En caso de incidencias técnicas del servidor, tendrás que retener facturas y remitirlas cuando sea posible, o implementar mecanismos de reintento de envío y monitorizar errores.
    • Cambio de hábitos: Personal administrativo que antes solo llevaba facturas localmente deberá acostumbrarse a ver confirmaciones de envío y recibir “mensajes de respuesta” de la AEAT. Implica un ligero cambio de operativa.

Modalidad NO VERI*FACTU

La modalidad NO VERI*FACTU se centra en la conservación local de los registros de facturación, con un encadenamiento de huella, firma electrónica de cada registro y un registro de eventos que documente cualquier suceso. El contribuyente no remite de manera automática sus facturas a la AEAT (salvo que se lo requieran expresamente).

  • Ventajas:

    • Autonomía y control total: No dependes de la conexión a Internet ni de los servidores de la AEAT para emitir o anular facturas. Todo se hace en tu sistema.
    • Menor tráfico de datos: Si tu volumen de facturación es muy elevado, podrías preferir no saturar tu red ni preocuparte por lotes de envío frecuentes.
    • Posible enfoque “sincronizado en bloque”: Te quedas con la opción de, ante un requerimiento, exportar todos los registros y mandárselos a la AEAT. Esto te da mayor flexibilidad en la gestión diaria.
  • Desventajas:

    • Necesidad de mayor seguridad local: Eres tú quien debe garantizar la integridad de los registros con firma electrónica, hasheo encadenado, etc. Cualquier fallo en el software o en la configuración puede acarrear sanciones en caso de inspección.
    • Registro de eventos obligatorio: Debe reflejar cualquier suceso (inicio, fin, exportaciones, incidencias…), lo que añade complejidad técnica y administrativa.
    • Mayor coste de mantenimiento y almacenamiento: Tu sistema debe conservar toda la información de forma inmutable y segura por 4 años o más. Esto exige backups fiables y espacio de almacenamiento.
    • Dificulta la asistencia por parte de la AEAT: Al no remitir facturas en tiempo real, no dispondrás de ciertos servicios automatizados (por ejemplo, borradores de autoliquidaciones con base a datos ya recibidos). Deberás continuar presentando tus modelos de forma clásica.

La elección entre estas dos modalidades conlleva implicaciones técnicas y organizativas que varían según la dimensión de tu negocio, la estabilidad de tu conexión a Internet y las preferencias en la gestión de la facturación. Recuerda revisar, si lo crees oportuno, los casos reales que podamos presentar en esta guía, donde ilustramos qué tipo de negocio se acomoda mejor a una u otra opción.

7.3. Cómo elegir entre una u otra

Para decidir cuál de las dos modalidades implementar, conviene reflexionar sobre varios factores. No existe una respuesta única válida para todos; la idoneidad puede depender de elementos muy específicos de tu pyme, tu sector o incluso la ubicación geográfica. Estos son algunos criterios que pueden ayudarte:

1. Volumen de facturación y ritmo de emisión

Si emites muchas facturas al día, la modalidad VERI*FACTU podría saturar tu sistema con un envío constante de lotes XML a la AEAT, sobre todo en horas punta. En cambio, si tu volumen es mediano o bajo, enviar cada factura no supondrá mucha carga adicional y disfrutarás de las ventajas de la factura verificable en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.

En la modalidad NO VERI*FACTU, un elevado volumen de facturación obliga a un mayor cuidado en la gestión de copias de seguridad y en la integridad local de los datos, lo que puede encarecer la infraestructura. Por otro lado, si prefieres no enviar datos a la AEAT de inmediato y te manejas con tu contabilidad interna, puede que te compense esa mayor autonomía local.

2. Conectividad y acceso a Internet

Para la modalidad VERI*FACTU, es muy recomendable contar con una conexión a Internet estable. Aunque el reglamento habla de remisión “automática y segura”, no siempre tiene que ser “en estricto tiempo real”; el control de flujo puede dar un margen de algunos segundos o minutos. Aun así, si tu negocio opera en zonas con coberturas deficientes o si trabajas en movilidad (por ejemplo, un profesional que factura desde ubicaciones remotas), puede resultar difícil remitir la información en ese momento.

En tal caso, la modalidad NO VERI*FACTU te protege de problemas de conectividad, dado que no necesitas enviar nada inmediatamente. Eso sí, deberás implementar un software con firma electrónica para cada registro y un registro de eventos que te ayude a demostrar la inalterabilidad de las facturas.

3. Presupuesto y características del software

Tanto en la modalidad VERI*FACTU como en la NO VERI*FACTU, el software ha de cumplir con lo dictado en el RD 1007/2023. Pero la naturaleza de las funcionalidades sí difiere:

  • VERI*FACTU: No requiere firma de cada factura ni registro de eventos, pero sí la capacidad de conectarse a la AEAT y enviar los datos en el formato y estructura establecidos (generalmente XML). El coste del desarrollo se focaliza en la parte de comunicaciones y sincronización con los servidores de la Agencia Tributaria. Una vez instalado, el control se aligera porque la AEAT posee los registros como “fuente de verdad”.
  • NO VERI*FACTU: Precisa un módulo de firma electrónica que firme cada registro de alta y de anulación, una estructura de hash encadenado (o similar) y un registro de eventos que documente cualquier cambio en el sistema (exportaciones, restauraciones de copia, detección de anomalías, etc.). Esto puede encarecer un poco la solución a nivel de desarrollo e infraestructura local.

Si tu proveedor de software te ofrece ambas posibilidades, valora los costes de licencia o mantenimiento. A veces, la modalidad VERI*FACTU puede ser más económica, porque no requiere tanta sofisticación local, pero sí un componente de comunicación en línea continuo. En otras situaciones, la modalidad NO VERI*FACTU puede salir más barata si ya tienes un ERP robusto y personalizado en el que solamente añadir los módulos de firma y hash, sin desarrollar la remisión online.

4. Tipo de negocio y sector

Otro factor determinante es el sector en el que operas:

  • Comercios minoristas o establecimientos con TPV: Suelen emitir muchas facturas simplificadas (tickets) y, en algunos casos, facturas completas a petición del cliente. La modalidad VERI*FACTU ofrece un modo de compartir automáticamente esa información con la AEAT, facilitando la verificación en tiempo real. No obstante, si no deseas dependencia de Internet en tu punto de venta, quizás prefieras la modalidad NO VERI*FACTU.
  • Profesionales liberales con pocas facturas al mes: Les puede venir muy bien la modalidad VERI*FACTU, porque simplifica la relación con la AEAT y se evitan registros de eventos. Con un volumen bajo, la remisión no satura la red y obtienen un control sencillo.
  • Empresas con ERP a medida: Si tu ERP está muy integrado en toda tu cadena de suministro y contabilidad, quizá te resulte más sencillo implementar la modalidad NO VERI*FACTU, añadiendo módulos de seguridad y registro de eventos a tu sistema actual, en lugar de desarrollar el canal de envío online a la AEAT. Pero debes valorar si la remisión voluntaria podría ofrecerte ventajas de asistencia y prellenado de modelos.

5. Perspectiva futura

La digitalización avanza rápido y se esperan desarrollos complementarios: la factura electrónica obligatoria en transacciones B2B (Ley Crea y Crece), la posible “expansión” de sistemas inmediatos de información, etc. Quien se incline por VERI*FACTU ya estará generando datos en tiempo real o cuasi real, lo que podría armonizarse fácilmente con la facturación electrónica futura. Quien opte por NO VERI*FACTU conservará la independencia local, pero quizá luego deba dar un nuevo salto si la ley obliga a reportar cierto tipo de facturas electrónicas. Todo esto requiere que proyectes la situación a medio-largo plazo.

En resumen, la modalidad VERI*FACTU te “libera” de firmar y custodiar in situ cada registro de facturación, a cambio de transmitir los datos a la Agencia Tributaria. La modalidad NO VERI*FACTU, en cambio, te da autonomía y evita enviar datos de forma constante, pero exige un registro de eventos, la firma electrónica y un control estricto en tu software para asegurar la inalterabilidad de las facturas.

A la hora de elegir, analiza tu volumen de facturación, la conectividad de tu negocio, el presupuesto disponible y tu perspectiva futura. Si te inclinas por un alto grado de digitalización y un contacto estrecho con la AEAT, VERI*FACTU es probablemente más ventajoso. Si prefieres conservar una mayor independencia o tu ERP actual puede adaptarse sin grandes dolores de cabeza a la firma y el registro de eventos, NO VERI*FACTU puede resultar más apropiado.

Recuerda también que el régimen sancionador no varía en función de una u otra modalidad: la obligación de integridad y trazabilidad se aplica igual. Lo único que cambia es el modo en que se demuestra o se asegura esa integridad. Por supuesto, si optas por NO VERI*FACTU y no implementas correctamente la firma y el registro de eventos, podrías encontrarte con problemas en caso de inspección.

Para ver cómo ambos modelos encajan en el calendario de implantación, revisa la sección dedicada a los plazos, donde se explica en qué fecha límite debes tener operativo tu sistema conforme al Real Decreto 1007/2023. Y si lo que te preocupan son los costes de adaptación, te sugerimos echar un vistazo a la sección de preocupaciones de las pymes, donde analizamos la inversión en software y la formación del personal.

Por último, no dejes de consultar al proveedor de tu actual programa de facturación sobre si está desarrollando un módulo VERI*FACTU o si, en su defecto, opta por la vía de la firma y el registro de eventos (NO VERI*FACTU). La decisión, en muchos casos, vendrá dada por la oferta técnica que se ajuste a tus necesidades. Lo importante es que, al finalizar el proceso de adaptación, tu negocio cumpla con los requisitos de veracidad, inalterabilidad y trazabilidad para que tus facturas se consideren legalmente seguras bajo el nuevo reglamento.

8. Impacto práctico en el día a día de las pymes

Más allá de la normativa y los requisitos formales, el Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) supone cambios muy tangibles en la rutina diaria de cualquier pequeña y mediana empresa. Desde la emisión y conservación de facturas con un nuevo código QR hasta la necesidad de adaptar los procesos contables y formar al equipo, esta evolución legal toca varios puntos neurálgicos de la actividad empresarial. En esta sección, profundizaremos en cómo se materializa, en la práctica, la aplicación de VERI*FACTU en el día a día de los negocios.

Si antes de abordar los pormenores de la operativa deseas conocer las inquietudes más comunes entre pymes (inversión, formación, sanciones) o los tipos de sistemas de facturación posibles (VERI*FACTU frente a NO VERI*FACTU), te recomendamos revisar dichas secciones. Asimismo, si necesitas repasar qué plazos existen para implementar todas estas novedades, consulta la sección de calendario.

8.1. Facturación diaria con QR obligatorio

Una de las novedades más visibles de VERI*FACTU es la incorporación de un código QR en las facturas, ya sean completas o simplificadas (lo que solemos llamar “tickets” o facturas simplificadas). Dicho código QR viene acompañado de la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o la mención “VERI*FACTU”. Este requisito pretende que cualquier receptor de la factura, incluyendo un posible consumidor final, pueda escanear ese código y verificar online —a través de un portal oficial— la autenticidad y trazabilidad del documento.

Cómo incluir el código QR y la frase “Factura verificable”

Según el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) modificado por el Real Decreto 1007/2023, las facturas deben incorporar un espacio gráfico para el QR, en un tamaño legible (por ejemplo, de 30×30 mm o más) y con un nivel de corrección de errores que permita su escaneo con facilidad. Los programas de facturación que se adapten a VERI*FACTU generarán este código de forma automática al emitir cada documento. Es por ello que tu software deberá:

  • Calcular el contenido del QR (URL de verificación, datos básicos de la factura como el número, la fecha de expedición y el NIF del emisor).
  • Incrustar el código en la factura impresa o en la versión PDF (si es una factura electrónica).
  • Mostrar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” cerca del QR, de forma clara para el receptor.

En el caso de facturas electrónicas puramente estructuradas (por ejemplo, aquellas en formato Facturae que se usan en B2G o Ley Crea y Crece), es posible que, en lugar del código QR, se incluya un campo de datos con la información equivalente. Sin embargo, para la gran mayoría de pymes que siguen imprimiendo facturas o enviándolas en PDF, el QR físico (o visual) será obligatorio.

La frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” es particularmente relevante cuando optas por la modalidad VERI*FACTU (remisión voluntaria). En ese caso, la Agencia Tributaria recibe la factura en tiempo casi real y podrá confirmarla a cualquier ciudadano que escanee el QR. Pero incluso en la modalidad NO VERI*FACTU, tendrás que incorporar el QR, de modo que, si alguien lo escanea, se muestre un mensaje o se canalice la posible verificación.

Procedimientos y pasos para imprimir o generar la factura de manera digital

En el día a día de un pequeño comercio o de una pyme, el flujo de facturación podría ser algo así:

  1. Se introduce la venta o el servicio en el sistema: De forma manual (programa de facturación en tu ordenador) o a través de un TPV. Se especifican datos como el NIF del cliente (si es necesario para factura completa), la descripción de la operación, precios, etc.
  2. El sistema genera el “registro de facturación” y el QR: El software, conforme a VERI*FACTU, produce un documento en PDF o para impresión que ya incluye el código QR y la frase “Factura verificable…”. Asimismo, si eliges la modalidad VERI*FACTU, se remite esa información a la AEAT automáticamente.
  3. Impresión o envío digital al cliente: Si el cliente está presente, se imprime la factura (o ticket) con el QR. Si se trata de una facturación online, se envía por correo electrónico el PDF con el código QR incrustado. En ambos casos, la referencia a “VERI*FACTU” debe ser visible, de modo que el receptor sepa que puede verificarlo en la Sede Electrónica.
  4. Posible anulación o rectificación posterior (si procede): Si te equivocas en el importe y quieres anular la factura, en la modalidad NO VERI*FACTU tendrás que generar un “registro de anulación” que encadene con la factura original; en la modalidad VERI*FACTU, también se comunicará a la AEAT la anulación. De esta manera, quedará constancia y el QR de la factura original podría reflejar que ya ha sido anulada.

Este es el procedimiento básico. La implementación exacta dependerá de tu software de facturación. Algunos programas generarán el QR inmediatamente y te dejarán “Previsualmente” la factura antes de la impresión, otros lo harán en segundo plano. En cualquier caso, la funcionalidad esencial será la misma: enriquecer la factura con un nuevo elemento (el QR) y, si se opta por la modalidad VERI*FACTU, remitir la información a la AEAT.

8.2. Revisión de los procesos administrativos y contables

El impacto de VERI*FACTU no se limita a la emisión pura y dura de facturas; también afecta a los ciclos de venta, la contabilidad y la forma de llevar los libros registro. Muchos de los pasos que antes se hacían “manualmente” ahora podrían automatizarse o ajustarse para no duplicar trabajo ni cometer errores. A continuación, explicamos cómo puede redefinirse la operativa diaria de la pyme.

Adaptación de los ciclos de venta

En un ciclo de venta típico, intervienen las fases de presupuesto, pedido, albarán (opcional) y factura. Si tu software de gestión integra todas estas fases, la adopción de VERI*FACTU implicará que en la última etapa, al generar la factura definitiva, se apliquen los criterios de inalterabilidad:

  • Número y serie: El sistema informático debe garantizar la correlación y evitar huecos injustificados.
  • Generación del registro de facturación: Añadir el QR y, si corresponde, remitir los datos a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o firmarlos localmente con la huella (hash) (modalidad NO VERI*FACTU).
  • Cambios o anulación posterior: Cualquier modificación de la venta tras emitir la factura (por ejemplo, cambios de importes o anulación total) debe constar con un “registro de anulación” que encadene con la factura original. Esto puede modificar algunos procedimientos de tu ERP que antes simplemente “reescribía” la factura.

Si, por el contrario, tu negocio funciona sin un ERP complejo, podrías igualmente cambiar la forma de facturar: en lugar de llevar contabilidad en hojas de cálculo y luego volcar datos a mano, puede que te resulte más ágil generar facturas en el software adaptado a VERI*FACTU y de ahí obtener la base de datos para contabilidad. Esto te ahorrará tiempo y minimizará los errores de transcripción. La sección de Pasos para la implantación exitosa te puede dar más tips sobre cómo reordenar estos ciclos.

Contabilidad y libros registro

El reglamento no modifica directamente la obligación de llevar los libros registro de IVA o IRPF, pero sí facilita que la AEAT reciba la información de manera estandarizada y la ponga a disposición de la empresa, en caso de que opte por la remisión voluntaria. Por tanto, a medio plazo, podríamos ver escenarios donde la propia Agencia Tributaria ofrezca “borradores de libros” prellenados, como ya hace con los libros del SII para grandes empresas.

Incluso si no eliges la modalidad VERI*FACTU, tu sistema deberá permitir la exportación de todos los registros de facturación en un formato legible y seguro, de modo que la AEAT pueda requerirlos en una inspección o en cualquier control. Este mismo fichero XML se convertirá, a menudo, en la base de tu contabilidad. Así, resulta aconsejable que la pyme reorganice su contabilidad para que:

  • Cada factura, en cuanto se emita, quede registrada automáticamente con su hash encadenado (NO VERI*FACTU) o con la referencia de envío (VERI*FACTU).
  • Exista coherencia entre las facturas y los apuntes contables. Si tu software contable es distinto al de facturación, revisa que ambos puedan integrarse o, al menos, intercambiar datos sin duplicidades ni descuadres.

Además, conviene replantear la política de copias de seguridad. En la modalidad NO VERI*FACTU, tendrás que conservar localmente todos los registros con garantías de inalterabilidad. Esto puede suponer un espacio de almacenamiento adicional y la necesidad de backups externos (nube, disco duro externo, etc.) con cifrado para asegurar la confidencialidad. Si prefieres que sea la AEAT quien reciba y almacene tus facturas “maestras”, la modalidad VERI*FACTU te alivia parte de ese esfuerzo de conservación, pero no te exime de ciertos backups básicos, pues la responsabilidad última de los datos siempre recae también en el contribuyente.

8.3. Formación de los empleados

La capacitación del equipo humano es fundamental para que la adopción de VERI*FACTU sea exitosa. Aunque el software en sí mismo establezca la “imposibilidad” de manipular facturas sin rastro, la realidad es que los empleados deben saber utilizar correctamente todas las nuevas funciones (como la anulación con registro de facturación adicional o la firma digital de cada factura, en caso de NO VERI*FACTU). A continuación, te mostramos los puntos clave de esa formación.

Funcionalidades clave que deben conocer en los nuevos sistemas de facturación

Independientemente de la modalidad elegida, tu equipo de administración, facturación o comercial debe manejarse con soltura en:

  • Generación y emisión de facturas con QR: Cómo se crea el documento, dónde aparece el QR y la mención “VERI*FACTU”, y cómo se imprime o envía al cliente.
  • Anulación de facturas: En vez de “borrar” o “editar” directamente la factura original, hay que generar un “registro de anulación” (o una factura rectificativa, según corresponda). El personal debe entender la lógica de la “inalterabilidad” para no cometer infracciones.
  • Envío de registros a la AEAT (si es VERI*FACTU): Si se opera en la modalidad voluntaria, el personal debe saber cómo se produce la transmisión automática, cómo revisar posibles “mensajes de error” o “rechazos de la AEAT” y cómo reintentar el envío si falla la conectividad.
  • Firma electrónica y hash encadenado (si es NO VERI*FACTU): El equipo debe asimilar que cada factura se “encadena” con la anterior mediante un hash, y que no puede “sobrescribirse” sin generar un nuevo registro. En caso de ver un error, la solución es siempre la anulación o rectificación, no la edición directa.
  • Registro de eventos (NO VERI*FACTU): Saber qué tipo de sucesos se anotan (inicio del sistema, incidencias, exportaciones de datos, restauraciones de copias, etc.), y por qué es crítico mantenerlo accesible. Este registro puede ser requerido por la AEAT en inspecciones.

Además, es esencial que el equipo de IT o el proveedor de software explique a los usuarios finales cómo identificar anomalías (por ejemplo, si el sistema alerta de una discrepancia en los registros encadenados) y qué hacer en esos casos. Esto reduce la probabilidad de sanciones inesperadas o brechas que el sistema detecta pero nadie corrige a tiempo.

Guía rápida de uso para empleados administrativos

Una práctica muy aconsejable es elaborar una “guía de procedimientos internos” o Manual de uso, donde se describan los pasos que cada empleado debe seguir para facturar conforme a VERI*FACTU. Podría estructurarse así:

  1. Emisión de facturas: Pasos para introducir la venta en el software, generar la factura (con QR), revisar y, finalmente, imprimir o enviar en PDF al cliente.
  2. Anulación o rectificación: Procedimiento en caso de error o devolución de mercancía. Explicación de la “factura rectificativa” o del “registro de anulación” y por qué no se permite borrar la factura original.
  3. Exportación de datos e inspecciones: Instrucciones sobre cómo extraer todos los registros, en caso de requerimiento de la AEAT. Localización de las copias de seguridad y del registro de eventos (si es NO VERI*FACTU).
  4. Qué hacer ante incidencias: Por ejemplo, si se corta la conexión y estás en modalidad VERI*FACTU, cómo retener las facturas y enviarlas en cuanto sea posible. O si se detecta un error en la firma de un registro, a quién acudir.

Este manual interno debe actualizarse con cierta frecuencia, sobre todo cuando el proveedor de software lance nuevas versiones o si la Agencia Tributaria introduce cambios menores en las especificaciones técnicas (por ejemplo, en la estructura XML). Es fundamental que todo el personal, desde el responsable de contabilidad hasta el cajero de un comercio, conozca al menos los aspectos básicos del sistema.

En ocasiones, puede que no se cuente con un departamento interno de IT, por lo que la formación corre a cargo del proveedor de software o de un asesor externo. En ese caso, planifica talleres prácticos y sesiones de preguntas y respuestas. La resistencia al cambio suele mitigarse cuando el equipo ve la utilidad de la automatización y el control de los registros frente a los posibles riesgos de sanción.

En resumen, la implantación de VERI*FACTU va más allá de meros requisitos técnicos: impacta directamente en la forma en que emites facturas, controlas tu contabilidad y organizas la labor diaria de tu equipo administrativo. Desde la inclusión del QR en cada documento hasta la modificación de procesos para anular facturas sin alterar el registro original, la norma obliga a un cambio cultural dentro de la pyme.

A medio plazo, este ajuste puede generar beneficios: mayor organización, reducción de errores, una contabilidad más transparente y una relación más ágil con la Agencia Tributaria si optas por la modalidad VERI*FACTU. No obstante, como en todo proceso de transformación digital, requiere inversión y formación. Para atender estas cuestiones, no dudes en revisar la sección de principales preocupaciones o acudir a la guía de implantación, que te explica cómo organizar esta transición de forma planificada.

Finalmente, recuerda que los aspectos administrativos y la capacitación del personal son tan importantes como la plataforma tecnológica. Aunque cuentes con un software “certificado”, si tu equipo no respeta los pasos exigidos (por ejemplo, anular facturas con el procedimiento adecuado), podrías incurrir en infracciones. La sección de régimen sancionador detalla las consecuencias de tales incumplimientos, mientras que la sección de ámbito de aplicación explica a quién afecta en cada caso.

Para concluir, el impacto práctico de VERI*FACTU se resume en:

  • Facturación diaria con QR y leyenda “VERI*FACTU”: El cambio más visible y simbólico ante clientes y usuarios.
  • Revisión de procedimientos internos: Desde la emisión y el archivo de facturas hasta la anulación de las mismas, pasando por la relación con la contabilidad y los libros registro.
  • Necesidad de formación del personal: Un software sofisticado no sirve de mucho si el equipo no comprende su funcionamiento y la filosofía de inalterabilidad que persigue la norma.

Si gestionas adecuadamente estos puntos, VERI*FACTU puede no solo evitarte sanciones, sino impulsar una mejor organización y un paso más hacia la digitalización integral de tu pyme. Esperamos que esta sección te ayude a entender “qué va a cambiar” en tu operativa cotidiana. Para saber cómo poner en marcha todas estas acciones de forma ordenada, pásate por la sección de pasos para la implantación exitosa, donde te ofrecemos un plan más detallado para cumplir a tiempo con el Real Decreto 1007/2023.

9. Pasos para la implantación exitosa

La entrada en vigor del Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) no tiene por qué suponer un dolor de cabeza, siempre y cuando te organices con tiempo y de forma sistemática. En esta sección, desglosamos una hoja de ruta que te permitirá adoptar los nuevos requisitos de facturación –incluido el código QR y la inalterabilidad de registros– de manera ordenada y sin sobresaltos. Los pasos que presentamos aquí son aplicables tanto a pequeños negocios y microempresas como a pymes con cierto nivel de complejidad en su contabilidad.

Si necesitas recordar antes en qué fechas debes tener listo tu software o qué sanciones existen si no cumples, te recomendamos revisar esas secciones correspondientes. Y si aún no sabes si te conviene la modalidad VERI*FACTU o la NO VERI*FACTU, nuestra sección dedicada a las modalidades de sistemas informáticos te ayudará a aclarar dudas técnicas y logísticas.

9.1. Análisis interno y diagnóstico

El primer paso para implantar con éxito el Reglamento VERI*FACTU es saber de dónde partes. Es muy habitual que las pymes utilicen, sin habérselo planteado en profundidad, una combinación de:

  • Software de facturación sencillo (a menudo obsoleto o sin mantenimiento).
  • Procesos manuales basados en hojas de cálculo (Excel o Google Sheets).
  • Un ERP parcial o a medida, con módulos distintos que no siempre se comunican adecuadamente.

Por tanto, el análisis interno debe abordar cuestiones como:

  1. Identificar qué sistemas de facturación se usan actualmente: ¿Existen varias herramientas? ¿Está centralizado en una sola aplicación o cada departamento emite sus propias facturas con un método distinto?

    • Si tienes un ERP (Enterprise Resource Planning) o un CRM que incluye facturación, revisa si el proveedor ha anunciado planes de actualización a VERI*FACTU.
    • Si la facturación se hace mediante hojas de cálculo o documentos de texto, deberás migrar a un software que cumpla la normativa (QR, huella, etc.).
  2. Revisar contratos de mantenimiento y actualizaciones de software: Muchos proveedores ofrecen un plan que incluye adaptaciones legales. Quizá tu paquete contable y de facturación ya contemple la actualización a VERI*FACTU como parte del servicio:

    • Verifica si estás al día en las cuotas de mantenimiento. A menudo, las pymes se dan de baja o no renuevan, perdiendo el derecho a las actualizaciones normativas.
    • Pregunta directamente a tu proveedor si lanzará un parche o nueva versión. De no ser así, evalúa el coste de un desarrollo a medida frente a cambiar de programa.

En esta etapa de diagnóstico, también conviene determinar cuántos usuarios intervienen en la emisión de facturas, el volumen mensual de facturación y si tu sistema actual está preparado para firmar electrónicamente los registros o remitirlos voluntariamente a la AEAT. Si necesitas refrescar en qué consiste cada modalidad, visita la sección correspondiente para contrastar “VERI*FACTU” (remisión voluntaria) frente a la “NO VERI*FACTU” (firma y registro de eventos).

9.2. Búsqueda o adaptación de software

Después de clarificar tu situación interna, llega el momento crucial de decidir si mantendrás tu software (adaptándolo) o buscarás uno nuevo. La clave es que la herramienta que uses cumpla, como mínimo, con los pilares de:

  • Inalterabilidad de los registros.
  • Encadenamiento o sistema de hash para cada factura.
  • QR obligatorio y mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
  • Conservación de los datos durante el plazo legal de prescripción.

¿Dónde localizar programas y proveedores que cumplan los requisitos?

  • Portales especializados en software de facturación y contabilidad: Páginas como Softwaredoit, SoftDoit, o sitios similares, suelen listar soluciones adaptadas a la legislación española. Allí, puedes filtrar por “cumple VERI*FACTU” o “adaptación al RD 1007/2023”.
  • Asociaciones empresariales o colegios profesionales: Muchas veces, las asociaciones de pymes (como CEPYME, ATA para autónomos, etc.) difunden recomendaciones de software que ellos mismos han validado. También algunos colegios profesionales (economistas, asesores fiscales) pueden sugerir aplicaciones concretas.
  • Proveedores que ya te atienden: Si ya usas un ERP o un sistema contable con un contrato de mantenimiento, habla con tu contacto comercial o técnico. Es posible que estén desarrollando un “módulo VERI*FACTU” que incorporar a tu licencia.

En cualquier caso, recuerda pedir la “declaración responsable” al proveedor, documento en el que afirma que su software está conforme con la normativa. Mantén esa documentación archivada para exhibirla en caso de inspección.

Evaluación de costes, funcionalidades y soporte técnico

Para evaluar una solución (sea nueva o una actualización), conviene elaborar un checklist con los siguientes apartados:

  1. Coste inicial y recurrente: ¿Es una licencia de pago único? ¿Un modelo SaaS con cuota mensual? ¿Incluye soporte y actualizaciones normativas o hay que pagarlas aparte?
  2. Funcionalidades clave:

    • ¿Genera el QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”?
    • ¿Soporta la modalidad VERI*FACTU (remisión voluntaria) y/o la NO VERI*FACTU (firma electrónica y registro de eventos)?
    • ¿Se integra con tu contabilidad y almacén, o tendrás que duplicar datos?
  3. Soporte técnico y formación:

    • ¿El proveedor imparte algún curso o tutorial para tu personal?
    • ¿Qué tiempos de respuesta tienen ante incidencias (SLAs)?
  4. Garantías de conformidad legal:

    • ¿Emite el proveedor la declaración responsable por escrito?
    • ¿Con qué frecuencia actualiza el software si hay nuevos cambios legales?

Si el software no cumple alguna de las exigencias mínimas de VERI*FACTU, deberás valorar si el proveedor puede desarrollarla a corto plazo o si te resulta más sencillo migrar a otra solución. Asegúrate de que el coste total (licencia, formación de empleados, posible cambio de hardware) sea asumible para tu negocio. En la sección de preocupaciones abordamos detalladamente la cuestión de la inversión inicial.

9.3. Plan de pruebas y migración

Seleccionado ya el software que usarás, conviene trazar un plan de implantación que no se limite a “instalar y listo”. Una buena migración implica probar funcionalidades, asegurar la compatibilidad con los procesos de tu pyme y formar al personal antes de la fecha de obligado cumplimiento. Veamos algunos consejos útiles.

Consejos para hacer pilotos o simulaciones antes de la fecha límite

  1. Crea un entorno de test: Muchas aplicaciones permiten un modo “sandbox” o una base de datos separada para pruebas. Allí puedes simular la emisión de unas facturas, anularlas, ver cómo se genera el QR, etc., sin afectar tu facturación real.
  2. Valida los formatos de facturas: Comprueba la presentación impresa o en PDF, corroborando que el QR sea legible y que la frase “VERI*FACTU” aparezca en lugar visible. Si usas firma electrónica (modalidad NO VERI*FACTU), verifica que al abrir la factura en tu gestor documental, la firma se muestre correcta.
  3. Verifica el modo VERI*FACTU (si lo eliges): Realiza un “envío” de las facturas simuladas a los servidores de la Agencia Tributaria (o al entorno de pruebas que la AEAT pueda habilitar). Confirma que recibes respuesta afirmativa (status 200, sin errores).
  4. Analiza la anulación y rectificación de facturas: Emite una factura y luego prueba a anularla o rectificarla para ver cómo queda registrado ese cambio. Revisa los logs (registro de eventos) si estás en la modalidad NO VERI*FACTU.

Estas simulaciones te ahorran muchos dolores de cabeza si más adelante la AEAT te requiere documentación y tu software no estuviera bien configurado. Además, familiarizas al equipo con la nueva operativa antes de que sea legalmente obligatorio.

Cómo probar el envío voluntario de facturas (modo VERI*FACTU)

Si optas por VERI*FACTU (remisión voluntaria), uno de los puntos críticos es la comunicación con la Agencia Tributaria. Aunque la norma permite un cierto margen en el tiempo de envío, la idea de base es que tus facturas se reporten en segundos o minutos. Para probarlo:

  • Obtén un certificado electrónico o [Cl@ve PIN] para tu software o tu usuario. Así, cuando el sistema se conecte a la AEAT, se identificará correctamente.
  • Configura la URL y los endpoints de la AEAT en tu programa. Normalmente, tu proveedor de software te indicará si hay un entorno de pruebas (Test) distinto al de producción.
  • Emite 1 o 2 facturas de prueba y observa la respuesta que te devuelven los servicios web de la AEAT. Verifica los posibles “códigos de error” y confirma que la factura se marcó como recibida.
  • Revisa que la factura impresa lleve el QR y la mención “VERI*FACTU”. Si en el QR el usuario receptor lo escanea, según el diseño definitivo, podría ver un mensaje indicando que la factura es “verificable”.

En caso de incidencias (por ejemplo, errores de validación en la estructura XML), tu software o la web de la AEAT te indicarán la causa. Lo esencial es depurarlo durante la fase piloto y no dejarlo para el último momento.

Exportación y validación de registros de alta y anulación

Uno de los requisitos de VERI*FACTU, en cualquiera de sus modalidades, es la capacidad de “exportar” y “validar” todos los registros de facturación generados. Esto cobra especial relevancia en la modalidad NO VERI*FACTU, porque, en caso de inspección, la AEAT podría pedirte la totalidad de registros en formato legible. De modo que:

  • Comprueba que tu software genera archivos XML (o el formato que la Orden Ministerial haya definido) que incluyan todas las facturas (registros de alta), sus huellas (hash) encadenadas y, si procede, los registros de anulación.
  • Asegúrate de poder volcar ese fichero a un soporte físico (USB, disco duro) o enviarlo telemáticamente a la AEAT si lo solicitan. Verifica el resultado en caso de que la agencia publique un validador para esos datos.
  • Revisa de forma interna que la secuencia de facturas es ininterrumpida. Cualquier ruptura de la cadena de hash suele indicar un posible fallo de configuración o, peor aún, una tentativa de manipulación.

Esta exportación periódica es también útil como backup extra. Si pierdes los datos por una avería del disco, tendrás copias en formato estructurado. En la sección de Impacto práctico comentamos más detalles sobre por qué esto puede ser beneficioso para tu organización contable.

9.4. Formación y documentación interna

La tecnología, por sí sola, no soluciona el problema si el equipo humano no sabe usarla correctamente. Por ello, la fase final (pero muy importante) es la formación de los empleados y la creación de manuales de procedimientos que dejen clara la nueva operativa de facturación.

Manuales de procedimientos para la plantilla

  • Descripción paso a paso: Explica, con capturas de pantalla o con un listado claro, cómo emitir una factura (seleccionar cliente, producto/servicio, total, generación del QR, etc.).
  • Instrucciones para anular o rectificar: Un pequeño error en la cantidad o en la descripción de la factura exige la creación de un registro de anulación o rectificativo. Es importante que el personal sepa que no puede “borrar” la factura antigua en el sistema.
  • Proceso de exportación y copias de seguridad: Indica quién es el responsable de hacer el backup, con qué periodicidad y en qué ruta de almacenamiento. Detalla también qué hacer si la AEAT requiere toda la información (dónde se localizan los ficheros XML, por ejemplo).
  • Solución de incidencias: ¿Qué pasa si el sistema se cuelga al generar el QR? ¿Qué hacer si la conexión a Internet falla y no se pueden enviar facturas a la AEAT (en el caso de VERI*FACTU)? ¿Dónde se registra la incidencia?

Este manual de procedimientos tiene que estar accesible a todo el personal involucrado en facturación y contabilidad, ya sea en formato impreso o en un repositorio digital. Una buena práctica es revisarlo trimestralmente para asegurarse de que sigue al día con las actualizaciones del software.

Directrices para almacenamiento y copias de seguridad

En la modalidad NO VERI*FACTU, tu empresa almacena localmente las facturas, firmadas y con su hash encadenado. En la modalidad VERI*FACTU, aunque la AEAT conserve los registros que envías, también tienes que mantener una copia. En ambas situaciones, te conviene definir claramente:

  • Dónde se guardan las facturas: ¿En un servidor local? ¿En la nube con acceso restringido? ¿En un disco duro externo?
  • Periodicidad de copias de seguridad: ¿Diaria, semanal, mensual? ¿Se hacen versiones incrementales o copias completas? ¿Quién es el responsable?
  • Protección de datos y cifrado: Recuerda que, además de la normativa fiscal, debes cumplir la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) si manejas datos de clientes. Asegúrate de que las copias no se queden sin cifrar o en ubicaciones inseguras.
  • Plan de restauración: ¿Qué pasa si se corrompe la base de datos? ¿Se sabe restaurar una copia “antigua” sin perder la continuidad de hash si usas la modalidad NO VERI*FACTU? Estas preguntas son cruciales para la solvencia de tu pyme ante posibles desastres informáticos.

La formación en esta área no es únicamente para el departamento de IT, si lo tienes, sino también para los responsables de contabilidad y facturación, quienes deben estar al corriente de qué hacer si alguien pide “copias seguras” o si la AEAT requiere un volcado completo de registros. Cuanto más claro lo tengas, más simple será cumplir en caso de inspección.

En definitiva, unos pasos de implantación bien trazados te permitirán abordar con calma la adaptación al Reglamento VERI*FACTU. Resumimos la hoja de ruta:

  1. Análisis interno: Saber qué software usas hoy, si está actualizado y si tu contrato de mantenimiento prevé la adaptación.
  2. Elección de software: Decidir si mantendrás tu programa actual (con actualización) o migrarás a uno nuevo. Aquí compararás costes, funcionalidades y soporte. Pide la declaración responsable de conformidad.
  3. Plan de pruebas y migración: Realizar pilotos, validar envíos (en modo VERI*FACTU) y confirmar que el QR y la anulación de facturas funcionan correctamente.
  4. Formación y manuales: Elaborar guías, dar sesiones de capacitación y dejar claros los protocolos de emisión, anulación y backup.

Desde la fase de diagnóstico hasta la puesta en producción, lo ideal es no improvisar: asigna responsables, fechas y objetivos medibles para cada etapa. Te aseguramos que el esfuerzo valdrá la pena, pues, más allá de evitar sanciones, la nueva operativa de facturación puede aportarte una mayor eficiencia administrativa y una contabilidad más fiable.

Si quieres profundizar en el día a día tras implantar VERI*FACTU o conocer las ventajas de la modalidad VERI*FACTU, te invitamos a visitar esas secciones. También puedes explorar recursos oficiales en la Sede de la Agencia Tributaria o consultar los facilitadores tecnológicos que se están acreditando para ofrecer herramientas adaptadas a la normativa.

Con todo ello, esperamos que puedas afrontar este cambio normativo como una oportunidad de modernización de tus procesos internos. Al fin y al cabo, la digitalización no se detiene, y contar con un sistema de facturación seguro y verificado es cada vez más un factor clave para la tranquilidad fiscal y la competitividad de tu pyme.

10. Declaración responsable y certificación del software

La declaración responsable es uno de los documentos más relevantes en el nuevo entorno legal instaurado por el Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023). Aunque a primera vista puede parecer un mero trámite, esta declaración es la pieza clave que garantiza ante la Agencia Tributaria que un determinado software de facturación, contabilidad o gestión cumple con los exigentes criterios de inalterabilidad, trazabilidad, conservación y legibilidad de los registros que marca el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. A efectos prácticos, funciona como un “sello de confianza” que el proveedor, desarrollador o fabricante del software emite con respecto a su producto.

En esta sección, veremos qué es exactamente la declaración responsable, para qué sirve en el día a día de las pymes y cómo revisar y guardar correctamente este documento. Además, daremos ejemplos y recomendaciones para supervisarla si eres el usuario final del software (la pyme o el autónomo que lo emplea). Si aún no tienes claro a quién afecta la norma o en qué fechas debes adaptarte, te sugerimos visitar antes esas secciones. Y, si te interesa el tema de las modalidades de sistemas (VERI*FACTU vs NO VERI*FACTU), también tenemos un capítulo dedicado.

10.1. Qué es y para qué sirve la declaración responsable

El Real Decreto 1007/2023 establece que todo software de facturación que cumpla con VERI*FACTU debe contar con una declaración responsable emitida por su productor, desarrollador o fabricante, en la que se manifiesta expresamente que:

  • El programa cumple con los requisitos técnicos y funcionales (encadenamiento de facturas, imposibilidad de borrado sin rastro, firma o envío a la AEAT, etc.).
  • El proveedor asume la responsabilidad de que su producto no facilita la manipulación fraudulenta de la facturación ni posee “módulos ocultos” para alterar datos.
  • El software está preparado para expedir facturas con código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” cuando se use la modalidad de remisión voluntaria.

Esta declaración es imprescindible no solo para el fabricante, que ha de emitirla y adjuntarla a cada versión o actualización de su software, sino también para el usuario final (la pyme o el autónomo que adquiere la licencia), que debe guardarla como respaldo de que actuó con diligencia a la hora de escoger una herramienta conforme a la ley. En la práctica, si la Agencia Tributaria inspecciona tu negocio y encuentra un software que no tiene declaración responsable, podrías enfrentarte a las sanciones contempladas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.

Cabe destacar que la declaración responsable está estrechamente ligada al concepto de certificación, pero no es exactamente lo mismo que una “certificación oficial” emitida por la AEAT. En muchos países, las administraciones fiscales crean organismos de homologación que revisan y certifican el software. Sin embargo, el RD 1007/2023 se inclina por la autocertificación –a través de la declaración responsable– y el deber de diligencia del contribuyente para escoger un programa que sea legítimo.

En resumen, la declaración responsable cumple las siguientes funciones:

  • Aval legal: Sirve como garantía de que el proveedor del software actúa conforme a la normativa y se hace responsable de ello.
  • Respaldo ante inspecciones: Si la AEAT requiere una justificación de por qué usas ese software, presentar la declaración (junto a la factura de compra o licencia) demuestra tu buena fe.
  • Punto de referencia: Facilita que, si se actualiza el software en el futuro, exista constancia de qué versión está adaptada y bajo qué condiciones.

Si quieres profundizar en cómo la modalidad elegida (VERI*FACTU vs. NO VERI*FACTU) influye en las características del software, no dejes de visitar la sección correspondiente. La modalidad no altera el hecho de que la declaración responsable sea obligatoria, pero sí matiza las funcionalidades que el proveedor declara cumplir.

Obligaciones del productor o desarrollador de software

El reglamento recalca que, además de la usuario final, el productor (desarrollador, fabricante, comercializador) es responsable de:

  • Emitir la declaración responsable por escrito, identificando con claridad el nombre comercial del software, su versión y los datos de la empresa productora.
  • Hacer visible esa declaración responsable en la propia aplicación, por ejemplo, en la pantalla “Acerca de…” o “Información legal”, y entregársela al usuario al momento de la instalación o compra.
  • Asegurar que cualquier actualización posterior del software mantenga o mejore la conformidad con VERI*FACTU. Si un parche elimina la funcionalidad de QR, por ejemplo, incumpliría la ley y la declaración original quedaría invalida.
  • Rectificar la declaración en caso de descubrir un fallo o una inconsistencia que haga que el software deje de cumplir los requisitos. Deben comunicar al usuario cualquier incidencia relevante.

Estos puntos confirman que la norma no se limita a penalizar a la pyme que use un software deficiente; también puede dirigirse contra el creador de la herramienta si “prometió” conformidad sin fundamentos. Para entender mejor cómo la AEAT puede exigir responsabilidades, revisa la sección de régimen sancionador.

Cómo revisarla y guardarla

Si eres el usuario final (pequeño empresario o autónomo), es imprescindible que solicites la declaración responsable al adquirir o actualizar tu software. Los pasos recomendados:

  1. Verificar el contenido: Asegúrate de que la declaración indique explícitamente las características exigidas por VERI*FACTU (p. ej., integración del QR, posibilidad de remisión voluntaria, huella digital, firma electrónica, etc.). También debe especificar la versión exacta del software.
  2. Buscar información del productor: Confirma que la empresa o desarrollador que firma la declaración exista legalmente (un CIF válido, dirección, datos de contacto). Si no encuentras referencias de esta empresa, podría ser señal de alarma.
  3. Almacenar la declaración responsable: Guárdala en un lugar seguro, preferiblemente junto a tu licencia o contrato de compra del software. Puede ser en papel o en formato PDF en tu repositorio de documentos legales. Deberás conservarla al menos durante el plazo de prescripción (4 años), aunque lo aconsejable es mantenerla mientras uses esa versión.
  4. Referenciarla en tu manual interno: Si tienes un procedimiento interno para auditorías o inspecciones, anexa la declaración a tu dossier de “información del software”, de modo que, si alguien (inspector, asesor, etc.) pregunta, puedas mostrarla de inmediato.

En caso de duda sobre la veracidad de lo declarado, puedes contactar con el proveedor y pedir explicaciones adicionales. Algunos proveedores ofrecen documentación técnica más profunda, con capturas de pantalla o especificaciones de firma electrónica, para demostrar su conformidad. Si existe un portal oficial para verificar proveedores (por ejemplo, en otros países con homologaciones centralizadas), consúltalo.

10.2. Modelos y recomendaciones

La ley no prescribe un modelo único de declaración responsable. No obstante, sí indica la información mínima que debe contener. En este apartado, sugerimos una estructura base y damos consejos prácticos sobre cómo revisarla o supervisarla. También te será útil si, por motivos de negocio, desarrollas tu propio software a medida y necesitas emitir tú mismo la declaración (por ejemplo, si eres un “productor” de software que se ha integrado en tu ERP).

Ejemplos prácticos de declaración

A continuación, proponemos un esquema de una declaración responsable típica, que podrías hallar al comprar un software adaptado a VERI*FACTU: 


DECLARACIÓN RESPONSABLE DE CONFORMIDAD CON RD 1007/2023 (VERI*FACTU)

1. Datos del Software:
   - Nombre comercial: [Ej. FacturaPlus Pro 2.0]
   - Versión: [2.1.0]
   - Fecha de la versión: [10 de septiembre de 2024]
   - Modalidad(es) soportada(s): [VERI*FACTU voluntaria / NO VERI*FACTU / ambas]

2. Datos del Productor/Desarrollador:
   - Razón Social: [Software Innovación S.L.]
   - CIF/NIF: [B12345678]
   - Domicilio: [Calle Ejemplo, 45, 28000 Madrid]
   - Contacto: [info@softwareinnovacion.es | Tel: 900 100 200]

3. Objeto de la Declaración:
   - Manifestamos que el software indicado cumple con los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y la Ley General Tributaria (art. 29.2.j)):
     a) Genera facturas con QR y la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU" (cuando aplique).
     b) Soporta el encadenamiento de registros y huella (hash) para asegurar su inalterabilidad.
     c) Permite, en caso de modalidad VERI*FACTU, la remisión voluntaria de facturas a la AEAT en formato XML con huella y control de flujo.
     d) Incorpora registro de eventos (en su modalidad NO VERI*FACTU) y/o firma electrónica de cada factura cuando se opta por la conservación local.

4. Responsabilidades asumidas:
   - Nos comprometemos a actualizar el software sin coste adicional si surgen requisitos técnicos o de seguridad adicionales dictados por la Orden Ministerial de desarrollo.
   - Declaramos no haber incorporado ni permitir en el software funciones o módulos que posibiliten la supresión fraudulenta de facturas sin trazabilidad.
   - En caso de detectar alguna brecha o incumplimiento, notificaremos a los usuarios y emitiremos una nueva declaración corregida.

5. Vigencia de la Declaración:
   - Esta declaración es válida para la versión especificada. Para versiones posteriores (2.2, 2.3, etc.), se emitirá una declaración renovada.

Firmado en Madrid, a [Fecha].
Fdo: [Nombre del responsable de la empresa productora]

Este ejemplo es orientativo. Cada proveedor puede variar la forma, pero la esencia debe ser la misma: datos del software, del productor, la mención explícita de cumplir con el RD 1007/2023 y la asunción de responsabilidad.

Supervisión de la declaración por parte del usuario final

  • Comprobar consistencia entre la versión citada y la instalada: No te sirve de nada una declaración que ponga “versión 2.0” si tú en tu empresa usas la “versión 1.9”. Asegúrate de que coinciden.
  • Revisar fecha y firma: Debe estar firmada por el responsable legal de la empresa desarrolladora y con fecha posterior o igual al lanzamiento de la versión. Si no tiene fecha o firma, cuestiona su validez.
  • Verificar la referencia al RD 1007/2023: Debe nombrar expresamente el Real Decreto 1007/2023 y/o la Ley 58/2003 art. 29.2.j). Si no menciona la norma, podría ser una declaración genérica que no ampara todo lo exigido.
  • Archivar en tu repositorio interno: Lo ideal es guardar la declaración en tu servidor de contabilidad o en la carpeta de “Documentación legal y facturación”, junto a manuales de usuario y facturas de compra. Recuerda que la AEAT puede solicitarlo en una inspección.

Ten en cuenta que, a la hora de la verdad, la AEAT no dispone de una “lista pública” de software homologado (al menos, no se contempla en el texto del RD 1007/2023). Por eso, la carga de verificar y conservar la declaración recae en el usuario. Este es uno de los pilares del enfoque de autocertificación que adopta la norma.

Para terminar, subrayamos que la declaración responsable y la certificación del software constituyen un punto crucial en la hoja de ruta de implantación de VERI*FACTU. Elegir un programa que la proporcione, y guardar adecuadamente ese documento, protegerá a tu pyme ante posibles revisiones de la Agencia Tributaria. En el caso de que surja algún problema o divergencia, la declaración servirá de prueba de que actuaste con diligencia y que, en teoría, el software estaba habilitado para prevenir manipulaciones ilícitas.

No olvides que la conformidad no termina con la firma de la declaración; debes seguir buenos procedimientos diarios al facturar (por ejemplo, no “sobrescribir” facturas ya emitidas, usar códigos QR y la mención “VERI*FACTU” cuando corresponda) y mantener actualizado tu software conforme a nuevas versiones o parches de seguridad.

En caso de que el proveedor no sea capaz o no quiera emitir dicha declaración, desconfía. Podría no haber integrado todas las funcionalidades que exige el RD 1007/2023. Más vale buscar otro software o, si tienes un contrato fuerte de desarrollo a medida, exigir el cumplimiento de las cláusulas que garanticen la adaptación legal. Si se incumple, revisa la sección de sanciones para ver la gravedad de las multas que podrían llegar a imponerse a usuario y productor.

Si quieres saber más sobre la responsabilidad que asumen fabricantes y usuarios, la sección de régimen sancionador y la de ámbito de aplicación detallan cómo la Ley General Tributaria abarca a ambos polos: no solo sanciona al usuario por ocultar facturas, sino también a quien diseña un software predispuesto a la manipulación de datos sin rastro. Por otro lado, en la sección sobre modalidades de sistemas informáticos analizamos las diferencias entre la remisión voluntaria (VERI*FACTU) y la conservación local con firma electrónica (NO VERI*FACTU), lo cual también repercute en la declaración responsable.

En definitiva, la declaración responsable es la prueba documental que conecta el software con la responsabilidad legal de cumplir VERI*FACTU. Interpretarla bien, exigirla cuando compras el programa y almacenarla durante todo el tiempo que uses esa versión son pasos fundamentales para blindar tu pyme frente a eventuales inspecciones y ofrecer transparencia ante la Agencia Tributaria. Esperamos que, con esta guía, puedas manejarla con confianza y, por supuesto, integrarla de forma eficaz en tus pasos de implantación del RD 1007/2023.

11. Registro de eventos (para la modalidad NO VERI*FACTU)

Dentro del marco establecido por el Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023), la modalidad NO VERI*FACTU implica que la pyme o autónomo conserva localmente todos los registros de facturación y asume la responsabilidad de garantizar su inalterabilidad. A diferencia de la modalidad VERI*FACTU (remisión voluntaria de facturas a la Agencia Tributaria), en NO VERI*FACTU no se envía en tiempo real la información a la AEAT. Por ello, para asegurar el cumplimiento del principio de integridad y trazabilidad, la norma exige la implementación de un elemento adicional: el registro de eventos.

En esta sección, exploramos qué es exactamente el registro de eventos, para qué sirve, qué tipo de sucesos deben anotarse y cómo la Agencia Tributaria (AEAT) puede llegar a auditarlo o revisarlo. Si tras leer esto todavía no sabes si tu empresa debería optar por la modalidad NO VERI*FACTU o preferir la modalidad VERI*FACTU, te recomendamos visitar esa sección específica. Y, si quieres conocer mejor el Régimen sancionador que se aplica si no registras correctamente estos eventos, encontrarás información detallada en la sección de sanciones.

11.1. Objetivo del registro de eventos

El registro de eventos se concibe como un “diario de sucesos” interno de la aplicación de facturación que, en la modalidad NO VERI*FACTU, cumple un papel fundamental: asegurar la integridad e inalterabilidad de la cadena de facturas. Mientras que en VERI*FACTU la AEAT recibe las facturas de inmediato y se convierte en “testigo” de su integridad, en NO VERI*FACTU es el propio software el que debe cubrir esa función de forma interna.

Básicamente, el registro de eventos:

  • Documenta cada interacción significativa con el sistema de facturación (por ejemplo, inicio y fin de la aplicación, exportación de registros, copia de seguridad, detección de anomalías).
  • Garantiza la trazabilidad de la actividad del sistema, reflejando cualquier hecho que pudiera alterar o amenazar la cadena de integridad de los registros de facturación (por ejemplo, un intento de borrar facturas ya emitidas sin generar anulación).
  • Facilita la auditoría por parte de la AEAT, pues en caso de inspección se puede reconstruir el “historial” de funcionamiento del programa y verificar si ha habido brechas o manipulaciones fuera de lo permitido.

Recordemos que, en NO VERI*FACTU, cada registro de facturación se firma electrónicamente (o con un hash encadenado) para evitar su modificación posterior. Sin embargo, estas garantías centran la protección en la propia factura. El registro de eventos añade una capa adicional: vigilar los momentos clave en que el sistema pudo ser objeto de cambios o incidencias que pudieran favorecer el fraude.

Cómo funciona y qué se anota

Desde el punto de vista práctico, el registro de eventos actúa como una bitácora automática. Cada vez que ocurre un evento relevante, el sistema:

  1. Captura la fecha y hora exactas (idealmente con un reloj sincronizado o con sello de tiempo).
  2. Guarda el tipo de evento (ej. “Inicio del sistema”, “Detección de anomalía en integridad de factura X”, “Exportación de registros de 01/2025”…).
  3. Firma o encadena este registro para que no pueda ser suprimido sin dejar rastro. Esto implica que no se puede alterar el propio registro de eventos sin generar incoherencias en la cadena.

Este proceso se asemeja a cómo los registros de facturación se encadenan entre sí, salvo que aquí la unidad básica es un “evento”. El sistema agrupa estos eventos en un fichero (o base de datos) que se conserva junto al resto de la información fiscal. Cuando la AEAT solicita una inspección, puede pedir no solo las facturas, sino también el volcado de este registro de eventos para comprobar la “historia” de la aplicación.

Dado que este requisito es exclusivo de la modalidad NO VERI*FACTU, muchas pymes que prefieran evitar esta complejidad optarán por VERI*FACTU, enviando sus facturas a la AEAT y prescindiendo del registro de eventos local. Sin embargo, si no deseas estar enviando facturas en línea, la contrapartida es esta capa adicional de registro y control en tu propio software.

11.2. Tipos de eventos a registrar

Aunque el Reglamento VERI*FACTU no enumera exhaustivamente cada “evento” posible, sí deja claro que deben anotarse todas las acciones relevantes que puedan afectar la integridad de los registros de facturación o el propio sistema. Veamos los casos más típicos:

Inicio y fin del sistema

Cada vez que la aplicación de facturación se pone en marcha (arranca) o se cierra, se registra un evento con la fecha, hora y el motivo (por ejemplo, un usuario “Admin” cierra la aplicación). Esto impide que alguien abra el programa “en oculto” para manipular datos sin que quede constancia. De igual manera, si el sistema sufre un cierre inesperado (crash), también debería notarse como evento de forma automática.

Exportaciones de datos

La norma prevé que, en NO VERI*FACTU, la AEAT pueda requerir la extracción y remisión de todos los registros de facturación y del propio registro de eventos. Por tanto, cada vez que se realice una exportación de esos datos (ya sea para un backup, para un requerimiento, para un volcado masivo en local, etc.), debe generarse un evento que indique:

  • Fecha y hora de la exportación.
  • El usuario que la ha solicitado.
  • El periodo o rango de facturas exportadas, si aplica.

De este modo, si la AEAT detecta discrepancias entre varias exportaciones, puede revisar el registro de eventos y ver si hubo exportaciones anómalas o excesivamente frecuentes que pudieran indicar manipulación. La trazabilidad es completa si se combinan estos datos con la cadena de hash de cada factura.

Detecciones de anomalías, incidencias o fallos

El software debe “vigilar” la coherencia de la cadena de facturas y del propio registro de eventos. Si en algún momento el sistema detecta que se ha roto la secuencia (por ejemplo, una factura “salta” del número 10 al 12 sin anulación previa del 11), o que la firma electrónica de una factura no coincide, debe:

  • Generar un evento de alerta o detección de anomalía.
  • Mostrar un aviso al usuario (dependiendo del diseño del software), para que se corrija o se investigue la causa.

Ese evento de “detección de anomalía” queda grabado con fecha y hora. Si un usuario pretendía manipular las facturas de forma fraudulenta, no podría “ocultar” esa anomalía sin romper la consistencia del propio registro de eventos.

Otros sucesos relevantes

  • Cambios de configuración: Si un administrador entra a la aplicación y modifica ajustes críticos (por ejemplo, la ruta de almacenamiento de datos, la política de numeración de facturas, etc.), conviene dejar constancia en el registro.
  • Actualizaciones o parches: Cuando el software se actualiza a una nueva versión, el registro de eventos debe notarlo, pues a veces las nuevas versiones cambian la forma de firmar las facturas o de manejar la base de datos.
  • Copias de seguridad y restauraciones: Especialmente relevantes. Una restauración de copia antigua podría suponer perder parte de la secuencia de facturas emitidas en días posteriores. Para evitar confusiones, se exige anotar este suceso en el registro.

Obligaciones de conservación

Tal y como ocurre con las facturas, el registro de eventos no puede manipularse ni borrarse. El período mínimo de conservación es el mismo que para las facturas (normalmente 4 años, de acuerdo con la Ley General Tributaria y el plazo de prescripción). No obstante, para seguridad jurídica, es aconsejable mantenerlo mientras existan facturas que puedan ser inspeccionadas, lo que a veces extiende su utilidad a 5 o más años, según la casuística del negocio (por ejemplo, si emites facturas de 2023 y te las exigen en 2027).

El software deberá permitir un volcado seguro de este registro (generalmente en formato XML) para que sea legible en caso de requerimiento. La sección de pasos para la implantación profundiza en cómo planificar la exportación y copias de seguridad para no incurrir en irregularidades.

11.3. Auditorías y controles

Uno de los temores más frecuentes entre las pymes que optan por la modalidad NO VERI*FACTU es: “¿Cómo y cuándo puede la Agencia Tributaria revisar mi registro de eventos?” Precisamente la potestad de inspección de la AEAT le permite personarse en el establecimiento o requerir telemáticamente el volcado completo de estos registros. Vamos a ver las situaciones más habituales y algunas buenas prácticas.

Cómo la AEAT puede revisar este registro

  • Inspección in situ: Si la AEAT envía a sus inspectores a tu local, estos pueden exigir acceso inmediato al software de facturación y al registro de eventos. Para ello, deberás facilitar las credenciales (usuario y contraseña) y cualquier clave de seguridad necesaria.
  • Requerimiento de información: De forma electrónica, la Agencia Tributaria puede enviarte un requerimiento para que, en un plazo determinado, remitas todos los eventos entre dos fechas concretas. También puede exigir la remisión de los registros de facturación y compararlos con el registro de eventos para verificar coherencias.
  • Cotejo con la cadena de hash: En la modalidad NO VERI*FACTU, cada factura lleva su “huella” o firma que encadena con la anterior. El registro de eventos debe reflejar los sucesos que, de un modo u otro, validen esa secuencia. Si la AEAT detecta que la secuencia se ha roto sin justificación o que faltan eventos esperables (por ejemplo, no se anota un crash del sistema), puede sospechar que hubo manipulación.

En el peor escenario, si la AEAT concluye que has omitido eventos cruciales o manipulado la base de datos, podrías enfrentar sanciones contempladas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, descrito en la sección de régimen sancionador. Por eso, es vital implementar el registro de eventos con toda la robustez que exige la norma.

Buenas prácticas para evitar incidencias

Aunque la norma se limita a establecer requisitos mínimos, la experiencia con otros sistemas de control de facturación (por ejemplo, TicketBAI en el País Vasco o los “ECR systems” en otros países) indica que hay Buenas Prácticas que reducen significativamente los riesgos:

  • Mantener un “mirror” o copia sincronizada del registro de eventos: Si guardas el registro en un servidor local, puedes configurar backups automáticos en la nube. Así, si un empleado intenta suprimir registros en local, quedará constancia en la copia.
  • Activar alertas de anomalía: Muchos softwares de facturación ya prevén la detección de incongruencias. Ajusta el sistema para que, ante cualquier hecho anómalo (como un salto en la numeración de eventos o repetición de un mismo ID), envíe un correo o notificación al responsable de contabilidad o al administrador.
  • Registrar no solo “grandes” sucesos sino también “cambios de configuración”: Con frecuencia, es en los pequeños ajustes donde se introducen agujeros de seguridad que podrían permitir manipular facturas. Cuanto más granular sea tu registro de eventos, mejor amparado estarás ante una auditoría.
  • Documentar internamente la gestión de eventos: Similar a un manual de procedimientos, crea un apartado (ver formación y documentación interna) para que todos los empleados sepan qué es el registro de eventos, por qué no se puede borrar ni alterar y qué pasa si algo se registra mal.

Recuerda que el objetivo no es complicarte la vida, sino garantizar que ninguna factura se “borre” sin dejar rastro y que todo suceso que afecte al software quede reflejado. Si tu equipo entiende la importancia de esto y tu proveedor de software lo implementa correctamente, el registro de eventos será un aliado, no un obstáculo.

En conclusión, el registro de eventos es el cinturón de seguridad para quienes prefieran la modalidad NO VERI*FACTU, conservando localmente las facturas sin enviarlas a la AEAT en tiempo real. Almacenar e “encadenar” facturas no basta; hace falta también un registro de sucesos que pruebe que el sistema no ha sido manipulado fuera de los cauces legales.

Su implementación práctica conlleva:

  1. Configurar la generación automática de eventos al iniciar y cerrar el sistema, al exportar facturas, al detectar anomalías y al cambiar configuraciones críticas.
  2. Asegurar la inalterabilidad de estos eventos, a menudo mediante firma electrónica o secuencia hash similar a la de las facturas, para que no puedan “borrarse” sin evidencias.
  3. Conservar el registro de eventos al menos durante 4 años, igual que las facturas, y permitir su exportación legible si la AEAT lo requiere.

De esta forma, si la Administración se persona o solicita una inspección remota, podrás demostrar que tu sistema ha operado conforme a la legalidad y no has alterado facturas a posteriori sin dejar huella. En la sección sobre pasos para la implantación te explicamos cómo planificar este requisito dentro de tu proyecto de adaptación a VERI*FACTU, y en impacto práctico verás cómo repercute a nivel de procedimientos internos diarios.

Por supuesto, si crees que remitir voluntariamente tus facturas a la AEAT de forma inmediata o cuasireal te ahorra la complicación de mantener un registro de eventos, la modalidad VERI*FACTU puede ser tu solución idónea. En ese caso, la AEAT se convierte en “garante” de la integridad, eliminando la obligación de firma individual de cada registro o la necesidad del registro de eventos. Sin embargo, no todo negocio desea (ni puede) tener esa conexión estable a Internet o esa dependencia de servidores, de modo que la modalidad NO VERI*FACTU sigue siendo completamente válida.

Sea cual sea tu opción, el Registro de eventos ejemplifica la “columna vertebral” de la seguridad interna en la modalidad NO VERI*FACTU. Aplica un criterio de “más vale prevenir”: un registro exhaustivo y fiable es lo que, en caso de duda, probará tu buena fe y la imposibilidad técnica de que las facturas se hayan manipulado sin dejar rastro. Con una adecuada implantación de este registro, tu pyme quedará mejor protegida frente a cualquier inspección o denuncia de fraude, reforzando la confianza en tus procesos contables.

Si quieres saber cómo se certifica el software que implementa este tipo de registro de eventos, te sugerimos leer la sección sobre la declaración responsable, donde explicamos cómo el desarrollador debe emitir un documento comprometiéndose a cumplir con lo estipulado en el RD 1007/2023. El usuario final, por su parte, debe exigir dicha declaración y conservarla como parte de su “escudo legal”.

Así, el registro de eventos deja de ser un mero formalismo para pasar a ser una herramienta esencial que defiende la transparencia y evita que cualquier incidencia o intento de fraude pase inadvertida. Esperamos que, con esta explicación, te resulte más sencillo entender la utilidad y la necesidad de incluirlo en tu plan de adaptación a VERI*FACTU, especialmente si en tu caso has optado por la conservación in situ de los registros de facturación y no por la remisión voluntaria.

12. Ejemplos prácticos y casos de uso

A veces, resulta complicado entender la implantación del Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) en términos abstractos. Por eso, nada mejor que ver casos reales o situaciones tipo en las que se afronta la adaptación a la nueva norma. En esta sección, describimos cuatro escenarios muy distintos (una empresa de servicios con baja facturación, un comercio minorista con venta directa, una pyme industrial que emite multitud de facturas y un autónomo con escasa actividad) para ilustrar cómo pueden abordar sus respectivos proyectos de cumplimiento.

Si deseas más información sobre los requisitos de cada modalidad (VERI*FACTU vs. NO VERI*FACTU), la sección sobre modalidades de sistemas o los plazos de implantación, te recomendamos revisar esos apartados. Además, si te preocupa la sanción que podría acarrear un uso indebido del software, encontrarás detalles en el correspondiente capítulo.

12.1. Empresa de servicios sin gran volumen de facturación

Imaginemos una consultora pequeña, integrada por 3 profesionales y radicada en una ciudad de tamaño medio. Sus principales características son:

  • Emite aproximadamente 15 o 20 facturas al mes, a clientes finales y a algunas otras pymes.
  • Muchas de sus facturas se elaboran de forma manual, en Word o Excel, y luego se convierten a PDF para enviarlas por email.
  • Carece de un ERP complejo. Su contabilidad la lleva una asesoría externa y los socios apenas necesitan un software muy básico.

Con la llegada de VERI*FACTU, sus responsables se enteran de que las facturas deberán:

  • Incluir el código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” (si optaran por la modalidad VERI*FACTU).
  • Garantizar la inalterabilidad, ya sea enviándolas a la AEAT (remisión voluntaria) o con un hash encadenado y un registro de eventos en caso de modalidad NO VERI*FACTU.

Decisión de adoptar VERI*FACTU vs NO VERI*FACTU

Tras consultar con su asesor, la pequeña empresa opta por la modalidad VERI*FACTU. ¿Por qué? Fundamentalmente por dos motivos:

  1. Volumen bajo de facturación: Enviando unas 15-20 facturas al mes, el tráfico de datos a la AEAT es mínimo, y no temen saturar su conexión a Internet.
  2. Simplicidad de la herramienta: Les seduce la idea de no tener que ocuparse de la firma electrónica ni del registro de eventos. Prefieren que sea la AEAT la que reciba en tiempo real las facturas y funcione como garante de la integridad.

Se enteran, además, de que la Agencia Tributaria prevé una aplicación simplificada (la “Aplicación de último recurso”) para microempresas con muy pocas facturas. Sin embargo, tras explorarla, ven que la necesitan un poco más versátil (por ejemplo, para generar facturas con su logotipo y automatizar ciertos datos). Finalmente, encuentran un software en la nube que, por una cuota mensual moderada, genera facturas con QR y remite los registros a la AEAT en modo VERI*FACTU.

Costes estimados y pasos dados

El coste de la licencia de este software es de unos 20 €/mes, que consideran asumible. En caso de haber elegido la modalidad NO VERI*FACTU, el software que miraron les requería un módulo de firma electrónica e implementación de registro de eventos, algo más caro (puede rondar 600 € como pago inicial, más un mantenimiento), y además comportaba complejidades técnicas (respaldo local, etc.).

El plan de implantación fue:

  1. Formación rápida de la socia encargada de facturación sobre cómo generar facturas con el nuevo sistema en la nube.
  2. Prueba piloto durante una semana, enviando facturas de prueba a la AEAT en modo VERI*FACTU (el software dispone de un entorno de test).
  3. Despliegue definitivo y abandono de Excel. Integran los datos de sus clientes al software online y empiezan a facturar con QR y la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

Ahora, su facturación cumple con la inalterabilidad exigida por la Ley General Tributaria y el RD 1007/2023. Cuando la AEAT solicite o quiera verificar algo, dispondrá ya de los registros que envían en tiempo real, y la empresa no se ve obligada a mantener firma electrónica ni registro de eventos local.

12.2. Comercio minorista con venta directa al público (facturas simplificadas)

Veamos otro caso: un comercio minorista de ropa y complementos, con un mostrador y TPV (Terminal Punto de Venta) para atender clientes. Se trata de un negocio que emite la gran mayoría de facturas en formato simplificado (tickets), salvo contadas ocasiones en que el cliente solicita factura completa para desgravación.

Implantación del código QR en los tickets

Antes de VERI*FACTU, sus tickets carecían de cualquier tipo de código para verificación. Con la nueva normativa, se genera la obligación de incluir un QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” (o “VERI*FACTU”) en cada documento (factura simplificada). Además, su software TPV debe permitir la trazabilidad de cada ticket, impidiendo su borrado posterior sin rastro.

Tras informarse, el comerciante opta por la modalidad NO VERI*FACTU, pues no desea depender de una conexión continua a Internet ni “reportar” cada ticket al instante. Prefiere seguir imprimiendo tickets en su impresora de recibos y almacenar localmente la cadena de facturas (cada uno con su hash).

Su proveedor de TPV ya trabaja en la actualización para VERI*FACTU. Le aseguran que, con un parche, cada ticket generará el QR correspondiente y la mención “Factura verificable…”. Adicionalmente, se activará un registro de eventos que anote cada arranque del sistema, cada cierre, cada exportación de datos y cualquier anulación de ticket.

Cómo gestionar la anulación de facturas

Hasta ahora, si se detectaba un error en el cobro, el trabajador simplemente “borraba” el ticket. Eso ya no es viable sin dejar rastro. La nueva operativa exige:

  1. Emitir un registro de anulación: Si el cliente devuelve el artículo justo tras la compra, se genera un “ticket de anulación” que referencia la venta original, conservando la huella del ticket inicial.
  2. El sistema registra un “evento” con fecha, hora y causa de la anulación (p. ej., “Error en precio” o “Cliente se arrepiente”).
  3. El empleado imprime ese nuevo documento (“ticket de anulación”) y lo entrega al cliente o lo archiva, según la política del comercio.

De esta forma, cada venta y anulación queda perfectamente rastreada. El comercio minorista mantiene su independencia local, sin enviar datos a la AEAT en tiempo real, pero asume la responsabilidad de custodiar todos los registros de facturación y el registro de eventos.

12.3. Pyme industrial con facturación masiva

En este tercer ejemplo, tenemos una pyme industrial que fabrica y distribuye componentes eléctricos a múltiples clientes B2B en toda España. Mensualmente, emite alrededor de 3.000 facturas, muchas en formato factura completa, y dispone de un ERP robusto que integra gestión de pedidos, producción, logística y facturación.

Integración con ERP y contabilidad

La empresa ya contaba con un ERP personalizado que genera facturas en PDF y envía copias a su contabilidad interna. Ante VERI*FACTU, se plantean dos opciones:

  1. Remisión voluntaria (VERI*FACTU): Enviar cada factura o lote de facturas a la AEAT en pocos segundos tras su emisión. Dado el elevado volumen, temen saturar la conexión o necesitar una potencia de servidores mayor. Les preocupa el control de flujo que la AEAT establece y cómo ajustarse para no colapsar envíos. A cambio, se librarían de la firma electrónica local y del registro de eventos.
  2. Conservación in situ (NO VERI*FACTU): Mantener todas las facturas firmadas electrónicamente y encadenadas con un hash, además de llevar un registro de eventos que documente cada suceso relevante. Así, no dependen de una comunicación continua con la AEAT, pero deben reforzar sus sistemas para manejar la firma y la custodia de miles de facturas al mes.

Tras consultar su departamento de IT, ven que su ERP ya maneja la firma de documentos electrónicos para otros propósitos (sellos de tiempo, etc.). Por tanto, el salto a NO VERI*FACTU no es tan grande. Les preocupa más la idea de saturar su conexión subiendo 3.000 facturas mensuales (o 150 diarias) a la AEAT, aunque esto es factible con una conexión adecuada. Pero, al final, optan por NO VERI*FACTU por preferir controlar localmente sus datos y no tener que estar pendientes de posibles errores en la comunicación telemática.

Pruebas de carga y envío masivo de registros

Adoptada la modalidad NO VERI*FACTU, ahora deben preparar el ERP para:

  • Crear el encadenamiento de facturas, de forma que cada una referencia la huella de la anterior.
  • Firmar cada registro de facturación electrónicamente, y generar la huella (hash) correspondiente.
  • Incorporar la impresión del código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” (o “VERI*FACTU”), si procede. Aunque, en NO VERI*FACTU, también es obligatorio el QR, incluso si no remiten la factura a la AEAT.
  • Gestionar el registro de eventos. Cada vez que arranca el ERP, se hace una exportación, o se detecta un error de integridad, se anotan “eventos” con fecha y detalle.

Para asegurarse de que el rendimiento no se resiente, hacen pruebas de carga sobre su ERP local, generando 3.000 facturas de ejemplo y viendo si la firma individual ralentiza demasiado el sistema. Ajustan las rutinas de batch para firmar cada factura de modo eficiente.

Al final, el proceso de adaptación dura unos 3 meses, incluyendo reuniones con el proveedor de ERP y formaciones al personal. Pero con ello, la pyme industrial se siente preparada para la fecha límite y mantiene su autonomía local sin saturar la red con envíos a la AEAT.

12.4. Autónomo con facturación ocasional

Por último, consideremos la situación de un autónomo (por ejemplo, un profesional de terapias naturales) que emite apenas 4 o 5 facturas al mes, a clientes particulares, y no tiene una estructura contable compleja. Hasta ahora, las hacía en Word o Excel, numerándolas de forma manual.

Uso de la aplicación gratuita de la AEAT (“Aplicación de último recurso”)

El Reglamento VERI*FACTU contempla que la Agencia Tributaria ofrezca una aplicación gratuita para facturar, pensada especialmente para microempresas o autónomos con muy bajo volumen de facturación. El profesional descubre esta herramienta en la Sede Electrónica de la AEAT y decide probarla:

  • Introduce su certificado digital o Cl@ve para autenticarse.
  • El formulario le pide datos básicos del cliente, concepto e importe.
  • Al generar la factura, se crea un PDF con código QR, la mención “VERI*FACTU” y la numeración correlativa que la aplicación maneja. Es la AEAT, en cierto modo, quien “controla” la integridad.

En consecuencia, el autónomo se ve eximido de mantener localmente un “registro de eventos” o de firmar electrónicamente nada; la propia AEAT actúa como garante de la inalterabilidad. Es, de facto, la modalidad VERI*FACTU hecha en un “formulario web”.

Ventajas y limitaciones

El principal beneficio de esta “Aplicación de último recurso” radica en su coste cero y su extrema sencillez. No obstante, también conlleva limitaciones:

  • Facturas sin personalización: Con esta app gratuita, el profesional no puede añadir un logotipo ni un diseño corporativo, ni editar la plantilla en exceso.
  • Enfoque en facturas completas: En muchos casos, no genera tickets (facturas simplificadas) si tu modelo de negocio fuera de retail B2C, algo que puede ser un obstáculo para comercios presenciales.
  • Gestión de cobros e inventario inexistente: No ofrece funcionalidades extra de contabilidad, control de stock o link con cuenta bancaria.
  • Falta de escalabilidad: Si en el futuro el autónomo empieza a emitir 100 facturas al mes, la app gratuita se quedará corta y tendrá que migrar a un software más robusto.

Pese a todo, para un autónomo ocasional con tan pocas facturas, esta solución pública funciona como un modo rápido de “cumplir la ley sin gastar”. El profesional asume que, mientras usa este formulario, cada factura “nace” enviada a la AEAT y, por tanto, cumple el esquema VERI*FACTU a la perfección.

Conclusiones de los casos de uso

A través de estos cuatro ejemplos hemos podido ver cómo el Reglamento VERI*FACTU puede adaptarse a realidades empresariales muy distintas:

  • Empresas de servicios con bajo volumen encuentran cómoda la remisión voluntaria de facturas (VERI*FACTU). Les evita firma electrónica y registro de eventos.
  • Comercios minoristas que emiten muchos tickets prefieren, en algunos casos, la modalidad NO VERI*FACTU, gestionando localmente la integridad y asumiendo el registro de eventos. Su TPV se actualiza para generar el QR.
  • Pymes industriales con facturación masiva sopesan la complejidad de enviar miles de facturas a la AEAT (VERI*FACTU) frente a firmarlas localmente e implementar un registro de eventos sólido (NO VERI*FACTU). Muchas eligen este último para mantener control total.
  • Autónomos con pocos clientes pueden optar por la aplicación gratuita de la AEAT, integrando automáticamente la remisión en tiempo real y evitando costes extra.

En todos los escenarios, se repiten dos palabras clave: encadenamiento (o firma electrónica) y código QR con la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. También se evidencian costes y dificultades diversas, que varían según la complejidad del negocio.

Cada caso debe ser evaluado con sus circunstancias propias. Factores como la estructura del negocio, el tiempo restante hasta la fecha límite, el riesgo de sanciones y la capacidad de inversión juegan un papel crucial en la decisión final. Lo que sí queda claro es que cualquier empresa u autónomo que emita facturas deberá escoger un software compatible con VERI*FACTU o adaptarse a la herramienta gratuita que pone la Agencia Tributaria, contemplando todas las implicaciones de una u otra elección.

Esperamos que estos ejemplos prácticos te ayuden a visualizar mejor cómo podrías aplicar el Real Decreto 1007/2023 en tu propia actividad o a la hora de asesorar a tus clientes. Si aún te quedan dudas sobre la declaración responsable que debe emitir el proveedor, te sugerimos revisar la sección sobre declaraciones y certificación. Y si quieres un plan detallado de implantación exitosa, consulta el apartado de Pasos para la implantación, donde explicamos cómo planificar, formar al personal y controlar los costes de este cambio normativo.

Para más información, también puedes acudir a la Sede Electrónica de la AEAT, donde la Agencia Tributaria publicará directrices y documentación de apoyo, así como a la asociación profesional o colegio que corresponda a tu sector, pues algunos ya elaboran guías y listados de software homologado para facilitar esta transición.

13. Relación con la futura factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

El Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) no es el único proyecto de digitalización que afecta a la emisión y recepción de facturas en España. Paralelamente, se encuentra en marcha la futura extensión de la factura electrónica obligatoria en las relaciones B2B, enmarcada en la llamada “Ley Crea y Crece” (Ley 18/2022, de 28 de septiembre). Aunque ambas iniciativas persiguen modernizar la facturación y facilitar el control, no son exactamente lo mismo ni tienen idénticos objetivos. En esta sección, exploramos las diferencias entre VERI*FACTU y la e-factura obligatoria, la posible convergencia futura y los consejos para pymes que quieran adelantarse a la transformación y adoptar desde ya sistemas electrónicos bien estructurados.

Si necesitas repasar primero la modalidad VERI*FACTU vs la NO VERI*FACTU o cómo implantar con éxito los cambios de la normativa, te recomendamos visitar antes esos capítulos. Asimismo, si te preocupa la sanción por incumplir VERI*FACTU o te interesa ver casos prácticos, encontrarás información detallada en las secciones correspondientes.

13.1. Diferencias entre VERI*FACTU y facturación electrónica

El Real Decreto 1007/2023 (VERI*FACTU) y la factura electrónica obligatoria de la Ley 18/2022 “Crea y Crece” parten de un denominador común: digitalizar y modernizar el proceso de emisión de facturas en las empresas españolas. Sin embargo, cada uno se centra en objetivos y aspectos legales distintos:

Objetivos tributarios vs. objetivo anti-morosidad

  • VERI*FACTU: Creado con una clara vocación de combatir el fraude fiscal y aumentar la transparencia de la facturación. Se centra en evitar la manipulación y el borrado de facturas, garantizando la “inalterabilidad” de los registros mediante el encadenamiento de huellas o la remisión inmediata a la Agencia Tributaria, según la modalidad elegida. También persigue que cada factura disponga de un código QR verificable por el cliente y por la propia Administración.
  • Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece): Se promueve con el objetivo principal de reducir la morosidad en las transacciones comerciales B2B, impulsando la obligatoriedad de la e-factura entre empresas y profesionales. Así, todo intercambio (pedidos, facturas, pagos) se formalizaría electrónicamente, dejando menos margen a impagos o dilaciones injustificadas. La Ley 18/2022 busca la trazabilidad de pagos y la transparencia en las relaciones comerciales.

La diferencia esencial es que VERI*FACTU se centra en la integridad tributaria (evitar facturas “borradas” o alteradas) y la Ley Crea y Crece en la gestión de cobros y el anti-morosidad. Con la e-factura obligatoria, se pretende que cada operación B2B esté documentada electrónicamente y que los pagos sean rastreables, mientras que VERI*FACTU versa sobre la no manipulación fraudulenta y la verificación en tiempo real o local (según modalidad).

Además, VERI*FACTU afecta a toda factura (B2B, B2C o incluso facturas simplificadas o tickets), mientras que la obligatoriedad de la factura electrónica de la Ley Crea y Crece se centra en las operaciones B2B. No obstante, ambos proyectos comparten el trasfondo de la digitalización y la conveniencia de formatos electrónicos seguros.

13.2. Posible convergencia futura

A pesar de las diferencias, muchos expertos anticipan una convergencia entre VERI*FACTU y la facturación electrónica obligatoria. ¿Por qué? Porque, a largo plazo, el ecosistema español tenderá a:

  • Generalizar la e-factura también en transacciones B2C, unificando los formatos en beneficio de la automatización contable y la reducción del papel.
  • Integrar la remisión de datos con la AEAT para que, si ya se emite electrónicamente, la factura se comparta con la Administración en tiempo real (similar a lo que ocurre en VERI*FACTU voluntaria), reforzando así la inalterabilidad y simplificando obligaciones contables a pymes.
  • Reforzar la lucha contra el fraude y la morosidad de forma conjunta, pues un sistema de e-factura estructurada, acompañado de la imposibilidad de manipular registros, asegura la transparencia tanto en el plano fiscal como en el comercial.

Desde esta perspectiva, quien ya adopte las medidas de VERI*FACTU –por ejemplo, generando facturas con QR, evitando la sobrescritura de facturas pasadas, optando por un software que cumpla la declaración responsable– se encontrará en una posición mucho más cómoda cuando la Ley Crea y Crece avance y exija que esas facturas además tengan un formato electrónico (Facturas Estructuradas) reconocido y cumplan la anti-morosidad.

Aunque las fechas de obligatoriedad de la e-factura en B2B no están totalmente definidas para todas las empresas (la ley prevé escalonarlas según volumen de facturación), es previsible que en 2024 o 2025 se consolide la aplicación de la Ley Crea y Crece a más y más pymes. Esto significa que, para esas fechas, muchos negocios deberán sí o sí emitir la factura en un formato estructurado (p. ej., Facturae, UBL, etc.) o seguir un “portal de intercambio” de facturas, similar a lo que ya se hace en facturación con la Administración Pública (FACe).

13.3. Consejos para quien quiera adelantarse

En vista de la posible convergencia y el escenario futuro, ¿cómo prepararse? ¿Qué pasa si tu pyme ya quiere alinearse con la próxima factura electrónica obligatoria, aprovechando la implantación de VERI*FACTU? Aquí algunas recomendaciones:

1. Adaptar desde ya los sistemas a formatos estructurados

Aunque VERI*FACTU no exige un formato electrónico tipo Facturae o UBL, nada impide que adoptes uno voluntariamente. Muchas soluciones de facturación ya soportan la emisión de factura electrónica en PDF + XML. Al optar por esto, te aseguras de:

  • Tener las facturas en PDF para un manejo rápido, con su código QR y la mención “VERI*FACTU”.
  • Disponer de un XML estructurado para integraciones, sin esperar a la entrada en vigor masiva de la e-factura B2B. Cuando la ley exija su uso, estarás prácticamente listo.

Por ejemplo, si tu software emite un fichero Facturae con firma XAdES y, a la vez, añade el QR de VERI*FACTU, estarás cubriendo tanto el aspecto antifraude como el estructurado, lo que agiliza la futura adaptación a la Ley Crea y Crece.

2. Escenarios para pymes que opten ya por la facturación electrónica

Muchas pymes, sobre todo en el ámbito B2B, ya usan facturación electrónica con firma digital y formato estructurado porque sus clientes lo demandan (por ejemplo, grandes cadenas de distribución, Administraciones Públicas, etc.). En ese escenario, la principal novedad de VERI*FACTU es asegurar la inalterabilidad y el QR:

  1. Actualizar el software para no sobrescribir facturas sin generar anulación formal.
  2. Incluir en la factura electrónica (o en su representación impresa) el código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
  3. Elegir si quieres enviar la e-factura a la AEAT en modo VERI*FACTU o mantenerla localmente con firma y registro de eventos.

Así, no tendrás que hacer una doble adaptación cuando entre en vigor la Ley Crea y Crece, pues ya trabajarás con ficheros electrónicos y habrás implementado un sistema que bloquee cualquier manipulación posterior.

3. Integrar la anti-morosidad en la gestión

La posible convergencia también se traduce en que, si tu software ya admite la captura de estados de pago (por ejemplo, “factura pagada el X de Y de 2023”), podrás documentar de forma clara cuándo la contraparte te abona. Esto se alinea con el objetivo de la Ley Crea y Crece, que busca forzar a las empresas a respetar los plazos de pago y fomentar la transparencia. Así, puedes de modo voluntario ir registrando estados de pago en cada factura.

Si en el futuro la ley exige enviar esos estados de pago a algún sistema centralizado (hipotéticamente), tu empresa ya tendría esa información en un formato normalizado. Por tanto, la recomendación de muchos asesores es no ver VERI*FACTU como una simple norma antifraude, sino como un paso más en la digitalización integral de la facturación y los cobros, alineándose con la directriz anti-morosidad.

En conclusión, VERI*FACTU y la facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) abordan la digitalización de la facturación desde ángulos diferentes –la integridad tributaria frente a la lucha contra la morosidad– pero con muchas sinergias potenciales:

  • VERI*FACTU consolida la imposibilidad de manipular facturas a posteriori.
  • La e-factura normaliza la comunicación B2B y facilita la trazabilidad de pagos, promoviendo prácticas más transparentes.

Quien ya adopte las medidas de VERI*FACTU (instalando un software seguro, incluyendo el QR en cada factura o comunicándola inmediatamente a la AEAT) se encontrará mejor posicionado cuando la e-factura B2B sea exigida a nivel legal. Y, por otro lado, si ya utilizas factura electrónica en tus relaciones empresariales, la adaptación a VERI*FACTU te puede resultar menos costosa, pues los principios de digitalización y firma ya te son familiares.

Para quienes quieran adelantarse, la recomendación general es ir integrando formatos electrónicos estructurados y cumpliendo las exigencias de inalterabilidad que marca la ley, aunque la e-factura B2B no sea obligatoria todavía para su sector o tamaño. Esto garantiza que la próxima ola de legislación no requiera una segunda gran reforma de tus sistemas.

Esperamos que esta comparativa y consejos aclaren tu visión sobre cómo encaja VERI*FACTU con la factura electrónica obligatoria impulsada por la Ley Crea y Crece. Si deseas profundizar en los casos prácticos o aprender cómo implantar de forma efectiva las soluciones cumpliendo la normativa, te invitamos a explorar el resto de la guía. También puedes acceder a la publicación oficial de la Ley 18/2022 en el BOE y revisar la sección de contexto para ver cómo encaja esta futura e-factura en el panorama legislativo español.

14. FAQ (Preguntas Frecuentes)

A lo largo de esta guía hemos explicado en detalle cómo afecta el Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) a los procesos de facturación de pymes, microempresas y autónomos. Sin embargo, es natural que surjan dudas concretas sobre plazos, sanciones, aspectos técnicos o situaciones anómalas. En esta sección de FAQ (Preguntas Frecuentes), intentamos resumir y responder de forma clara a las cuestiones que suelen repetirse una y otra vez.

Si tras revisar estas preguntas aún no encuentras lo que buscas, te invitamos a explorar el resto de los capítulos de la guía. Por ejemplo, si necesitas saber cuál de las dos modalidades (VERI*FACTU vs. NO VERI*FACTU) encaja mejor en tu negocio, o si te preocupa qué sanciones pueden imponerte por incumplir la norma, hay apartados específicos dedicados a esos temas. Además, la sección sobre Declaración Responsable explica en qué consiste ese documento que el fabricante del software está obligado a emitir.

14.1. Dudas más típicas sobre plazos y sanciones

¿Qué pasa si no llego a tiempo a la fecha límite de implantación?

La fecha tope para tener listo tu software conforme al Real Decreto 1007/2023 es el 1 de julio de 2025. A partir de ese día, todas las pymes y autónomos que emitan facturas (salvo los exentos, como los adscritos al SII o los que estén en territorios forales con otras normativas) deben usar un sistema que cumpla VERI*FACTU.

  • Si no llegas a la fecha: Técnicamente, estarías en infracción. Ello podría dar pie a inspecciones o a sanciones contempladas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Por ejemplo, la posesión de un software que no cumpla los criterios de integridad e inalterabilidad puede conllevar multas fijas o porcentuales, dependiendo del volumen de operaciones.
  • Recomendación: Inicia el proceso de implantación con antelación y no esperes al último momento, pues la experiencia dice que en los meses previos se produce una elevada demanda de actualizaciones de software y, en consecuencia, demoras en el servicio de los proveedores.

¿Podré seguir usando mi programa antiguo con un parche?

Depende de tu proveedor. Lo crucial es que tu software genere facturas con código QR y su correspondiente mención (“VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”), y además asegure la inalterabilidad. Si tu programa no se ha actualizado –o no lo hará–, deberás:

  • Migrar a otro producto que sí cumpla (con la Declaración Responsable).
  • Arriesgarte a sanciones si continúas usando un software obsoleto que no implemente el encadenamiento de registros, firma electrónica (en la modalidad NO VERI*FACTU), o la remisión (en VERI*FACTU).

El Real Decreto 1007/2023 no contempla prórrogas individuales, así que la única vía es adaptarse o buscar una solución gratuita (por ejemplo, la aplicación de la AEAT si emites muy pocas facturas).

¿Qué ocurre si mi software no está preparado pero yo no lo sabía?

La norma exige diligencia al empresario. No saber que tu software incumple no te exime de responsabilidad. Esto es, la Ley General Tributaria no considera la ignorancia como un atenuante pleno. Debes exigirle a tu proveedor la Declaración Responsable y guardarla, de modo que si luego aparece un fallo desconocido, al menos puedas demostrar tu buena fe.

14.2. Cuestiones técnicas básicas

¿Cómo se calcula el QR y qué información contiene?

Cada factura emitida conforme a VERI*FACTU incorpora un código QR. En la sección de impacto práctico explicamos que el QR suele incluir:

  • Una URL hacia la sede electrónica de la Agencia Tributaria o un servicio de validación.
  • Datos mínimos de la factura (NIF del emisor, número y serie de factura, importe total, fecha de expedición).

Si eliges la modalidad VERI*FACTU, esa URL puede confirmar en línea que la factura fue remitida a la AEAT. Si operas en NO VERI*FACTU, el QR seguirá existiendo, pero su validación podría mostrar un mensaje indicando que “no se ha encontrado” o “no consta” la factura en la AEAT, a menos que la AEAT habilite un sistema para facturas “no enviadas” pero definidas en local. En cualquier caso, la estructura del QR y la frase “Factura verificable…” son obligatorias, aun cuando la verificación en línea no muestre coincidencias (si no estás en remisión voluntaria).

¿Qué es un hash y para qué sirve?

El hash es un resumen criptográfico que el sistema calcula al generar cada factura, haciendo que cualquier alteración posterior cambie el resultado y sea detectable. Por ejemplo, usando algoritmos como SHA-256, se obtiene una huella de 64 caracteres hexadecimales.

Con VERI*FACTU, este hash suele incluirse en la propia factura (o en su registro) y vincularse al de la factura anterior (lo que llamamos “encadenamiento”). Así, cada nueva factura referencia parte del hash de la anterior, creando una cadena inquebrantable que impide “intercalar” facturas falsas o modificar una ya existente sin que se detecte un salto en la secuencia.

Si optas por la modalidad NO VERI*FACTU, el hash es uno de los pilares de la integridad local. En la modalidad VERI*FACTU, el hash sigue existiendo, pero la AEAT no te obliga a la firma electrónica ni al registro de eventos, porque su validez recae en la remisión inmediata de la factura.

14.3. Posibles situaciones anómalas

Cortes de conexión, fallos de impresora o pérdida de datos: ¿qué hago?

Estas incidencias pueden ocurrir en el día a día. Veamos cómo enfrentarlas según la modalidad elegida:

  • Modalidad VERI*FACTU:

    • Corte de conexión: El sistema de facturación no podrá enviar las facturas “en vivo” a la AEAT. Normalmente, la aplicación retiene los registros y los reintenta enviar en cuanto se reestablezca la red. No pierdes facturas, pero conviene vigilar los avisos de error y reintento para que no se acumulen facturas sin transmitir.
    • Fallo de impresora: Afecta a la entrega en papel, pero no a la “remisión voluntaria”. La AEAT recibe igualmente el registro, y cuando recuperes la impresora podrás volver a imprimir la factura con su QR. Recuerda que, si el cliente la necesita al momento, puedes enviarla en PDF.
    • Pérdida de datos: Si se corrompe tu base de datos local, la AEAT conserva la versión que le remitiste. Reinstalando el software y reimportando desde la AEAT (si habilitan la función) o desde tus copias de seguridad, podrás reconstruirlo. Sin embargo, la AEAT no es tu “backup” oficial, tú sigues siendo responsable de conservar los registros localmente.
  • Modalidad NO VERI*FACTU:

    • Corte de conexión: No afecta en absoluto a la emisión de facturas, ya que no estás enviando datos a la AEAT de manera inmediata. Sigues firmando cada factura y guardándola localmente.
    • Fallo de impresora: Deberás buscar un método alternativo para entregar la factura (enviar PDF por email, etc.). El software seguirá generando la factura con QR, y cuando se repare la impresora, podrás imprimirlo si el cliente lo pide. No hay remisión a la AEAT, así que no te perjudica en la parte telemática.
    • Pérdida de datos: Es la mayor pesadilla. Al no enviarlos a la AEAT, si pierdes la base de datos y no tienes backup adecuado, no podrás recuperar las facturas ni demostrar la inalterabilidad. Además, el registro de eventos quedará afectado. Por ello, es imprescindible mantener copias de seguridad correctas y un plan de restauración claro.

¿Qué pasa si se anula una factura y luego se quiere “recuperar”?

En principio, una vez anulada, la factura ya no puede “volver a la vida” sin generar un documento nuevo. La integridad de la secuencia de facturas en VERI*FACTU implica que toda anulación se refleje como un registro de facturación de anulación. Si más tarde pretendes “desanular”, la norma no contempla tal posibilidad. Lo correcto es emitir una nueva factura, con una referencia que explique por qué se rehace la operación (por ejemplo, “Restablecer venta tras error de anulación”). Eso generará un nuevo número de factura.

Si tu software permitiera “revivir” la misma factura sin cambio en el registro, estarías incumpliendo la inalterabilidad.

¿Se puede emitir factura sin QR en casos excepcionales?

El Reglamento VERI*FACTU no prevé excepciones para la inclusión del QR (y la frase “Factura verificable…”) en las facturas simplificadas o completas, salvo aquellas expresamente reguladas por la normativa de facturación (p. ej., régimen especial agrario, donde se usa un recibo en lugar de factura). Si una factura está obligada, debe llevar el QR.

Algunos negocios argumentan que no pueden imprimirlo en la versión papel, pero la AEAT exige la representación gráfica del QR. Por ello, no cumplir en tu impresora es un riesgo de sanción. En la sección de Impacto Práctico profundizamos sobre la adaptación de tickets y facturas a este requerimiento.

Confiamos en que este FAQ arroje luz sobre las dudas más comunes respecto al Reglamento VERI*FACTU. Si requieres un plan detallado de cómo adaptar tu pyme, revisa la sección de Pasos para la implantación. Para entender mejor los riesgos de no cumplir, visita la sección de sanciones, y si lo que quieres es ver ejemplos concretos de negocios que ya implementan VERI*FACTU o NO VERI*FACTU, echa un ojo a la sección de Casos de uso. Por último, si te preocupa cómo enlaza esta norma con la futura factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece), te recomendamos la sección de Convergencia con la e-factura.

Para información oficial, puedes acudir también a la Sede Electrónica de la AEAT, donde la Agencia Tributaria publica guías y FAQs más especializadas, así como los desarrollos técnicos que van apareciendo en relación con el Real Decreto 1007/2023. Recuerda: la clave para no toparte con sorpresas es anticiparse, planificar la migración con calma y elegir un software que cuente con la decla

15. Anexos técnicos y normativa de referencia

A lo largo de esta guía hemos ido desgranando los aspectos esenciales del Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) y cómo aplicarlo en el día a día de las pymes, autónomos y microempresas. Sin embargo, para quienes necesiten un nivel de detalle más profundo o deseen consultar la normativa de primera mano, esta sección ofrece anexos técnicos, referencias legales, y enlaces oficiales a la documentación adicional. Aquí encontrarás extractos legales, guías de formato (por ejemplo, la estructura XML en la que se generan y exportan los registros de facturación), y la información básica que los desarrolladores de software deben conocer para integrar correctamente VERI*FACTU.

Si simplemente quieres saber cómo implantar o si te preocupan las dudas más comunes, puede que no necesites entrar en el detalle de estas especificaciones. Pero si tu negocio exige un mayor grado de tecnificación (por ejemplo, una pyme industrial con factura masiva o un desarrollador que quiera certificar su software), estos anexos son vitales.

15.1. Extractos legales y enlaces oficiales

Para quienes busquen los textos normativos originales y la documentación legislativa, ofrecemos aquí una lista de referencias:

  • Texto completo del Real Decreto 1007/2023: Puedes consultarlo en el
    Boletín Oficial del Estado (BOE).
    Se publicó el 6 de diciembre de 2023, aprobando así el
    Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos
    que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los
    registros de facturación    .
  • Referencias a la Ley General Tributaria (LGT):

    • Artículo 29.2.j): Incorpora la obligación de que los sistemas informáticos “garanticen la integridad,
      conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad” de los registros de facturación.
    • Artículo 201 bis: Describe las infracciones tributarias por fabricar, producir, comercializar o usar
      software que permita la manipulación fraudulenta de facturas o que incumpla los requisitos de inalterabilidad.

    El texto actualizado de la Ley 58/2003 (LGT) puede consultarse en
    este enlace oficial.

  • Acceso a la futura Orden Ministerial: El Real Decreto 1007/2023 prevé el desarrollo técnico detallado
    mediante una Orden Ministerial de Hacienda. Aunque en el momento de redactar esta guía su publicación definitiva
    está pendiente o en proceso, se espera que la puedas encontrar próximamente en la
    sección de disposiciones del BOE.
    Esa orden especificará, entre otras cosas, la estructura de los ficheros de alta o anulación, la firma electrónica,
    y la configuración del registro de eventos en la modalidad NO VERI*FACTU.

Mantenerse al tanto de las actualizaciones es clave, especialmente si tu empresa o tu proveedor de software necesitan adaptar los desarrollos a nuevos detalles que aparezcan en dicha Orden Ministerial. Revisar periódicamente la Sede Electrónica de la AEAT es muy aconsejable para no perderte circulares o guías técnicas adicionales.

15.2. Especificaciones técnicas de los registros

Independientemente de que escojas la modalidad VERI*FACTU (remisión voluntaria a la AEAT) o la modalidad NO VERI*FACTU (con firma local y registro de eventos), el software que uses debe generar unos registros de alta (al emitir cada factura) y, en su caso, registros de anulación (al anular facturas). Ambos se organizan bajo unas especificaciones técnicas y funcionales que la norma exige. En concreto, el Real Decreto 1007/2023 prevé:

Estructura XML o formatos exigidos

  • Diseño de los campos: Se definen atributos como “NIF emisor”, “NIF receptor”, “Número y serie de
    factura”, “fecha de expedición”, “importe total”, “régimen tributario”, etc.
  • Codificación UTF-8: Se sugiere que todos los ficheros se manejen en UTF-8 para evitar problemas
    con acentos o caracteres especiales en los nombres de clientes.
  • Posible firma electrónica y encadenamiento: En la modalidad NO VERI*FACTU se
    especifica un mecanismo de hash (p. ej., SHA-256) que encadena cada registro de alta
    (factura) con el inmediatamente anterior, asegurando la inalterabilidad. Además, cada registro puede firmarse
    electrónicamente en un estándar tipo XAdES.

La Orden Ministerial en desarrollo detallará estos ficheros y su validez. De hecho, la declaración responsable que emite el proveedor del software debe confirmar que el producto implementa correctamente tal esquema de registro.

Definiciones de huella (hash), firma electrónica, cadenas de facturación, etc.

  • Hash: Resumen criptográfico que identifica unívocamente el contenido de la factura. Permite
    detectar cualquier alteración posterior de los datos.
  • Firma electrónica: Mecanismo que, con un certificado cualificado, garantiza la integridad y
    el no repudio de cada factura. En modalidad VERI*FACTU no es obligatoria, pues la AEAT funge como testigo
    de integridad al recibir las facturas en tiempo real.
  • Cadenas de facturación: Es el encadenamiento de facturas sucesivas, donde cada nueva
    lleva referencia parcial al hash de la anterior, creando un “bloque” continuo. Cualquier fractura en la cadena
    indica que se ha borrado o insertado algo sin autorización.

Además, para el registro de eventos en la modalidad NO VERI*FACTU, también habrá definiciones sobre los distintos tipos de suceso a anotar (“inicio del sistema”, “exportación de datos”, “detención de anomalías”, etc.). Revisa la sección de Registro de Eventos para una explicación pormenorizada.

15.3. Enlaces a recursos y documentación adicional

Para quienes precisen mayor profundidad, a continuación se listan recursos útiles y portales donde encontrar documentación técnica, validaciones y FAQs avanzadas. Estas referencias son especialmente relevantes si eres desarrollador de software o si tu pyme necesita integrar completamente VERI*FACTU en su ERP.

  • Portal de desarrolladores de la AEAT:

    • La Agencia Tributaria suele habilitar un
      espacio para desarrolladores
      (conocido en otras iniciativas como el Portal de Entidades Desarrolladoras). Allí encontrarás esquemas XSD,
      descripciones WSDL, manuales de integración y ejemplos de validación de XML para los distintos servicios
      telemáticos de la AEAT.
  • Manuales de integración, validaciones y FAQs avanzadas:

    • A medida que se publique la Orden Ministerial y la AEAT desarrolle los servicios de remisión en
      tiempo real (para la modalidad VERI*FACTU), se espera que publique manuales con el
      diseño de registro de alta y anulación, la firma o huella y las validaciones que aplicarán en sus
      servidores.
    • Es probable que la AEAT habilite un entorno de pruebas (sandbox) para que los proveedores de
      software testeen el envío de registros, de forma análoga a lo ocurrido en otros proyectos como el
      Suministro Inmediato de Información (SII).
  • Soporte y foros especializados:

    • Es habitual que en comunidades de desarrolladores (por ejemplo, Stack Overflow
      o foros técnicos en español) surjan hilos de discusión acerca de implementación real de VERI*FACTU (gestión de
      QR, problemas con firma, etc.).
    • Asociaciones de fabricantes de software de contabilidad en España pueden agrupar documentación y guías
      adaptadas al sector. Investiga si tu proveedor está vinculado a alguna de ellas.

También puedes encontrar documentación en la Comisión Europea relativa a la lucha contra el fraude y la digitalización de la facturación, con directrices que si bien no son específicas de VERI*FACTU, sí inspiran gran parte de la normativa española.

En definitiva, estos Anexos técnicos y normativa de referencia te ofrecen un panorama de la “documentación oficial” disponible y de los estándares o esquemas informáticos que soportan la implantación de VERI*FACTU. Aunque esta parte puede resultar algo densa para el empresario que solo desea una vista global, es sumamente útil cuando tu objetivo es:

  • Certificar un software y emitir la declaración responsable
    como desarrollador o productor.
  • Integrar tu ERP o tu aplicación contable con los sistemas de la AEAT en la modalidad VERI*FACTU,
    lo que implica programar la remisión de facturas y manejar las respuestas de validación.
  • Implementar la firma electrónica y los algoritmos de hash encadenado en la modalidad NO VERI*FACTU,
    con un registro de eventos auditado.

A medida que se publique la Orden Ministerial que desarrolla en detalle el RD 1007/2023, es probable que aparezcan manuales específicos y guías de validación que profundicen en cada campo de los registros XML, los protocolos de firma y la estructura del código QR. Mantente al tanto de tales desarrollos en la Sede Electrónica de la AEAT y, si eres desarrollador, no dejes de consultar con frecuencia el Portal de desarrolladores.

Para quienes busquen un resumen más general y práctico, sin tanto detalle técnico, el resto de capítulos de esta guía —en especial los ejemplos prácticos y el impacto diario— pueden ser suficientes. Pero si tu pyme o tu equipo de IT necesita precisión informática, estos Anexos técnicos son tu punto de partida para profundizar en la implementación real de VERI*FACTU.

En caso de duda, te recomendamos:

  1. Consultar la normativa oficial (ver la sección 15.1)
    para examinar el texto legal exacto y las últimas actualizaciones.
  2. Revisar las guías de la AEAT en cuanto salgan, para corroborar las especificaciones XML,
    la firma y los posibles requisitos de compresión y envío (si optas por VERI*FACTU).
  3. Hablar con tu proveedor de software para asegurar que te entregue la declaración responsable
    y, si eres tú quien debe implementarla (desarrollo a medida), asegurarte de que la “certificación” cumpla la
    Ley General Tributaria y el real decreto.

Con esto, llegamos al final del compendio sobre los Anexos técnicos y la normativa de referencia relacionada con VERI*FACTU. Si sientes que tu siguiente paso es poner en práctica lo aprendido, puedes volver a la sección de pasos para la implantación o echar un vistazo a los FAQ donde respondemos las dudas más comunes. Recuerda siempre mantenerte al día con las publicaciones oficiales, ya que la evolución de esta normativa puede traer nuevas guías y matices.

16. Conclusiones y recomendaciones finales

Tras recorrer todos los apartados de esta guía sobre el Reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023), es fácil percibir que no estamos ante un simple formalismo legal, sino ante una verdadera oportunidad de modernización para miles de pymes, microempresas y autónomos. Si bien la norma nació con el objetivo principal de evitar la manipulación de facturas y reforzar el control antifraude, la digitalización que conlleva puede significar un salto de calidad para la gestión interna de cualquier negocio. En esta sección final, abordamos las conclusiones clave, un mensaje optimista acerca de la oportunidad de digitalizarse y un checklist de cumplimiento que te servirá como hoja de ruta para asegurarte de no dejar nada al azar.

16.1. La oportunidad de digitalizarse

Muchas pymes podrían percibir la implantación de VERI*FACTU como una obligación engorrosa. Sin embargo, el trasfondo real consiste en alinear los procesos de facturación con el presente y el futuro de la economía digital. Estamos en una era donde la facturación electrónica, la automatización contable y la trazabilidad ya no son lujos, sino requisitos competitivos. Piénsalo así:

  • Control de fraude y transparencia: Al imponer la inalterabilidad de las facturas y, en la modalidad VERI*FACTU, su remisión inmediata a la Agencia Tributaria, la norma evita la competencia desleal y el fraude fiscal. Cuando todas las empresas emplean sistemas seguros, se garantiza un entorno equitativo.
  • Eficiencia y simplificación para el contribuyente: Integrar tu software de facturación con la AEAT (si lo deseas) o garantizar la validez de los datos (si optas por NO VERI*FACTU) simplifica muchas rutinas. A medio plazo, la AEAT podría ofrecer prellenados de modelos o listados de facturas, facilitando la labor declarativa.
  • Preparación para la factura electrónica obligatoria: Tal como explicamos en la sección 13, la “Ley Crea y Crece” o facturación electrónica obligatoria en B2B comparte la misma filosofía de digitalización. Adoptar ya un sistema conforme a VERI*FACTU te deja prácticamente listo para cuando la e-factura se extienda a más operaciones.

En definitiva, VERI*FACTU no es solo “un deber que toca acatar”, sino la puerta de entrada a una gestión empresarial más moderna, con facturación automatizada, menos riesgo de errores y la certeza de que tu negocio cumple con los estándares más avanzados de inalterabilidad y transparencia.

16.2. Revisión de puntos clave

A continuación, presentamos un repaso esencial de los pilares que hemos tratado en los distintos capítulos de esta guía, de manera que tengas una visión de conjunto.

1. Plazos y sanciones

  • Plazo límite de implantación: El Real Decreto 1007/2023 establece que antes del 1 de julio de 2025 toda pyme que no esté en el SII ni en territorios forales (u otras excepciones) deberá tener operativo un software conforme a VERI*FACTU. (Revisa la sección 5 para más detalles.)
  • Posibles sanciones: La sección 6 explica que el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla multas para quienes usen, produzcan o vendan software que permita la alteración de facturas sin trazabilidad. Estas sanciones pueden ser fijas o proporcionales al volumen de negocio.

2. Elección del tipo de sistema (VERI*FACTU vs. NO VERI*FACTU)

  • VERI*FACTU (remisión voluntaria): Evita la firma electrónica y el registro de eventos local, pues la AEAT recibe tus facturas en tiempo real. Ideal para volúmenes bajos o medianos, o para quienes valoren la comodidad de tener el “testigo” en la Administración. Ver la sección 7.
  • NO VERI*FACTU (firma electrónica + registro de eventos): Das total autonomía a tu negocio sin enviar facturas a la AEAT en el momento, pero estás obligado a una bitácora de sucesos y a encadenar las facturas con huellas criptográficas, además de conservarlas inalterables.

3. Importancia de la declaración responsable y del registro de eventos

  • Declaración responsable: El fabricante del software debe garantizar, por escrito, que el producto cumple con VERI*FACTU. Guárdala como aval ante posibles inspecciones. Más detalles en la sección 10.
  • Registro de eventos (solo en NO VERI*FACTU): Documenta inicios del sistema, exportaciones, detecciones de anomalías, etc. Es la salvaguarda de la integridad local y facilita la auditoría. Analízalo en la sección 11.

16.3. Checklist de cumplimiento

Para rematar, te proponemos un listado final de verificación (o checklist) que toda pyme o autónomo puede revisar antes de dar por completada la adopción de VERI*FACTU. Si consigues responder afirmativamente a cada punto, estarás en excelente posición para afrontar cualquier inspección o eventualidad.

1. Software y declaración responsable

  1. ¿He verificado si mi software actual será adaptado?

    • Confirma con tu proveedor si habrá un parche o versión para VERI*FACTU.
    • En caso contrario, contempla cambiar a otro software o aprovechar la “aplicación de último recurso” de la AEAT (si emites muy pocas facturas).
  2. ¿Cuento con la declaración responsable por escrito?

    • Debe mencionar explícitamente el Real Decreto 1007/2023 y la Ley General Tributaria (art. 29.2.j).
    • Guárdala junto a tu licencia; en caso de inspección, será tu respaldo.

2. Inclusión del QR y mención “VERI*FACTU” o “Factura verificable…”

  1. ¿Se imprime o genera en PDF el código QR y la frase obligatoria?

    • Comprueba en facturas completas y simplificadas (tickets) que aparece el QR. Para los tickets, revisa el diseño en tu impresora térmica.
  2. ¿He validado que el QR dirige a la verificación apropiada?

    • En modalidad VERI*FACTU, el QR puede conducir a la sede de la AEAT para confirmar su recepción.
    • En NO VERI*FACTU, la verificación inmediata en sede AEAT quizás no muestre la factura, pero el QR es igualmente preceptivo.

3. Procesos de formación y copias de seguridad

  1. ¿He formado al equipo administrativo o de ventas en la nueva operativa?

    • En NO VERI*FACTU, deben saber que no se “borra” una factura, sino que se anula.
    • En VERI*FACTU, deben saber cómo manejar los envíos a la AEAT y las posibles respuestas de error.
  2. ¿Dispongo de un plan de copias de seguridad y restauración?

    • Especialmente crítico en NO VERI*FACTU, ya que la AEAT no guarda de tu parte. Una pérdida de datos sin backup viola la obligación de conservación.

4. Registro de eventos o envío continuo (según modalidad)

  1. Modalidad VERI*FACTU:

    • ¿He configurado la autenticación con la AEAT (certificados, contraseñas, etc.)?
    • ¿Entiendo el control de flujo y los posibles mensajes de respuesta de la AEAT?
  2. Modalidad NO VERI*FACTU:

    • ¿Se ha implementado el registro de eventos y se firman las facturas con hash encadenado?
    • ¿Estoy guardando dichos eventos de forma inalterable y con copia de seguridad?

5. Plazos y eventual convergencia con e-factura

  1. ¿Tengo claro el horizonte temporal (1 de julio de 2025)?

    • Si aún no he empezado, hay que planificar de inmediato la instalación o actualización.
  2. ¿He valorado la factura electrónica estructurada?

    • Puede que en 2024-2025 te pidan e-factura (Ley Crea y Crece) en B2B. Si ya implementas un software con Facturae o UBL, darás un paso relevante en la digitalización integral.

Si todos los puntos del checklist están debidamente abordados, puedes tener la seguridad de que tu empresa cumple las exigencias de VERI*FACTU. Además, estos pasos te preparan para la facturación electrónica obligatoria y para eventuales controles e inspecciones de la AEAT sin mayor sobresalto.

En síntesis, la modernización digital que trae VERI*FACTU es una oportunidad para poner al día tus procesos de facturación, reforzar la profesionalidad de tu gestión y ahorrarte problemas de fraude fiscal o de documentación contable deficiente. Si optas por la modalidad VERI*FACTU (remisión voluntaria), relajarás la necesidad de registro de eventos local y firma electrónica individual, delegando la inalterabilidad en la Administración. Si prefieres NO VERI*FACTU, mantienes el control, pero asumes la gestión local de la firma y los eventos. Ambas vías conducen a un sistema transparente y al día con la ley, siempre que revises cuidadosamente tus dudas y obtengas la Declaración Responsable de tu proveedor de software.

Recuerda que, a la hora de cerrar tratos con desarrolladores o adquirir nuevas licencias, tienes que examinar qué funcionalidades están disponibles, cómo implementan la firma electrónica (en caso de NO VERI*FACTU), y si el sistema está preparado para crear el código QR y la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. No olvides exigir y conservar la declaración responsable, pues podría ser tu salvaguarda en caso de inspección.

Finalmente, piensa en el largo plazo. La digitalización de la facturación no se detiene con VERI*FACTU: la Ley Crea y Crece –y la evolución de la e-factura en España– apunta a que toda la facturación B2B (y quién sabe si B2C) terminará siendo electrónica de manera obligatoria. Dar el paso ahora no sólo evita quebraderos de cabeza con la AEAT, sino que te adelanta a nuevas normas y te otorga mayor eficiencia.

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